Gestionnaire RH (EHPAD)

Descriptif FICHE DE POSTE GESTIONNAIRE DES RESSOURCES HUMAINES (EHPAD) Remplacement arrêt maladie : durée 1 mois minimum (renouvelable selon) Description de l'établissement L'EPISM Arc-en-Ciel du Perche Saosnois est un établissement fusionné (1e janvier 2022) et composé de trois sites géographiques : Le site de Marolles-les-Braults : composé de 119 lits d'hébergement permanent, de 12 places de PASA et de 10 studios de résidence autonomie ; Le site de Nogent-le-Bernard : composé de 77 lits dont 3 lits d'hébergement temporaire et de 14 lits d'UPAD Le site de Neufchâtel-en-Saosnois : composé de 32 lits d'hébergement permanent ; de 6 lits d'hébergement temporaire et de 6 places d'accueil de jour. L'établissement dispose de ressources et d'expertises grâce à la mutualisation de professionnels tels qu'un médecin coordonnateur, un psychologue, un ergothérapeute, un qualiticien. Descriptif du poste Intitulé du poste : Gestionnaire Ressources Humaines (45F70) Service : Ressources Humaines Filière : Administrative Catégorie : C Rattachement hiérarchique : Direction / Responsable des Ressources Humaines FINALITÉ DU POSTE Le gestionnaire Ressources Humaines assure la gestion administrative des agents de l'établissement et contribue au bon fonctionnement du service des ressources humaines. Il assure notamment le suivi de la carrière, de la paie, des absences et de la formation des agents. Il garantit la fiabilité et la confidentialité des informations traitées et veille au respect des procédures internes ainsi que des dispositions statutaires et réglementaires applicables à la Fonction Publique Hospitalière. 3. MISSIONS ET ACTIVITÉS PRINCIPALES A. GESTION ADMINISTRATIVE DES AGENTS Recueillir les informations nécessaires à l'arrivée d'un nouvel agent ; Constituer et assurer le suivi du dossier administratif individuel ; Réaliser les formalités administratives liées aux recrutements ; Préparer les contrats, avenants et documents administratifs ; Assurer le suivi des échéances contractuelles ; Préparer les documents liés aux fins de contrat et aux sorties des agents ; Assurer la mise à jour régulière des dossiers administratifs ; Répondre aux demandes administratives des agents ; Assurer le classement et l'archivage des documents RH. B. GESTION DES CARRIÈRES Assurer le suivi de la carrière des agents titulaires et contractuels ; Préparer et assurer le suivi des décisions et actes administratifs relatifs à la carrière ; Suivre les changements de situation administrative ; Préparer les dossiers d'avancement et de promotion ; Assurer le suivi des recrutements et des titularisations ; Assurer le suivi des dossiers de retraite et des démarches associées ; Participer à la préparation des éléments nécessaires aux instances ; Assurer une veille sur les évolutions statutaires et réglementaires ; Informer les agents sur leur situation administrative. C. GESTION DE LA PAIE Créer et mettre à jour les dossiers des agents dans le logiciel de paie ; Recueillir, contrôler et saisir les éléments variables de rémunération ; Récupérer et contrôler les données issues de Planniciel nécessaires à la paie ; Assurer le suivi des dimanches, jours fériés, nuits, heures supplémentaires et autres éléments variables ; Saisir les différents mouvements ayant une incidence sur la rémunération ; Contrôler les éléments de paie et signaler les anomalies ; Assurer les régularisations nécessaires ; Assurer le suivi des indemnités journalières ; Participer aux opérations de clôture et de contrôle de la paie ; Participer au mandatement de la paie selon l'organisation du service. D. GESTION DES ABSENCES ET DES SITUATIONS ADMINISTRATIVES Enregistrer et assurer le suivi des arrêts de travail ; Assurer le suivi administratif des congés et absences ; Préparer les documents nécessaires à la gestion des accidents de travail et maladies professionnelles ; Assurer le suivi des indemnités journalières ; Participer à la gestion des situations administratives particulières ; Assurer le suivi des dossiers en lien avec l'assurance statutaire ; Mettre à jour les tableaux de suivi des absences et situations individuelles. E. GESTION DE LA FORMATION Recueillir et enregistrer les demandes de formation des agents ; Participer à l'élaboration et au suivi du plan de formation ; Assurer les inscriptions aux actions de formation ; Assurer le suivi administratif des formations réalisées ; Assurer le suivi des conventions et relations avec les organismes de formation ; Suivre les dépenses liées à la formation ; Mettre à jour les dossiers individuels de formation ; Participer à la réalisation du bilan annuel de formation. F. GESTION DES PLANNINGS ET DES DONNÉES RH Exploiter les données issues du logiciel Planniciel ; Contrôler les éléments nécessaires à la paie ; Participer au suivi des compteurs horaires ; Contrôler les heures supplémentaires et autres éléments variables ; Participer au suivi des emplois et des effectifs ; Mettre à jour les tableaux de bord RH ; Produire les données et indicateurs nécessaires au suivi des ressources humaines ; Signaler les anomalies ou incohérences constatées. G. TABLEAUX DE BORD ET SUIVI RH Mettre à jour les tableaux de bord du service RH ; Participer au suivi des effectifs et des mouvements de personnel ; Participer au suivi de l'absentéisme ; Produire les données nécessaires à la direction ; Préparer les éléments RH nécessaires à l'élaboration budgétaire ; Participer à la production des différents états et déclarations relevant du service. COMPÉTENCES TECHNIQUES Connaissances Connaissance du statut de la Fonction Publique Hospitalière ; Connaissance du droit de la Fonction Publique ; Connaissance des règles relatives à la carrière des agents publics ; Connaissances en gestion de paie appréciées ; Connaissance des règles relatives aux absences et aux différentes situations administratives ; Connaissance de la réglementation relative à la formation professionnelle. Outils informatiques Maîtrise des outils bureautiques, notamment Word et Excel ; Capacité à utiliser un logiciel de gestion des ressources humaines ; o Connaissance du logiciel AGIRH appréciée ; o Connaissance du logiciel Planniciel appréciée ; Capacité à exploiter des données et à réaliser des tableaux de suivi. La connaissance préalable d'AGIRH et de Planniciel constitue un atout, mais la capacité à prendre en main rapidement les outils métiers est attendue. SAVOIR-FAIRE Appliquer les règles statutaires et les procédures RH ; Contrôler et fiabiliser les données administratives et de paie ; Identifier une anomalie et en rechercher l'origine ; Respecter les échéances, notamment celles liées à la paie ; Rechercher une information dans les textes réglementaires ; Assurer le suivi de dossiers administratifs complexes ; Organiser et prioriser son activité ; Utiliser et alimenter des tableaux de bord ; Transmettre une information fiable et adaptée à son interlocuteur ; Alerter la hiérarchie en cas de difficulté ou de situation particulière. QUALITÉS PROFESSIONNELLES Rigueur et méthode ; Sens de l'organisation ; Discrétion professionnelle ; Respect de la confidentialité ; Fiabilité ; Réactivité ; Autonomie ; Capacité d'adaptation ; Esprit d'équipe ; Qualités relationnelles ; Sens du service public ; Capacité à travailler dans le respect des échéances. RELATIONS PROFESSIONNELLES Relations internes Direction ; Encadrement ; Agents de l'établissement ; Service administratif et financier ; Ensemble des services et sites de l'établissement. Relations externes Selon les dossiers traités : Organismes de formation ; Organismes de protection sociale ; Caisses et organismes de retraite ; Assureur statutaire ; Administrations et partenaires institutionnels ; Organismes compétents en matière de ressources humaines. NIVEAU D'AUTONOMIE ET RESPONSABILITÉS Le gesionnaire RH exerce ses missions dans le cadre des procédures définies par l'établissement et sous l'autorité de sa hiérarchie. Il est responsable de la fiabilité, de la confidentialité et du respect des délais des informations et dossiers dont il assure le suivi. Il doit être en capacité d'identifier les situations nécessitant une expertise ou une validation hiérarchique et d'alerter sa hiérarchie. Une autonomie importante est attendue dans la gestion quotidienne des dossiers relevant de son périmètre. PROFIL RECHERCHÉ Une expérience dans le domaine des ressources humaines, de la gestion administrative du personnel ou de la paie est souhaitée. Une expérience dans la Fonction Publique Hospitalière constitue un atout important. Sont particulièrement appréciés : Une connaissance du droit de la Fonction Publique Hospitalière ; Des connaissances en gestion de paie ; Une expérience en gestion administrative des carrières ; La connaissance du logiciel AGIRH ; La connaissance du logiciel Planniciel ; Une expérience dans un établissement sanitaire, médico-social ou hospitalier. La capacité à apprendre et à utiliser rapidement les outils et procédures propres à l'établissement est indispensable.