Secrétaire à la Direction générale (remplacement CDD de 3 mois, renouvelable)

Descriptif Secrétaire à la Direction Générale (remplacement, CDD de 3 mois, renouvelable) Grade : Adjoint Administratif Identification du poste Informations RH : Pôle Administration Service d'affectation : Direction Générale N° de l'UF : 0110 Quotité : 100 % Métier (répertoire des métiers de la FPH): Secrétaire Horaires : 09 h 00 17 h 00 (coupure 0 h 30) Niveau de formation attendu : Bac +2 Description du contexte / Environnement du poste Présentation de l'EPSM : Implanté sur un vaste terrain arboré situé à la périphérie d'Amiens, l'Établissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Somme est le seul établissement spécialisé en psychiatrie du département. Il est chargé de la prise en charge des maladies mentales sur les secteurs qui lui sont rattachés. A ce titre, il met à disposition de la population des services et des équipements de prévention, de diagnostic et de soins. Ces services exercent leurs activités non seulement à l'intérieur de l'Etablissement, mais aussi en dehors de celui-ci. L'EPSM de la Somme est membre du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) Somme Littoral Sud, et assure le pilotage de 2 de ses filières (Addictologie et Psychiatrie, santé mentale et infanto-juvénile). Doté d'un projet médico-soignant, l'EPSM de la Somme est organisé en 5 pôles d'activités multidisciplinaires placés sous la responsabilité d'un Chef de Pôle, d'un Cadre Supérieur de pôle, accompagnés d'un directeur référent de pôle et appuyés par une équipe pluriprofessionnelle : le pôle de psychiatrie générale, le pôle filières et réhabilitation, le pôle de pédopsychiatrie, le pôle médico-pharmaceutique et le pôle médico-social, qui comprend une Maison d'Accueil Spécialisée (MAS). L'établissement gère également un Institut de Formation aux métiers de la santé (IFMS), comportant un IFSI et un IFAS. L'établissement spécialisé en psychiatrie dispose de diverses modalités de prise en charge et d'intervention : les urgences (UHP), des unités d'hospitalisations complètes, des hôpitaux de jours, des centres de consultation (CMP - Centre médico-psychologique) et d'autres modalités de prise en charge en ambulatoires telles que les CATTG (Centre d'accueil thérapeutique et de temps de groupe) L'EPSM en quelques chiffres : 80 M de budget (dont la MAS et l'IFMS) 1000 professionnels (médicaux et non médicaux), incluant la MAS et l'IFMS Plus de 10 000 de file active globale 213 places d'hospitalisation complète 118 places d'hospitalisation de jour 40 places de MAS Missions générales Définition du poste : Organiser pour le chef d'établissement la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques, liés à la Direction Générale. Activités principales : Accueil des personnes (professionnels, partenaires, ) Organisation de réunions, visites, événements, Prise de notes, frappe et mise en forme des documents relevant de la direction générale (courriers, notes de service, ) Prise de rendez-vous / gestion des agendas Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques, et suivi des suites à donner Traitement des courriers, dossiers, documents dans son domaine (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Ouverture du courrier postal des différentes directions et ventilation du courrier du jour Activités spécifiques : Préparation des rendez-vous et réunions organisés par la directrice : convocation, préparation des dossiers, organisation logistique, Elaboration et suivi du tableau prévisionnel des congés de la directrice et de ses adjoints ; demande d'absence de la directrice à transmettre à l'ARS Hauts-De-France Liens avec l'ARS Hauts-De-France s'agissant de la composition du Conseil de Surveillance Elaboration des avis et délibérations du Conseil de Surveillance et transmission à l'ARS Hauts-De-France Organisation des Comités de Direction : plannings, ordres du jour, diffusion des comptes rendus Relecture des projets de délégations de signature et publication au Recueil des Actes Administratifs Tenue des registres : avis, décisions, délibérations et notes de service Gestion administrative des évaluations des Directeurs Adjoints Activités complémentaires : Supervision de l'agenda du président de la CME pour les missions relevant de la CME en cohérence avec le secrétariat des UHP Suppléance du secrétariat de la Direction des Soins les mercredis et pendant ses périodes de congés Compétences attendues ou souhaitées Savoir-Faire (Compétences - Niveau attendu) : Accueillir, accompagner et orienter Maîtrise Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Maîtrise Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Expertise Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Expertise Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Expertise Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports Expertise Utiliser les outils bureautique / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Maîtrise Savoir-Être : Respect de la confidentialité et du secret professionnel Loyauté Sens de l'organisation et rigueur Anticipation, réactivité et autonomie Disponibilité Capacité à prendre des initiatives Faculté d'adaptation Connaissances requises (Description Niveau de connaissance) Accueil téléphonique Connaissances générales Bureautique Connaissances opérationnelles Classement et archivistique Connaissances générales Communication / relations interpersonnelles Connaissances générales Droit hospitalier Connaissances générales Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Connaissances opérationnelles Liens hiérarchiques et fonctionnels Rattachement hiérarchique : Directrice Directrice adjointe assurant l'intérim lors des périodes de congés Liens opérationnels : Président de la CME et Chefs de Pôle Directeur des Soins Liens fonctionnels : Secrétariat de la Direction des Soins Secrétariat des instances et du dialogue social Secrétariats de direction Chargée de mission affaires générales et appui aux projets Informations complémentaires Poste à temps plein (37h30 hebdo avec 14 RTT et 25 + 3 CA) Repos fixes Formations spécifiques souhaitées/ à envisager : AFGSU Autres : Les nécessités de service ne permettent pas le télétravail.