SECRETAIRE - ECOLE DE SPECIALITES - 80 ou 100% - H/F

Descriptif Descriptif du poste : L'adjoint administratif contribue à la formation des professionnels de santé par sa participation à l'organisation administrative de l'ensemble des écoles de spécialités. Pour cela, il assiste et collabore avec la Direction et l'équipe pédagogique, il est à l'écoute des étudiants et situe ses actions dans celles des écoles et instituts et du CHRU de Nancy. Il organise les conditions de l'organisation et la gestion des enseignements, des instances et de la sélection en cohérence avec le projet stratégique et pédagogique des écoles et instituts et avec l'ensemble des professionnels impliqués. Il inscrit toutes ses actions et s'appuie sur le projet pédagogique des écoles, le travail pluri professionnel en lien avec les attendus réglementaires des formations pour assurer le suivi de la formation durant toute la présence de l'étudiant. LE POSTE : Service : Ecole de Spécialités : Infirmier de Bloc Opératoire, Infirmier Anesthésiste, Puériculteur - Tour Marcel Brot Horaires : 8h-17h Date estimative de vacance : Dès que possible DESCRIPTIONS DES ACTITVITES : Conformément à la fiche métier FHF, en lien et sous la responsabilité du coordonnateur général des écoles et instituts : Accueil et prise en charge des personnes (agents, étudiants, usagers, etc.), réception et traitement des appels téléphoniques et des messages électroniques, Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage etc.), Gestion des documents de suivi (administratifs, financiers, réglementaires, organisationnels etc.) Suivi financier des dossiers de chaque étudiant (pièces utiles, devis, chèques, PTR, suivi etc.) et pour les écoles (intervenants, contrats, conventions, indemnisation etc.) Gestion du logiciel de scolarité, du portail SolSTISS, TransitionPro, Kaïros, Ramsès II, EDOF Gestion des diverses enquêtes et statistiques en lien avec la Région Grand-Est, la DREETS, l'ARS Collaboration avec : L'Université de Lorraine, la Région Grand-Est et l'ARS Les autres instituts de formation du CHRU et de la région Grand-Est Saisie, mise à jour, sauvegarde et archivage de données, d'informations, de tableaux, dans son domaine d'activité, Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures, tenue à jour des données / des fichiers relatifs au domaine d'activité, Participation à la démarche Qualité des écoles, Classement et évaluation de la pertinence / la véracité des données, des informations, des documents de diverses natures, Gestion des demandes de réparations en lien avec les agents logistiques et de commandes de fournitures mensuelles Rédaction et mise en forme de documents, notes, évaluations, rapports etc., Gestion administrative des étudiants en charge, Recueil / collecte de données ou informations spécifiques à son domaine d'activité, Préparation et envoi de documents en vue de facturation ou de suivi de scolarité, Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Contribution au recueil d'activité et aux statistiques, Gestion de l'information, Participation aux réunions institutionnelles et professionnelles de son domaine de compétence. Participation avec l'équipe pédagogique à l'organisation de réunions, conférences, événements, commissions spécialisées, + Toute activité supplémentaire utile à l'Institut et définie par la Direction. Profil recherché : Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel Organiser et traiter les informations, documents, communications téléphoniques et mails liés aux dossiers Savoir rédiger des documents, prendre des notes, mettre en page des documents avec pertinence et professionnalisme Utiliser une procédure, un code, un langage, un protocole, une réglementation spécifique à son domaine Travailler en équipe / en réseau Utiliser les outils bureautiques S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Se conformer aux procédures et protocoles en vigueur dans le service S'approprier les logiciels institutionnels Compétences complémentaires Accueil téléphonique Classement et archivistique Communication / relations interpersonnelles Droit hospitalier Bureautique Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Organisation de la formation des enseignements à l'école Secrétariat Aptitude Faire preuve de discrétion, de réserve, de maitrise de soi Être organisé, autonome, rigoureux, réactif et dynamique Savoir communiquer, être souriant, aimable, capable de s'adapter aux différents interlocuteurs différentes situations S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes Être capable de gérer les priorités Posséder le sens des responsabilités Faire preuve d'esprit d'équipe et de disponibilité Faire preuve d'initiative, d'anticipation et de créativité Grade ciblé : Adjoint Administratif Date de limite de dépôt de candidatures : 18 septembre 2026 Pour le personnel du CHRU de Nancy, nous vous remercions d'indiquer votre numéro de matricule sur votre candidature ou de joindre complété, le modèle de lettre de motivation disponible sur l'Intranet accompagné d'un CV à jour.