Secrétaire de direction

Descriptif PRESENTATION DE L'ETABLISSEMENT Le CH-AVS est un centre hospitalier de proximité de 537 lits et places qui se répartissent sur trois sites distants au maximum de 25 kms : Pont de Veyle, Thoissey et Montmerle. Il dispose de : - Sur le Site de Pont de Veyle : 12 lits de médecine 18 lits de SSR 30 lits d'USLD 111 lits d'EHPAD dont 3 temporaires Un accueil de jour de 2 places Un SSIAD (57 places) et une ESAD (8 places) - Sur le site de Thoissey : 8 lits de médecine 29 lits de SSR 165 places d'EHPAD dont 3 temporaires Un accueil de jour d'une capacité de 6 places - Sur le site de Montmerle : 69 places d'EHPAD (dont 3 temporaires) DEFINITION DU POSTE ________________________________________ L'agent chargé du secrétariat de la Direction doit organiser la réception, le traitement et la circulation de l'information entre les différents membres de la direction et la présidente de la communauté médicale d'établissement. Elle diffuse les notes d'information et de services à l'ensemble du personnel Il/Elle doit assurer une gestion consciencieuse et efficace des dossiers qui lui sont confiés par sa hiérarchie Elle communique (envoie et réceptionne) tout document utile avec les partenaires institutionnels (mairie, GHT, centres hospitaliers, ARS, conseil départemental,) MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage), Organisation des réunions, visites, évènements, commissions tant sur le plan administratif que logistique, Mise à jour des listes de diffusion pour les instances (internes et externes) Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, délibérations/ décisions, procès verbaux Prise de note et rédaction de comptes rendus lors des différentes instances et réunions institutionnelles qui relèvent du suivi de la secrétaire de direction Préparation et suivi des dossiers, appels à projets, et tout autre document (architecte, conducteur de travaux,) Classement et archivage de documents : courriers, notes, comptes rendus, décisions, note de service, tableau des gardes, gestion des congés, Référente des archives administratives en lien avec les services des RH, le service technique, les services des finances, des achats, Collaboration étroite avec la chargée de communication HORAIRES Le temps de travail de ce poste est de 100 %. Les horaires sont à définir avec la Direction. LIENS HIERARCHIQUES ET LIENS FONCTIONNELS RATTACHEMENT HIERARCHIQUE : - Le Chef d'établissement LIAISONS FONCTIONNELLES : - les Directeurs Adjoints, Le Directeur des soins, la Présidente de la CME L'équipe médicale, les secrétariats, les secrétariats médicaux, les cadres administratifs, les cadres de santé/ IDEC et cadre supérieur de santé, les médecins, les responsables techniques SAVOIRS FAIRE/SAVOIR ETRE ATTENDUS Maitrise bureautique (Word, Excel) Gestion documentaire qui relève de son domaine d'activité, Assurer un suivi et une traçabilité des dossiers ou informations à sa charge, Rédiger et mettre en forme les documents relatifs à son domaine de compétences de façon autonome Aisance relationnelle Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Discrétion Travailler en équipe Prendre des initiatives en accord avec l'équipe de direction Identifier un problème et savoir en rendre compte Aptitudes relationnelles, Curiosité intellectuelle Disponibilité Adaptabilité Diplomatie Respect de la confidentialité Capacité rédactionnelle CONNAISSANCES ASSOCIES Bureautique Techniques du secrétariat Techniques d'accueil physique et téléphonique Classement et archivage Communication/relations interprofessionnelles PROFIL ET DIPLOME (S) REQUI (S) Niveau Bac + 2 exigé BTS Assistant Manager/ secrétaire de direction souhaité Expérience en tant que secrétaire de direction (minimum 1 an) souhaitée