Adjoint/E De Direction

Descriptif L'EHPAD Simone Veil recherche un/e adjoint/e de Direction. Suivre et mettre à jour la conformité des documents et activités en prévision d'inspections inopinées de toute nature (IGAS, DDPP, ARS) Assurer le secrétariat de la Direction : rédaction des compte-rendu, préparation des courriers aux familles et courriers aux fournisseurs à faire valider par la directrice Signaler toutes situations critiques (administratives ou autres) à la directrice déléguée du site Etre l'interlocuteur privilégié des résidents et des familles sur les diverses questions de la vie à l'EHPAD (en dehors du soin) Contrôler l'application des règles, procédures, normes et standards liés à l'admission et à la facturation des résidents Organiser l'admission administrative et de l'admission soignante et hôtelière en collaboration avec le cadre de santé Contrôler la préparation des entrées et des sorties de résidents en lie avec la cadre de santé Participer à l'organisation des commissions d'admission en lien avec la responsable admission/facturation/relations avec les usagers Etre garant de la politique d'admission et des règles sanitaires en vigueur pour les visites et les entretiens d'admission Passer et suivre les commandes dans son domaine d'activités Vérifier les articles livrés ou les bons de livraison Mandater les factures reçues Gérer les stocks et les réserves ainsi que les relations avec les prestataires extérieurs Suivre les demandes d'interventions des différentes sociétés Assurer l'animation des staffs hebdomadaires en l'absence du directeur et rédiger les comptes rendus Préparer les convocations et les élections pour le conseil de la vie sociale (CVS) Assurer le secrétariat du CVS Préparer les convocations de la commission des menus et en assurer le secrétariat Collaborer aux travaux et groupes de travail liés à son domaine d'activités Coordonner les organisations de travail entre les différents acteurs (ex : agents d'accueil/secteur soins ou agents techniques/familles) Encadrer le personnel de l'accueil, des services techniques ainsi que la responsable des admissions/facturation/relations avec les usagers : Fixer leurs missions, élaborer et gérer leur planning, leurs congés, effectuer leurs évaluations professionnelles annuelles Centraliser les documents RH pour l'établissement : préparation et diffusion des offres d'emploi/gestion de la signature des contrats/ distribution les fiches de paie et différents documents concernant les agents, gestion locale des agents et de leur dossier / suivi du plan de formation pour les agents sous sa responsabilité/ déclaration des accidents de travail du personnel/ gestion des conventions de stage pour les stagiaires relevant de son domaine de compétences Rechercher des partenariats, préparation et suivi administratif des conventions Collaborer aux groupes de travail liés à son domaine d'activités Déclarer et suivre les sinistres auprès des compagnies d'assurances Suivi des mises à jour des informations du site internet de l'établissement en lien avec le responsable de la communication du SEGA Missions ponctuelles: Remplacer les agents de l'accueil en leur absence Astreintes administratives Rédiger le rapport annuel d'activités Répondre aux différentes enquêtes administratives Participer à la réalisation d'enquête de satisfaction des usagers (résidents et familles) en lien avec le service Qualité Gérer les plannings soignants en l'absence du cadre de santé Peut avoir en cas de besoin une délégation de signature pour différents actes administratifs Facturation des frais d'hébergement en l'absence du responsable des usagers Qualités requises : - Esprit d'équipe indispensable - Ponctualité assiduité - - Fiabilité - Savoir manager et encadrer une équipe - Facilité de relations et d'échanges avec une population ayant parfois du mal à s'exprimer - Capacités d'accueil et d'écoute très importantes - Respecter la hiérarchie, des valeurs de l'établissement et des protocoles - Travailler en autonomie - Etre ordonné et rigoureux - Faire preuve d'initiatives à bon escient - Savoir-faire du reporting, évaluer la pertinence des informations à transmettre - Respecter le secret professionnel - Savoir respecter l'obligation de réserve (pas de diffusion des informations en relation avec le secret professionnel, pas de dénigrement de l'établissement et de la qualité des services rendus) - Obligation de signalement des actes de maltraitance à la direction Formation: - Licence droit, Gestion des administrations, comptabilité - Connaissances en gestion du personnel appréciées - Connaissances en législation sociale, médico-sociale ou sanitaire appréciées - Connaissances informatiques : logiciel Berger-Levrault/TITAN / Chorus ; suite office (Word, Excel, PowerPoint) Horaires de travail : Forfait Cadre ; 19 RTT/an Rémunération : selon la grille indiciaire de la Fonction Publique Hospitalière CV+LETTRE DE MOTIVATION : LA DIRECTICE DE L' EHPAD SIMONE VEIL Mme JEAN-REMY [email protected]