Gestionnaire Des Affaires Medicales

Descriptif L'EPSY VAR recrute pour son service Affaires Médicales, Un(e) Gestionnaire. 1 - Gestion administrative et paie du personnel médical RECRUTEMENT ET INTEGRATION : · Constitution du dossier administratif et vérification des documents obligatoires du médecin en fonction de son statut · Rédaction des contrats et conventions · Recrutement et accompagnement des médecins étrangers (titres de séjour, autorisations de travail, diplômes, inscription à l'ordre des médecins, certificats de scolarité) · Préparation des arrivées des internes et des étudiants GESTION ADMINISTRATIVE DE LA CARRIERE : · Établissement des courriers, attestations, décisions de nomination · Changements de grades et d'échelon · Gestion des positions statutaires : congés, maladie, accident de travail, maternité, disponibilité, détachement, mise à disposition, paternité, temps partiel, congés parentaux · Accueil et explication aux médecins des données et caractéristiques de leur situation administrative · Recueil et vérification des éléments constitutifs du dossier individuel des médecins · Gestion des changements d'affectation et des incidences sur la rémunération · Classement et archivage des documents dans les dossiers GESTION DE LA PAIE : · Contrôle et saisie des tableaux de service et variables de paie (déplacements, garde et astreintes) · Vérification de la paie en collaboration avec la deuxième gestionnaire des affaires médicales · Établissement des titres de recettes, attestations de salaires 2 - Suivi du temps de travail médical · Suivi quotidien des congés, récupérations et absences : congés annuels, RTT, récupérations d'astreintes, congés maladies, compte épargne temps, temps additionnel, etc. · Suivi des mouvements (quotité de temps de travail, changements affectations) · Gestion des tableaux de service : réception, vérification, traitement, enregistrement et lien avec la paie · Gestion des tableaux de gardes et astreintes : réception des différents plannings, vérification de leur cohérence, élaboration du tableau mensuel prévisionnel, traitement des modifications en cours de mois et élaboration du tableau réel en lien avec la paie · Suivi des changements de gardes et astreintes des tableaux hebdomadaires. 3 - Formation médicale continue · Constitution des dossiers de remboursement des frais de formation continue du personnel médical · Réception des demandes de formation, vérification de leur conformité, enregistrement, traitement et suivi budgétaire · Suivi des missions de formation et du DPC 4 - Administration générale et suivi documentaire · Rédaction de courriers administratifs · Archivage du dossier médecins · Gestion des conventions relatives au personnel médical (activité d'intérêt général, mise à disposition) · Élaboration des titres de recettes pour les demandes de remboursements AIG et mise à disposition des praticiens auprès d'autres établissements · Gestion des tableaux de bord RH médicaux et suivi des CET · Suivi des absences maladies, formalités avec les organismes de sécurité sociale · Suivi des demandes de remboursement de frais de déplacements HORAIRES DE TRAVAIL : Base de 38h hebdomadaires, amplitude horaire de 07h36 par jour, du lundi au vendredi CONDITIONS PARTICULIERES : Travail sur des délais stricts (paie, contrats, permanence de soins). Respect du secret professionnel COMPETENCES SAVOIR FAIRE ET SAVOIRS ETRE : · Bac à bac + 2 dans le domaine administratif · Connaissance de l'administration publique et du fonctionnement d'un hôpital · Expérience en gestion des affaires médicales ou ressources humaines souhaitée · Connaissance des statuts des personnels médicaux et connaissance des principes de la paie Bureautique et informatique · Utiliser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et Internet pour la gestion administrative · Maîtriser les logiciels de gestion des affaires médicales (dossiers médecins, paie, plannings, absences) · Saisir, mettre à jour et extraire des données pour le suivi des dossiers individuels et des tableaux de bord RH Secrétariat · Rechercher et accéder efficacement à l'information administrative et réglementaire · Rédiger différents types de documents : contrats, conventions, courriers administratifs, décisions de nomination, attestations · Mettre à jour et organiser les dossiers individuels du personnel médical, assurer leur archivage et leur suivi quotidien Communication et information · Informer et conseiller les médecins, internes et l'encadrement sur les éléments liés à leur dossier individuel ou à leur situation administrative, en respectant la confidentialité · Traiter ou orienter les demandes de renseignements administratifs · Remonter à la hiérarchie les difficultés rencontrées et proposer des solutions pour améliorer le suivi des dossiers Gestion et organisation · Gérer les priorités et hiérarchiser les activités pour respecter les délais (paie, contrats, permanences de soins) · Analyser de manière critique les informations et les données transmises · Collaborer avec le service de la paie et les autres services (DRH, secrétariats médicaux, finances) pour garantir la cohérence et l'exactitude des dossiers · Tenir un échéancier pour les différentes actions administratives et suivre les procédures internes · Classer et organiser les documents pour assurer la continuité de l'information selon les méthodes internes · Suivre quotidiennement les dossiers en instance et adapter les procédures selon les exigences hiérarchiques · Qualités relationnelles : Travail en équipe, écoute active, respect · Comportements professionnels : Fiabilité, rigueur, autonomie, discrétion et respect de la confidentialité · Capacité à anticiper, à analyser, à alerter et à être force de proposition PRISE DE POSTE : DÈS QUE POSSIBLE