Secretaire De Direction H/F

Descriptif Descriptif du poste : Poste à pourvoir : Lieu d'affectation : 143 Avenue Armand Guillebaud - 92160 ANTONY Temps de travail : Temps plein (9H-17H) Type de contrat : Titulaire, CDI ACTIVITÉS Accueil des personnes (personnalités, usagers, familles) Organisation de réunions, visites, conférences, évènements, (réunions des instances) Participation à diverses réunions pour secrétariat de séance (Conseil de Surveillance, CSE) Prise de notes, frappe et mise en forme des documents (rapport activité-Projet établissement) Prise de rendez-vous / gestion des agendas / planning de réservation des salles Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage de documents ACTIVITES SECONDAIRES Tenue des tableaux de garde Profil recherché : Prérequis Connaissance du système hospitalier Savoirs BTS Secrétariat et ou gestion administrative Utilisation des outils bureautiques Word, Excel, Outlook power point Savoir-faire Savoir organiser et classer des données et dossiers, savoir prioriser Filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, Organiser et prioriser les activités de secrétariat Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Synthétiser et prioriser les informations pour les transmettre à son responsable Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence Savoir-être Rigueur et confidentialité. Capacité d'adaptation. Sens de la diplomatie Particularités/ Contraintes du poste Coordination avec la secrétaire DRH/DS et la chargée des relations avec les usagers pour les remplacements.