Assistant Médico-Administratif

Descriptif Le Centre Hospitalier Brignoles-Le Luc recrute une AMA pour le site du Luc en Provence. L'Assistante Médico-Administrative assure l'accueil, l'information et l'orientation des patients, résidents, familles et différents interlocuteurs. Elle assure la gestion administrative et le suivi des dossiers médicaux ainsi que la coordination des informations nécessaires à la continuité de la prise en charge. Elle contribue à l'organisation des rendez-vous, consultations, hospitalisations, admissions et transports sanitaires et constitue une interface entre les patients/résidents, les familles, les équipes médicales et paramédicales et les différents partenaires internes et externes. L'Assistante Médico-Administrative exerce ses missions au sein des structures FO, FAM, FAM PHV et EHPAD Les Oliviers. Dans le cadre de ses fonctions, elle travaille en collaboration étroite avec : les médecins et cadres de santé ; les infirmiers et autres professionnels des équipes soignantes ; les assistants sociaux et éducateurs spécialisés ; le Bureau des entrées, le BGAU et la Pharmacie à Usage Intérieur (PUI) ; les services hospitaliers et organismes extérieurs, notamment la CPAM ; les prestataires de transports sanitaires ; les patients, résidents et leurs familles. MISSIONS PRINCIPALES Gestion administrative et suivi du dossier patient Assurer la constitution, le suivi, la mise à jour et le classement des dossiers médicaux. Effectuer régulièrement le tri des dossiers, notamment ceux des patients présents depuis plusieurs années. Rechercher les antériorités afin de garantir l'unicité et la continuité du dossier. Assurer, sur demande, la reproduction des dossiers médicaux. Récupérer et intégrer les comptes rendus d'hospitalisation, résultats d'examens et autres documents médicaux. Assurer la mise en ordre et l'archivage des dossiers médicaux à la sortie du patient. Traitement des courriers et documents médico-administratifs Assurer la réception, la diffusion, la numérisation et le classement des courriers et documents. Rédiger, saisir et mettre en forme les lettres de liaison, courriers de consultation, ordonnances et documents divers. Assurer la prise de notes et la frappe des documents nécessaires au fonctionnement des services. Accueil physique et téléphonique Accueillir, informer et orienter les patients, résidents, familles, usagers et intervenants extérieurs. Identifier les besoins et attentes des patients et des familles et apporter une réponse adaptée dans le périmètre de ses compétences. Renseigner les équipes et faciliter la circulation des informations. Répondre aux sollicitations des professionnels, notamment des nouveaux agents, et aux demandes des résidents concernant leurs rendez-vous. Coordination médico-administrative Participer à l'organisation des visites médicales et préparer les dossiers nécessaires. Accompagner les résidents lors des visites médicales lorsque cela est nécessaire et assister le médecin dans l'organisation administrative de la consultation. Planifier les rendez-vous médicaux et les hospitalisations. Transmettre et saisir les informations utiles auprès des professionnels concernés et dans le dossier informatisé afin de contribuer à la continuité des soins. Récupérer les dossiers médicaux, comptes rendus d'hospitalisation et résultats d'examens. Assurer la diffusion des notes de service dans les différents pavillons. Gestion des mouvements Contacter les services afin de vérifier les mouvements de patients ou résidents intervenus la veille. Établir et transmettre quotidiennement les effectifs au Bureau des entrées. Organisation des transports sanitaires Organiser et réserver les transports sanitaires auprès des prestataires. Informer les équipes des modalités de transport. Préparer et éditer les prescriptions médicales de transport. Préparation et gestion des admissions Imprimer et préparer les demandes d'admission et présenter les dossiers au médecin pour orientation. Assurer le lien avec le BGAU, les médecins, les cadres, les assistants sociaux et les éducateurs spécialisés. Participer aux commissions d'admission et réunions pluridisciplinaires. Contacter les services hospitaliers ou les familles afin d'organiser les visites de préadmission, journées d'adaptation et, pour le FAM PHV, les séjours en accueil temporaire. Préparer avec le médecin les courriers de réponse faisant suite aux visites. En cas d'admission validée : établir la convention avec l'établissement de provenance, obtenir l'ordonnance du patient ou résident dans les délais nécessaires et la transmettre à la PUI. Missions spécifiques EHPAD - relations avec la CPAM Effectuer la déclaration du médecin traitant lors de l'entrée d'un résident et transmettre le GIR au BGAU. Participer aux démarches de mise à jour de la carte Vitale et au renouvellement des prises en charge à 100 %. Assurer les démarches auprès de la CPAM concernant notamment le retour des cartes Vitale à la suite d'un décès. Gestion des GIR Solliciter ponctuellement les équipes infirmières pour la réévaluation des GIR et assurer leur transmission au Bureau des entrées. Gestion du matériel et des fournitures Recenser les besoins et réaliser les commandes de fournitures de bureau nécessaires au secrétariat et aux services concernés. Effectuer notamment les commandes en ligne pour le secrétariat, la régie, le service de rééducation et les assistants sociaux. Accueil et accompagnement des stagiaires et nouveaux professionnels Assurer le tutorat des stagiaires en secrétariat médical. Participer à l'accueil et à l'intégration des nouveaux médecins et agents. Être une personne ressource concernant l'organisation administrative et les procédures relevant du secrétariat. MISSIONS TRANSVERSALES Assurer le secrétariat du CLAN : organisation des quatre réunions annuelles, convocations, rédaction des comptes rendus en collaboration avec les diététiciennes et diffusion. Assurer ponctuellement le remplacement du régisseur chargé de la banque des résidents pendant ses périodes de congés. COMPÉTENCES ET SAVOIR-FAIRE REQUIS Maîtriser les techniques de secrétariat et de secrétariat médical. Savoir constituer, organiser, actualiser, classer et archiver un dossier médical. Maîtriser la rédaction et la mise en forme de documents professionnels. Savoir organiser et planifier des rendez-vous, consultations, admissions, hospitalisations et transports. Savoir rechercher, traiter, transmettre et tracer une information. Maîtriser l'accueil physique et téléphonique. Savoir identifier les priorités et organiser son activité en fonction des sollicitations. Savoir travailler en collaboration avec une équipe pluridisciplinaire. Respecter les règles de confidentialité et de discrétion professionnelle. Maîtriser les outils informatiques et logiciels nécessaires à l'activité. QUALITÉS PROFESSIONNELLES ATTENDUES Sens de l'accueil et de l'écoute. Qualités relationnelles. Capacité d'adaptation. Organisation et rigueur. Autonomie et réactivité. Capacité à gérer les priorités. Disponibilité et discrétion professionnelle. Aptitude au travail en équipe. Capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés. Capacité à assurer simultanément plusieurs activités administratives. OUTILS ET APPLICATIONS UTILISÉS Logiciels et applications : ORBIS, PHARMA, XERO, PASTEL, CORA, Intranet, Outlook, CertDC, Doctolib, Word, Excel, PowerPoint et ViaTrajectoire. Matériel bureautique : ordinateur, téléphone, scanner multifonction, pédalier et casque audio. PARTICULARITÉS DU POSTE Le poste implique une forte polyvalence et de nombreuses interactions avec les patients, résidents, familles, professionnels de santé et partenaires extérieurs. L'Assistante Médico-Administrative occupe une fonction centrale dans la circulation et la traçabilité de l'information médico-administrative et contribue, dans son champ de compétences, à la continuité de la prise en charge des patients et résidents. Elle doit être e capacité de gérer simultanément les activités programmées, les demandes quotidiennes des équipes et des résidents ainsi que les situations nécessitant un traitement prioritaire.