Assistante Médico-Administrative - 80% - AMP - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Missions du service Le service de génétique génomique et procréation réunit l'ensemble des activités de consultations de génétique prénatales et post-natales des maladies constitutionnelles et de génétique onco-hématologique ainsi que le Centre d'Aide Médical à la Procréation (AMP) et la biologie de la reproduction. Le service anime les Centres de Référence Maladies Rares (CRMR) qu'il intègre (anomalies de développement, arthrogrypose et maladies neuromusculaires de l'enfant). Il développe le diagnostic de maladies génétiques et génomiques constitutionnelles et somatiques du ftus à l'adulte (caryotypes et analyse chromosomique sur puce à ADN). Il participe à des réseaux nationaux et internationaux pour le diagnostic et la recherche dans le cadre des maladies rares. Le service d'AMP clinique, en collaboration avec le laboratoire de procréation met en uvre les techniques d'assistance médicale à la procréation. Il assure également la gestion du don de gamètes et d'embryons pour l'arc alpin. La secrétaire médicale en PMA assure l'accueil, le suivi administratif et la coordination du parcours des patient(e)s engagés dans un protocole de procréation médicalement assistée, en garantissant rigueur, confidentialité et accompagnement humain tout au long de la prise en charge. Les activités spécifiques au poste · Accueillir les couples et patient(e)s : demandeurs d'AMP, en vue de préservation de fertilité, pour examens spermatiques, ou donneurs de gamètes et d'embryons. · Gérer la prise de rendez-vous pour les examens (spermatiques, gynécologiques, biologiques), consultations psychologiques et procédures d'autoconservation de sperme ou d'ovocytes. · Assurer la gestion et le suivi des différentes boîtes mail du service. · Paramétrer et gérer, après formation, les agendas des médecins. · Inscrire les patientes dans les protocoles en cours : FIV, TEC, IIU, SO. · Assurer le suivi et les relances concernant la cryoconservation de gamètes, de tissu gonadique et d'embryons. · Vérifier l'identité des personnes à chaque étape et garantir la traçabilité des informations. · Mettre à jour le dossier médical et administratif des patient(e)s. · Informer les patient(e)s sur les démarches administratives et les examens diagnostiques (ex. spermogramme). · Gérer de manière rigoureuse les documents administratifs (consentements) et médicaux (sérologies) nécessaires à l'activité thérapeutique. · Rédiger, frapper et envoyer le courrier, ainsi que les protocoles de soins. · Numériser les examens médicaux et assurer leur archivage électronique. · Réceptionner, ouvrir et distribuer le courrier du service. · Cotation des actes de consultation dans le logiciel EASILY. · Participer aux réunions d'équipe et aux échanges interservices. · Préparer les passeports ambulatoires pour les patient(e)s. Profil recherché : · Relations hiérarchiques : o Sous l'autorité hiérarchique de la cadre Médico Administrative (N+1) o Du cadre supérieur de gestion (N+2) o du Directeur délégué (N+3) · Relations fonctionnelles : o le responsable médical du secteur, les responsables médicaux d'unité, le Cadre supérieur sage-femme et les Cadres de santé o L'équipe médicale et paramédicale du service o Les correspondants médicaux de la Gynécologie, Urologie, Endocrinologie hospitaliers ou de ville o Les correspondants médicaux de la Virologie, Bactériologie, Hématologie, Pédiatrie, Oncologie du CHUGA et des hôpitaux de l'arc alpin o Le service de transport des malades et de brancardage du CHUGA et les ambulanciers extérieurs au CHUGA · Savoir-faire : o Assurer l'accueil téléphonique des patient(e)s et couples, en répondant avec calme, écoute et empathie aux situations de stress, de désarroi ou d'inquiétude liées à leur parcours de PMA ou de préservation de fertilité. o Accueillir physiquement les patient(e)s et couples au laboratoire, en faisant preuve de disponibilité, d'écoute et de bienveillance. o Appliquer une rigueur extrême dans l'identification, l'étiquetage et la traçabilité des patient(e)s. o Évaluer le degré d'urgence lors de la prise de rendez-vous et adapter l'organisation en conséquence. o Connaître le déroulement complet des procédures d'AMP et de préservation de fertilité. o Se tenir informé(e) de l'évolution des réglementations relatives à l'AMP et à l'autoconservation. o Maîtriser l'utilisation du logiciel Medifirst spécifique aux activités du service. o Saisir, mettre en forme et rédiger documents, rapports, courriers et comptes rendus médicaux. o Trier, diffuser et gérer le courrier ainsi que les dossiers et documents médicaux. o Classer et archiver les dossiers, documents médicaux et résultats d'examens avec rigueur. o Se former régulièrement et suivre l'évolution des techniques de secrétariat et des bonnes pratiques administratives. o Travailler en respectant les bonnes pratiques de laboratoire et les protocoles internes. o Prioriser les tâches de manière efficace en fonction de l'activité et des urgences du service. · Compétences spécifiques : o Maîtrise de Cristal-Link, EASILY, de bureautique (Outlook, word, excel) et des logiciels spécialisés (Medifirst). o Formation préalable à la qualité et normes ISO-15189. · Qualités requises : o Respect de la confidentialité, discrétion, obligation de réserve o Ecoute et disponibilité, sens de l'accueil o Qualités rédactionnelles o Autonomie et esprit d'initiative o Esprit d'équipe o Qualités relationnelles o Sens de la communication o Rigueur dans l'organisation du travail o Adaptabilité et souplesse o Réactualisation des compétences