Secrétaire pédagogique F/H

Chaque secrétaire gère deux promotions d’étudiants et ou élèves.

Accueil des personnes : étudiants, intervenants et autre public

- Réception et accueil téléphonique

Secrétariat pédagogique :

- Gestion bureautique de l’ensemble des courriels,

- Gestion et suivi des dossiers administratifs et pédagogiques des étudiants dans SAP Campus

- Gestion de l’enregistrement administratif des Accidents d’Exposition au Sang (AES) des étudiants et élèves en formation

- Gestion des mises en stage, conventions et courriers

- Traitement et mise en forme de documents

- Classement et archivage de documents

- Participation à la surveillance des concours (épreuve écrite) et participation à l’organisation des oraux

- Gestion du paiement des intervenants et gestion de l’utilisation des divers logiciels

Secrétariat de direction :

- Contribution à l’élaboration et la gestion des courriers

- Contribution aux instances : Commissions d’Attribution de crédits (CAC), Instance Orientations générales (ICOGI), Section disciplinaire (SD), Section pédagogique (SP), Section de la vie étudiante (SVE) : convocations, listes d’émargement, préparation des dossiers, secrétariat d’instances, rédaction du compte-rendu

- Participation aux réunions d’équipe 

Démarche qualité :

- Contribution au développement de la démarche qualité et de la certification de la structure

SAVOIR FAIRE REQUIS - Rédiger et mettre en forme des documents. - Réaliser un plan de classement - Organiser les priorités du secrétariat. - Utiliser et respecter les procédures mises en place. - Avoir le sens de l'organisation et de l'anticipation. - Juste distance avec les étudiants - Connaissance de la bureautique CONNAISSANCES ASSOCIEES - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Power Point, Internet, Messagerie…) - Utilisation de logiciels institutionnels (SAP CAMPUS, HR Access, GESTIME- ECP) PRE-REQUIS - Bonne expression orale et écrite - Maitrise de l'orthographe - Expérience conseillée dans le domaine du secrétariat QUALITES REQUISES - Sens relationnel développé - Sens de l'organisation du travail et du travail en équipe - Capacités à gérer des priorités et à anticiper - Ponctualité, rigueur, discrétion et sociabilité - Sens des responsabilités - Prendre des initiatives adaptées