Secrétariat IFSI, IFAS, IFAP

Descriptif DÉFINITION Assurer le secrétariat de l'IFAS-IFA et le suivi de la scolarité des élèves Appliquer les procédures de sélection d'entrée en formation aide-soignante, ambulancier Appliquer les procédures de diplomation de la formation aide-soignante, ambulancier Entretenir les liens entre élèves, formateurs et direction quant à la gestion administrative des dossiers des instituts EXIGENCES STATUTAIRES Qualifications et diplômes requis - BTS Assistant de Direction / Assistant Manager souhaité - Baccalauréat professionnel ou technologique en gestion administrative souhaité ou équivalant - Expérience professionnelle en gestion administrative attendue HORAIRES ET ORGANISATION DU TRAVAIL - Temps de travail : 100% - Rythme de travail : 5j/7 - Amplitudes horaires : sur la base de 35h hebdomadaires NIVEAU DE RESPONSABILITÉ et LIENS HIÉRARCHIQUES Directeur des soins, coordonnateur général des activités de formation l'IFSI/IFAS/IFAP/FC du Centre Hospitalier de Libourne Cadre supérieur de santé, adjoint à la directrice Cadre de santé en charge de la coordination pédagogique Travail en lien avec la coordination administrative LIENS FONCTIONNELS Coordination pédagogique de l'IFAS-IFA Formateurs Les secrétariats des instituts du Nord Gironde Directions fonctionnelles de l'établissement support, en particulier avec les affaires financières, les services économiques, système d'information, . Région Nouvelle Aquitaine ARS DREETS CFA France Travail Mission locale Autres instituts de formation Partenaires (MNH, MGEN, CASDEN) MISSIONS GÉNÉRALES et ACTIVITÉS Tâches principales : Accueil physique et téléphonique : apprenants et tous publics Gestion du courrier des instituts : réception et traitement Gestion du secrétariat : - Traitement et suivi de la messagerie électronique - Suivi et traitement des commandes (fournitures, matériel) Gestion de la scolarité des apprenants : - Instruction des dossiers de rentrée en formation des apprenants et portfolios - Suivi des assiduités des apprenants - Élaboration et suivi des stages des apprenants (conventions, indemnités, tenues, ordres de mission ...) - Inscriptions et suivi des apprenants sur les plateformes (France Travail, Roméo, Transition Pro, Solstiss ) - Suivi des dossiers de demande de bourses des apprenants - Présentation des dossiers des apprenants aux jurys de diplomation (inscription ODESSA, conception des dossiers) Gestion des sélections d'entrée en formation : - Instruction des dossiers des candidatures des apprenants - Gestion des admissions et suivi des listes (principale et complémentaire) Politique qualité, gestion des risques : - Respect du classement et gestion documentaire - Respect de la politique qualité de l'établissement Missions ponctuelles : - Participation à l'entraide entre les instituts (peut être amené à remplacer ponctuellement sur un autre institut ou à la formation continue), - Participation aux journées d'accueil, - Participation aux journées portes ouvertes, aux salons des métiers etc. - Participation à la démarche de certification des instituts APTITUDES REQUISES Générales : Excellente présentation Discrétion et respect du secret professionnel Sens de la communication et de l'accueil Adaptation et intégration Organisationnelles, méthodiques et respect des échéances Autonomie Capacité à faire du reporting Ponctualité Rigueur Réactivité, logique, dynamisme, sens des priorités Sens du travail en équipe Esprit de synthèse Connaissances : Maîtrise des outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook Connaissance ou capacité rapide d'apprentissage pour l'utilisation des différents logiciels métiers et plateforme : Berger Levrault, Odessa, Kairos, Roméo, Solstiss) Qualité rédactionnelle Spécifiques : (souhaitées) Connaissance de la réglementation de la formation, des sélections et des référentiels de formation infirmière, aide-soignante, auxiliaire de puériculture Valeurs professionnelles : Sens de la responsabilité Écoute Loyauté Exemplarité