Secretaire Medicale Consultations Specialites

Descriptif PRESENTATION DU SERVICE Le service regroupe plusieurs disciplines médico chirurgicales afin d'offrir aux patients une prise en charge complète et coordonnée. Il comprend les consultations de : Chirurgie plastique, reconstructrice et esthétique Chirurgie maxillo faciale et stomatologie ORL Dermatologie (Prochainement) Ophtalmologie Cette organisation permet une coordination renforcée entre les équipes, une optimisation du parcours patient, ainsi qu'une meilleure accessibilité aux différentes spécialités. Le service assure l'accueil, la gestion administrative, la planification des consultations et blocs opératoires, et le suivi des dossiers, dans le respect des procédures de qualité et de sécurité des soins. Le secrétariat comprend 3 postes situés en face de la salle d'attente. RELATIONS HIERARCHIQUES Coordinatrice des secrétariats médicaux : Madame MAISON, DRH Chef de service : Docteur CORNU RELATIONS FONCTIONNELLES Équipe médicale, Le cadre supérieur de pôle, Le cadre de santé, Équipes soignantes, Secrétaires médico-techniques, Le Département d'information médicale. Il assure la gestion médico-administrative des consultations, des programmations et des hospitalisations garantissant la continuité du parcours patient. Patients et leurs proches et correspondants externes (professionnels de santé, établissements de santé, ) MISSIONS GENERALES Assurer l'accueil, la gestion et la coordination des activités médico-administrative du secrétariat afin de garantir la qualité, la sécurité et la continuité de la prise en charge des patients tout au long de leur parcours de soins. MISSIONS PRINCIPALES A. Accueil, gestion administrative et dossier patient Accueil physique et téléphonique des patients, des familles et des proches, Gestion prise de rendez-vous de consultation, Gestion de la boite mail du service, Vérification rigoureuse de l'identité du patient dans le cadre de l'identitovigilance, Gestion des consentements, Information claire du patient sur son parcours, Frappe, mise en forme et correction des comptes rendus de consultations, comptes rendus opératoires, lettre de liaisons B. Programmation et planification Gestion des plannings DOCTOLIB, Coordination avec les chirurgiens et les différents intervenants du patient, Gestion des annulations et des reprogrammations, Anticipation des besoins organisationnels en lien avec l'activité du service, Programmation des interventions C. Gestion du dossier patient informatisé DX CARE Mise à jour du dossier patient informatisé sur DxCare, Vérification de la complétude des dossiers médicaux, Mise en forme des lettres de liaison, Numérisation et archivage, Diffusion sécurisée des comptes-rendus via LIFEN D. Coordination du parcours Coordination entre les différents professionnels intervenant dans la prise en charge, Organisation des consultations pluridisciplinaires, Suivi administratif es différentes étapes du parcours patient. E. Qualité et gestion des risques Application des procédures institutionnelles, Respect des règles de confidentialité, Signalement des événements indésirables, Participation à la démarche qualité, Contribution à l'amélioration et risques professionnelles MISSIONS SECONDAIRES Commande des papeteries Tenue du dossier médical papier quand il existe encore MISSIONS EXCEPTIONNELLES Participation à l'accueil et à l'accompagnement des nouveaux professionnels Remplacement ou renfort sur le secteur CONDITIONS D'EXERCICE Conformément à la chartre de travail du GHNE, Organisation du travail : du lundi au vendredi, Amplitude d'ouverture du secrétariat : 8h00 17h00 assurée par roulement entre les AMA afin de garantir la continuité du servie COMPETENCES ATTENDUES Savoirs Connaissance de l'organisation hospitalière, Terminologie médicale, Règlement relatif au secret professionnel, à l'identito-vigilance Savoir-faire Organiser et prioriser les activités, Gérer simultanément plusieurs taches, Rédiger et mettre en forme des documents, Assurer une communication adaptée avec les patients et les professionnels Savoir-être Empathie, Discrétion professionnelle, Rigueur et sens de l'organisation, Capacité à travailler en collaboration, Capacité à gérer les situations d'urgence, Capacité d'écoute, Sens des responsabilités, Ponctualité, assiduité, Réactivité, Qualités relationnelles, Adaptabilité, Gestion des priorités CARACTERISTIQUES DU PROFIL Diplôme de secrétaire médicale ou formation équivalente APTITUDES REQUISES Sens du service public, Autonomie, Esprit d'initiative, Capacité d'analyse, Respect des procédures institutionnelles LES LOGICIELS Doctolib : prise de rendez-vous, DxCare : gestion des documents médicaux, LIFEN : dématérialisation des envois, messagerie sécurisée, Microsoft Office VOUS BENEFICIEREZ : D'un accompagnement à votre arrivée De formation D'évolutions professionnelles (commissions, concours) Parking gratuit Crèche hospitalière sur site Une cafétéria, un self MOYENS DE TRANSPORT RER Bus Métro (ligne M18) : ouverture de la ligne en novembre 2026 Co-voiturage. 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