Responsable Administratif Des Instituts De Formation Du Ght Yvelines Nord (H/F)

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Rejoignez un établissement dynamique au cur d'un projet ambitieux ! Membre du groupement hospitalier de territoire des Yvelines nord, le CHIPS est un établissement public de référence dans le soin, l'enseignement et la recherche. Il est structuré en pôles d'activités spécialisés dans la prise en charge de la personne à tous les âges de la vie. Son activité est déployée sur les sites hospitaliers de Poissy, de Saint Germain en Laye et sur des sites périphériques. Les activités cliniques et médicotechniques se répartissent en huit pôles d'activité et trois pôles/fédération inter établissements regroupant près de 50 services de soins et une crèche : Pôle femme-mère-enfant, Pôle psychiatrie, Pôle laboratoire-médicotechnique, Pôle chirurgie-anesthésie-blocs opératoires, réanimation et endoscopie, Pôle médecine interne et cardiovasculaire, Pôle gériatrie, Pôle neurologie-rééducation, Pôle oncologie médicale et infectiologie, Fédération de médecine d'urgence, Pôle inter-établissements d'imagerie, Pôle inter-établissements santé publique activités transversales Nos projets en cours : La rénovation du bloc opératoire Un nouveau bâtiment pour les secteurs d'hospitalisation de psychiatrie à Chambourcy La mise en place du logiciel d'ordonnancement des lits, d'HUBLO et un nouveau logiciel de gestion du temps de travail LE POSTE : Le CHIPS recrute son/sa futur(e) Responsable administratif des instituts de formation du GHT Yvelines Nord. Au sein des instituts de formation du GHT YN, le cadre administratif assure la gestion administrative, comptable, financière des IF du GHT et le management des équipes administratives. Missions générales et responsabilités : Activités administratives : Conception mise en uvre, évaluation et réajustement d'outils et / ou de méthodes visant à garantir la sécurisation des processus de gestion des instituts (tableau de bord avec suivi d'indicateurs cibles, analyses statistiques, rapports d'activité, bilan d'activité) ; Définition et mise en place de mesures correctives visant à améliorer la qualité de la gestion administrative ; Elaboration et suivi des dossiers administratifs qui concernent les écoles et instituts (renouvellement des agréments, des autorisations, MAPA, enquêtes) ; Contrôle du respect des délais, des dates limites (agréments, autorisations, procédures d'achats, etc.) ; Organisation des activités administratives et notamment des secrétariats ; Rédaction de notes de service, notes de synthèse, procès-verbaux, compte rendus ; Veille administrative et réglementaire ; Communication aux directions, services et secrétariat des documents et informations les concernant ; Vérification de la conformité des conventions (de stage, de formation, de formation continue, de prestation de formation) ; Gestion du suivi des documents entre les IF et les directions des établissements du GHT, ainsi qu'entre les instituts et ses interlocuteurs régionaux et universitaires; Gestion du matériel commun (réservation, commandes, suivi des stocks) ; Elaboration et suivi d'indicateurs qualité pour l'administration des IF ; Activités comptables : Respect de l'engagement des dépenses : Vérification de la conformité des conventions de prestation de formation, des devis et prestations établis par les écoles et instituts et contrôle du circuit des signatures ; Suivi des dépenses (paiement des intervenants, achats). Gestion et suivi des recettes : Emission des titres de recettes dans le respect des procédures établies (formation initiale, formation continue, activités annexes) ; Elaborer un suivi et un bilan des recettes annuelles des activités annexes des IF ; Gestion de la régie des recettes ou du bon fonctionnement de la régie en collaboration avec l'assistante régie ; Elaboration et suivi du cadre budgétaire et comptable de l'institut, en lien avec la DAF et les services comptable : Élaboration et suivi du budget C des instituts du CHIPS et du CHIMM ; Élaboration et analyse de bilans (comptabilité analytique); Élaboration, mise en place et exploitation de tableaux de bord financiers relatifs au fonctionnement ; Saisie de Soltis Réalisation des dossiers financiers concernant les écoles et instituts notamment budget et procédure contradictoire Marchés, appels d'offre et procédures adaptées : Elaboration et suivi des marchés et/ou appel d'offre en lien avec les directeurs d'instituts et les responsables pédagogiques ; Contrôle du respect des délais, des dates limites (procédures d'achats, procédure budgétaire etc...) ; Contrôle de la cohérence des données et des informations reçues et transmises ; Activités managériales : Encadrement des équipes administratives et d'intendance des instituts de formation du GHT YN (organisation du travail, gestion du temps de travail, évaluation des compétences et entretiens de formation, contrôle et suivi des actions,) ; Démarche qualité et gestion des risques : Membre de la cellule qualité ; Contribution à la préparation de la revue de direction annuelle ; Animation et pilotage d'un ou plusieurs sous-processus et des procédures liées au(x) sous-processus ; Réalisation d'audits, communication des résultats et proposition d'axes d'amélioration à la Cellule Qualité ; Horaires de travail Poste temps plein, du lundi au vendredi Congés dans des périodes compatibles avec les délais imposés par les procédures, budgétaires, comptables et administratives PROFIL RECHERCHÉ : Niveau d'études : Master, diplôme en comptabilité et/ou en analyse financière ou profil attaché d'administration hospitalière Niveau de compétences : Elaborer et suivre un budget selon le cadre imposé Respecter et appliquer les règles comptables dans le cadre de la gestion d'une régie de recettes ; Analyser des données, des tableaux de bord, justifier des résultats et conseiller les directeurs ; Construire, utiliser et éventuellement modifier des outils de pilotage (critères, indicateurs / tableau de bord) ; Concevoir, formaliser et adapter des procédures, protocoles, modes opératoires et consignes relatifs à la gestion administrative ; Analyser, traduire et formuler un besoin émanant des directeurs en études de faisabilité, en solutions, en programmes ; Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations dans le cadre de la gestion administrative et financière ; Rédiger et mettre en forme des notes, documents et rapports ; Utiliser les outils bureautiques, comptables et budgétaires en vigueur ; Maitriser les logiciels utilisés ; Piloter, communiquer, arbitrer et décider dans le cadre de ses activités managériales ; Planifier, organiser, répartir la charge et les ressources de travail du personnel qu'il encadre; Évaluer, développer et valoriser les compétences des personnes qu'il encadre ; Fixer des objectifs, mesurer les résultats et évaluer les performances collectives et/ individuelles des personnes qu'il encadre ; Capacités requises Rigueur et méthode dans le respect et le suivi des procédures ; Sens des responsabilités ; Sens des priorités ; Capacités à communiquer avec différents publics ; Qualités relationnelles ; Aisance pour la compréhension et l'expression écrites et orales ; Capacités d'adaptation à des situations évolutives ; Si vous êtes intéressé(e) par cette opportunité professionnelle n'hésitez pas à postuler à cette offre. A très vite !