Secrétaire DRH

Descriptif Description du contexte / environnement du poste Lieu d'exercice : EPSM des Flandres Route de Locre 59270 BAILLEUL Direction des Relations Humaines, des Relations Sociales et des Affaires Médicales Missions générales - Accueillir et renseigner le public de la DRH - Organiser pour le Directeur et l'équipe de DRH la réception, le traitement et la circulation de l'information, documents et communications téléphoniques liés au service ou au suivi des dossiers. - Contribuer à la gestion des ressources humaines. - Assurer le secrétariat des instances Descriptions des activités Accueillir et renseigner le public de la DRH : - Accueil et orientation des personnes au sein du service - Réception et traitement des appels téléphoniques et courriels. Organiser pour le Directeur et l'équipe de DRH la réception, le traitement et la circulation de l'information, documents et communications téléphoniques liés au service ou au suivi des dossiers : - Ouverture, enregistrement et ventilation du courrier - Gestion des agendas électroniques du Directeur des Ressources Humaines - Rédaction, frappe des documents (courriers, notes, attestations) pour le Directeur des Ressources Humaines et le Responsable des Ressources Humaines - Organisation matérielle des réunions - Lien entre la DRH et les services de l'établissement pour toutes questions RH - Classement et archivage Contribuer à la gestion des ressources humaines : - Recrutement (diffusion et suivi des avis de mobilité/vacances de postes, réception/traitement des candidatures, constitution des dossiers, édition des contrats, suivi des renouvellements) - Suivi des demandes de mutation et de détachement - Suivi de la campagne des entretiens d'évaluation annuelle (édition/envoi des évaluations, contrôle des échéances, saisie des notes dans le logiciel RH) - Conventions de stages pour les personnels non-soignants - Médailles du travail : constitution des dossiers - Gestion des grèves et suivi du temps syndical Assurer le secrétariat du Comité Social d'Etablissement / F3SCT en binôme: - Organisation des réunions (ordres du jour, convocations, logistique) - Rédaction des procès-verbaux - Secrétariat du Président de l'instance - Suivi des actions engagées et rapport annuel Gérer les consommables du service : - Commandes et gestion des stocks (fournitures de bureau, papier) Assurer les permanences CGOS Participer aux réunions DS/DRH - Actualisation en amont du suivi des vacances de poste et situation des mutations - S'assurer de la mise en uvre de la diffusion des vacances de postes validées en réunion Suivi des tableaux de bord : Mise à jour, suivi des indicateurs clés et production de reportings réguliers pour appuyer la prise de décision. Caractéristiques particulières du poste Le secrétariat de DRH repose sur une organisation en binôme impliquant : - Polyvalence avec la collègue Secrétaire DRH - Organisation conjointe des périodes d'absence pour garantir la permanence du secrétariat - Référent archives pour le service Responsables fonctionnels / Liens privilégiés N+2 : Directeur des Ressources Humaines N+1 : Responsable des Ressources Humaines Relations fonctionnelles : avec l'ensemble des services Qualités professionnelles requises - Sens de l'accueil et disponibilité - Organisation et rigueur - Esprit d'initiative - Capacités rédactionnelles avérées - Discrétion professionnelle Formation / Expérience / Connaissances particulières - Baccalauréat et formation secrétariat - Concours externe ou interne - Connaissance du fonctionnement hospitalier et des acteurs internes/externes - Notions fondamentales relatives au statut de la Fonction Publique Hospitalière - Maîtrise des outils bureautiques (Word Excel) et de la messagerie - Maîtrise des logiciels de gestion RH et gestion des temps