Responsable de la chaine AFR (Admission Facturation Recouvrement)

Descriptif Statut : Titulaire Catégorie : A Organisation du travail : - Poste à temps plein - Repos fixe - Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service. Possibilité de télétravail Lieu de travail : Centre hospitalier Châteauroux-Le Blanc Déplacements liés à la fonction : oui Suppléance : Mme BERTHIOT Vanessa, adjointe responsable PAE et référente site du Blanc (MCO, EHPAD, USLD, SSIAD) Missions du service Gestion des admissions, de la facturation et du recouvrement de l'activité externe et des séjours de l'établissement. Assurer le pilotage opérationnel de la chaîne accueil-facturation-recouvrement (AFR). Garantir la qualité du processus et des données administratives et de facturation. Contribuer au contrôle interne et à la sécurisation des recettes. Manager l'équipe de la chaîne AFR. Missions spécifiques du poste Missions principales o Management de l'équipe des PAE o Gestion des plannings des agents o Contrôle de l'exhaustivité et de la qualité des données administratives nécessaires à la facturation o Analyse des indicateurs de la chaine AFR et leurs impacts financiers o Analyse des restes à recouvrer et des propositions d'admission en non-valeur o Communication et coordination interne et externe (usagers, services, instances, débiteurs) o Contrôle interne pour la sécurisation des recettes o Formalisation et amélioration de l'organisation de la chaine AFR o Suivi et reporting de l'activité o Traitement/Supervision des dossiers complexes de facturation et de recouvrement o Veille réglementaire/veille technologique o Vérification des retours d'information des débiteurs et traitement des anomalies Missions spécifiques en lien avec la qualité o Suivi et mise à jour des procédures en lien avec les PAE Autres missions spécifiques Fonction d'encadrement o Encadrement d'une équipe composée de 35 agents appartenant à 12 PAE sur 5 sites différents Activités Encadrement de proximité d'équipe(s), gestion et développement des personnels: - Assurer l'animation fonctionnelle des points d'accueil et d'encaissement - Assurer les entretiens d'évaluation et de formation - Évaluer les pratiques professionnelles - Réaliser ou organiser la formation continue des agents - Évaluer le niveau de formation des agents Gestion des moyens et des ressources : techniques, financières, humaines, informationnelles: - Organiser les remplacements des agents des points d'accueil en cas d'absence ou de mobilité par le biais d'un recrutement si nécessaire - S'assurer du niveau de l'équipement en matériels et fournitures, de la logistique nécessaire au bon fonctionnement des PAE Conception et réalisation d'outils et/ou de méthodes spécifiques au domaine d'activité - Concevoir, formaliser et adapter des procédures / protocoles / modes opératoires / consignes relatives à son domaine de compétence Contrôle de la cohérence des données / informations spécifiques au domaine d'activité - Participer aux travaux du Comité d'identitovigilance - Participer à l'analyse des fiches de dysfonctionnement sur les problématiques d'identitovigilance - Proposer des actions d'amélioration - Veiller à la bonne application des procédures d'identitovigilance Conseil aux décideurs (Directions, ligne hiérarchique) concernant les choix, les projets du domaine d'activité: - Réaliser des études et rapports sur la réglementation, sur le fonctionnement ou les dysfonctionnements des services aux points d'accueil et d'encaissement - Informer la direction des évolutions dans son domaine d'activité - Contribuer aux axes de développement de l'établissement -Mener les projets de transformation et de modernisation en accompagnant le changement dans son périmètre de responsabilité Contrôle et suivi de la qualité des prestations, dans son domaine d'activité - Réaliser un suivi mensuel en réunion avec les référents des PAE - Participer aux travaux préparant la Certification - Développer la démarche qualité dans son secteur d'activité - Évaluer, analyser et ajuster dans chaque PAE le processus de prise en charge administrative du patient jusqu'à l'encaissement Établissement / actualisation et mise en uvre de procédures, protocoles, consignes, spécifiques à son domaine: - Élaborer et mettre à jour les documents qualités en fonction de l'évolution de la réglementation : gestion des identités, droits des patients, règles de facturation, règles de recouvrement et état civil - Réaliser des fiches méthodologiques pour effectuer les contrôles des droits de sécurité sociale et de complémentaire santé des patients Organisation et suivi opérationnel des activités / projets, coordination avec les interlocuteurs internes et externes: - Contrôler et valider les plannings de travail des agents élaborés par les référents des PAE - Gérer les conventions avec les mutuelles - Prendre en charge les problématiques relatives à l'état-civil (déclarations de décès ou de naissances), aux litiges de facturation avec la trésorerie hospitalière, aux litiges avec les organismes complémentaires - Coordonner, animer les projets de service - Recueillir auprès des référents des PAE l'ensemble des propositions relatives à l'organisation des PAE, ainsi que les problématiques rencontrées. Les analyser, et donner une réponse adaptée - Transmettre les informations réglementaires et les objectifs prioritaires aux référents des PAE, à charge pour eux de les relayer auprès des agents - Contrôler et valider la répartition des tâches à réaliser, le maintien d'un effectif minimum en fonction de l'activité des unités de soins ou médico-techniques reliées au PAE, préparés par les référents des PAE Planification des activités et des moyens, contrôle et reporting: - Mettre en place des tableaux de bord du suivi de l'activité hospitalière - Assurer le « débriefing » des tableaux de bord mensuels avec son supérieur hiérarchique - Établir, analyser et diffuser des indicateurs de suivi de la qualité - S'assurer du respect des objectifs d'exhaustivité, de délai et de qualité de traitement des dossiers gérés par les PAE - Identifier et analyser des erreurs ou anomalies de la chaine AFR, en rechercher les causes et définir les actions correctives et préventives Veille spécifique à son domaine d'activité: - Assurer la veille de la réglementation ou des informations relatives à son domaine d'activité - Impulser une dynamique, favoriser la communication et la circulation d'informations - Veiller à l'application de la politique de l'établissement - Transmettre, s'assurer de la diffusion et de l'application des informations ou instructions administratives ou techniques, auprès des référents des PAE ayant la charge de les communiquer auprès des agents - Paramétrer des outils, logiciels, systèmes relevant de son domaine d'activité Compétences Savoir faire Adopter un comportement adapté dans ses relations avec autrui Être poli et courtois Faire preuve de respect Faire preuve d'un positionnement adapté et professionnel Adopter un comportement conforme aux règles en vigueur dans l'établissement Faire preuve de discrétion professionnelle et respecter le secret professionnel Respecter les instructions données par son supérieur hiérarchique Repérer et signaler les situations de comportement inadapté Auditer l'état général d'une situation, d'un système, d'une organisation dans son domaine de compétence Participer à un audit sur un bureau des entrées en collaboration avec d'autres acteurs Proposer des actions d'amélioration Accompagner si besoin la mise en uvre de ces actions Concevoir, piloter et évaluer un projet, relevant de son domaine de compétence Concevoir, conduire et accompagner des travaux d'études et/ou de recherche dans une démarche pluri professionnelle dans son domaine de compétence Définir et mettre en uvre un plan d'action permettant d'atteindre les objectifs en collaboration avec les professionnels concernés, en assurer la conduite et la coordination Déterminer les objectifs d'unprojet en fonction de la politique de la structure et en lien avec l'ensemble des acteurs concernés Évaluer l'atteinte des objectifs à partir d'indicateurs, diagnostiquer les écarts et identifier les actions correctives Informer et communiquer sur un projet Initier et développer des partenariats externes et internes Participer aux projets de l'établissement et aux groupes de travail institutionnels Questionner, traiter, analyser des données professionnelles Définir, allouer et optimiser les ressources au regard des priorités, des contraintes et variations externes / internes Analyser les exigences qualité requises Analyser les objectifs du projet de service Analyser l'organisation de son secteur d'activité Anticiper l'impact d'une nouvelle organisation Argumenter et négocier des évolutions d'organisation et de ressources Évaluer et analyser la charge de travail des activités afférentes Évaluer les ressources humaines requises en termes qualitatif et quantitatif en fonction de l'évolution de la nature, du volume d'activités et de la réglementation Négocier les ressources humaines et matérielles avec la hiérarchie Rechercher, exploiter et suivre les informations sur les évolutions de l'activité Repérer les ressources et les contraintes liées à son secteur d'activités Sélectionner des professionnels en fonction des profils recherchés avec le supérieur hiérarchique et la DRH Évaluer, développer et valoriser les compétences de ses collaborateurs Accompagner le développement des compétences Conduire des entretiens d'évaluation des compétences individuelles et collectives Conduire des entretiens individuels de formation. Identifier les besoins de formation en fonction des orientations de la structure et des objectifs spécifiques du service Construire et adapter avec différents partenaires les modalités de mise en place et d'organisation de la formation Définir et accompagner un parcours individuel de formation et d'adaptation à l'emploi Définir les activités et les compétences requises pour les professionnels et les futurs professionnels en fonction de l'activité du secteur Évaluer les performances et les compétences, identifier les compétences acquises et à développer Identifier les évolutions professionnelles et les mobilités professionnelles possibles au regard d'un projet professionnel Identifier les besoins de formation continue en lien avec les besoins en compétence des professionnels Reconnaitre et valoriser les compétences et les performances individuelles et collectives Faire preuve de capacité à travailler en équipe Faire preuve d'entraide Respecter la place et les missions de chacun Travailler avec l'ensemble des professionnels de l'établissement Faire preuve de capacité d'adaptation Accepter le changement Faire face à l'imprévu S'adapter à son environnement et à l'organisation de travail S'adapter à l'environnement de travail d'un autre service ou unité Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel Communiquer, transmettre les informations et rendre compte Collaborer avec le personnel d'encadrement de l'établissement Communiquer en situation de crise Faciliter la communication entre les personnes Faire connaître les résultats d'un retour d'expérience, d'un projet Formaliser et communiquer en interne et en externe les objectifs et les résultats des projets et des travaux conduits Organiser, dans le respect de la réglementation, les moyens permettant d'assurer la traçabilité des informations et la qualité des transmissions Produire, coordonner et transmettre les informations nécessaires aux activités et à leur suivi en utilisant les systèmes d'information Produire un bilan annuel d'activités, des comptes rendus de réunions, des rapports spécifiques... Communiquer auprès des agents sur la politique de la structure Rendre compte des activités, des incidents, des résultats des actions menées et des performances individuelles et collectives Sélectionner des informations et leur donner du sens pour une aide à la décision du supérieur hiérarchique Traiter des insatisfactions et des plaintes en collaboration avec le bureau des affaires générales Transmettre des informations au cours d'une réunion pluri professionnelle Utiliser l'outil informatique et les différents logiciels métier Connaître les éléments de base du vocabulaire spécifique de l'informatique Identifier et savoir utiliser les différents logiciels nécessaires au domaine d'activité Utiliser Internet et la messagerie informatique Savoir être - Sens des responsabilités - Sens de l'organisation, rigueur et méthode - Autonomie - Capacité d'analyse et de synthèse - Force de propositions et prises d'initiatives - Qualités relationnelles Conditions d'accès au poste Diplôme requis : Licence Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée : Formation EHESP Management