Assistante de Direction 50% CDD de remplacement de 3 mois

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE Exigibles : Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers Forfait jour Poste rattaché à la Directrice et sous la supervision de l'assistante de direction Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication) MISSIONS DETAILLEES 1. Gestion administrative et organisationnelle Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous Tenue de l'agenda de la cheffe d'établisement Réservation des salles et organisation des visioconférences Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports) Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde Participation à la gestion administrative des conventions Gestion de la boîte mail secrétariat de direction et direction en lien avec la Directrice de l'établissement (traitement des demandes et réorientation vers les différents services et partenaires extérieurs) Classement et archivage des documents 2. Accueil et communication Accueil physique et téléphonique Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels Activité nécessitant discrétion et confidentialité Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs) Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation Capacités rédactionnelles avancées CAPACITES REQUISES Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité Sens du travail en équipe Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement