Coordinateur / Coordinatrice des secrétariats du pôle

Descriptif Grade : Assistant/e médico-administratif/ ve Intitulé du poste: Coordinateur/rice des secrétariats du pôle Lieux de travail : Site Sainte-Anne CMME 1 rue de Cabanis 75 014 Paris Organisation du travail : Travail en équipe Quotité de travail : A temps plein (100%) Spécificités liées à la fonction Liaison hiérarchique : Chef de pôle Liaisons fonctionnelles : ­ Cadre Supérieur de Pôle ­ Attaché/e d'administration hospitalière de pôle Relations : ­ Médecins, ­ Médecins investigateurs, - L'encadrement de santé, ­ Ensemble de l'équipe paramédicale et socio-éducative Candidatures à adresser - Rabia MOKHTARI Attachée d'administration hospitalière Courriel : [email protected] DESCRIPTION DU SERVICE La CMME (Clinique des Maladies Mentales et de l'Encéphale) est un service de psychiatrie hospitalo-universitaire du GHU Paris Psychiatrie et Neurosciences, rattaché à l'UFR de médecine d'Université de Paris. La CMME a pour missions d'assurer des soins aux patients, des enseignements et de contribuer à la recherche médicale et infirmière. La CMME est un service de psychiatrie non sectorisé, pour adultes, qui comporte : ­ Une unité d'hospitalisation de 20 lits prenant en charge des patients atteints de troubles du comportement alimentaire : anorexie, anorexie/ boulimie ­ Une unité d'hospitalisation de 20 lits prenant en charge des patients atteints de troubles de l'humeur ­ Une unité d'hospitalisation de 20 lits accueillant des patients suicidants et de patients addictes et des troubles du comportement alimentaire, sevrage complexe (alcool, boulimie ) ­ Un centre référent accueillant en places HDJ des personnes demandeuses de soins, centre qui a pour objectifs d'évaluer la pathologie présente et de proposer une orientation ­ Deux hôpitaux de jour ­ Un service de psychothérapie et d'art-thérapie. Outre les traitements médicamenteux et l'électro-convulsivothérapie, des psychothérapies variées y sont pratiquées : psychothérapies cognitivo-comportementales, psychothérapies psychanalytiques, médiation artistique. Il existe de plus des groupes d'information destinés aux patients et/ou à leurs familles. DESCRIPTION DU POSTE Le ou la coordonnateur/rice des secrétariats a pour mission d'apporter son aide au médecin Chefs de pole et de service de la Clinique des Maladies Mentales et de l'Encéphale, dénommée, la CMME, dans le cadre de l'encadrement de proximité et l'animation des secrétaires du pôle. Il ou elle organise et coordonne à cet effet les activités des secrétariats médicaux. Il ou elle a également pour missions d'assurer la gestion administrative d'une unité de soins. Il ou elle est en contact permanent avec les médecins responsables d'unités fonctionnelles, le cadre supérieur de santé et les cadres de santé, ainsi que la cadre administrative de pôle. Il ou elle a également pour missions d'assurer la gestion administrative de l'unité fonctionnelle. Il ou elle accueille et renseigne à ce titre, les usagers et participe à la planification des activités (agenda des groupes, des ateliers, des consultations, etc.), tout en gérant, la saisie et le classement des informations relatives au dossier patient. Il ou elle travaille sous l'autorité l'hiérarchique du médecin chef de pôle. MISSIONS Activités principales Au sein de la CMME, le ou la coordonnateur/rice des secrétariats sous la responsabilité du chef de pôle, a pour missions de piloter, organiser et coordonner l'activité de l'ensemble des secrétariats médicaux du pôle, dans les domaines suivants : Management et la gestion humaines des secrétaires du pôle (gestion du temps de travail, formation et la participation à l'évaluation) Assurer l'accueil et organisation des nouveaux arrivants Assurer l'accueil, accompagnement et aide à l'intégration des nouveaux arrivants Gérer les demandes de stagiaires secrétaires médicales Elaborer les plannings des secrétaires et des organisations de travail, validation des congés et organisation des présences et absences sur le site Préparer les entretiens professionnels en lien avec la cadre administrative de pôle Identifier et recueillir les besoins de formation et la préparation du plan de formation continue Elaborer et mettre en place les procédures de bonnes pratiques des secrétaires Suivre des évènements indésirables et propositions des mesures correctives Animer des réunions d'informations Produire et suivre des indicateurs d'activité des secrétaires Suivre des données des Ressources Humaines (mise à jour mensuelle du tableau des emplois) Prévenir et de gérer des situations conflictuelles Harmoniser les pratiques professionnelles Management de la qualité : Participer à l'évaluation de la satisfaction des usagers (traitement des doléances/évènements indésirables et mesures correctives), Participer au suivi des indicateurs d'activité et de performances des secrétariats et de mettre en place d'actions d'optimisation et d'exhaustivité de l'activité en lien avec le bureau des entrées et du département d'information médicale (tableaux de bord, contentieux, rejets, erreurs), ainsi que la mise en place du plan de continuité d'activité (dysfonctionnement informatique, encombrement des lignes téléphoniques, ), Participer à l'accompagnement des bonnes pratiques professionnelles (traçabilité de production des documents, du circuit clinique, harmonisation des pratiques), Participer aux groupes de travail qualité dans son champ de compétences (auto évaluation, certification) Management et la gestion des projets Contribuer à la gestion des projets relatifs aux secrétariats en lien avec les orientations du pôle et institutionnels Assurer une veille organisationnelle, règlementaire et technologique sur son périmètre Participer à coordination administrative de l'activité de l'unité dépressions résistantes Assurer la gestion et la coordination médico-administrative de l'unité : gestion des agendas/ planification des hospitalisations de jour, les rendez-vous et les groupes ou les ateliers Participer à l'étude des demandes de soins reçues en lien avec l'équipe Assurer un rôle technique dans la rédaction et les prises de notes des comptes rendus, rédaction, courriers, en lien avec les équipes Assurer le suivi des actions mises en uvre : prise de rendez-vous, gestion des agendas, courriers, rapports, convocations Suivre les indicateurs d'activités et de qualité, en lien avec les équipes médicales, d'encadrement et soignante Transmettre systématiquement les informations synthétiques et factuelles à l'équipe, en lien avec la prise en charge des patients Assurer la saisie, tenue et classement du dossier patient informatisé (Hopital Manager) Editer et archiver des documents liés aux prises en charge Promouvoir, coordonner et accompagner les projets thérapeutiques des personnes accueillies Promouvoir à la qualité de vie au travail des professionnels de la structure Organiser et gérer les ressources matérielles et logistiques au regard du cadre réglementaire et du besoin de l'unité de soins. Participer au travail d'équipe, liaison et coordination avec les autres unités du service Participer aux groupes de travail, en lien avec son domaine de compétences Participer au travail institutionnel en collaboration avec l'équipe pluridisciplinaire Participer aux réunions de fonctionnement des unités Activités ponctuelles et/ou spécifiques (liste non exhaustive) Diffuser des notes de service, d'information, émanant du GHU Paris, du pôle, et du service, ainsi que tout document nécessaire au bon fonctionnement, à la demande stricte du médecin Chef de service et/ou de l'équipe d'encadrement du pôle de la CMME. Réaliser d'activités spécifiques à la demande de l'équipe médicale et/ou l'équipe pluridisciplinaire, dans le cadre de son domaine de compétences (appui administratif, technique et logistique,) Participer à la permanence du secrétariat médical d'une des activités du service, en cas d'absence de la secrétaire médicale, en lien avec les autres secrétares et inversement, Participer à la tenue et l'organisation des archives médicales en lien avec les secrétariats PROFIL Formations, Diplômes et/ou qualifications requises Compétences en organisation des secrétariats (médical et/ou administratif) Connaissance de la bureautique (Word, Excel, Power Point) Connaissance des logiciels métiers (dossier patient informatisé, suivi de la facturation/entrées et sorties) appréciée Connaissance de l'environnement médical, soignant et socio-éducatif Connaissances de l'identitovigilance Connaissances des droits du patient Connaissances de la santé mentale et de ses troubles. Techniques du secrétariat Savoir-faire et le savoir-être Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Respecter les règles du secret professionnel et de la discrétion professionnelle Être méthodique, organisé et rigoureux Avoir le sens de l'accueil et de l'écoute Savoir transmettre à qui de droit les informations indispensables à la continuité du service Avoir une capacité d'adaptation aux différentes situations professionnelles rencontrées Être ponctuelle et savoir faire preuve de disponibilité Animer et développer un réseau professionnel Concevoir et organiser des évènements Conseiller et orienter les choix d'une personne ou d'un groupe, relatifs à son domaine de compétence Négocier des prestations, des contrats, des accords avec des interlocuteurs internes/externes Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer en public Connaissances Connaissance de l'organisation hospitalière Animation d'équipe Communication Management Organisation du travail Evaluation de la charge de travail