Assistante de Direction

Descriptif Poste à pourvoir au Centre Collaborateur de l'OMS (CCOMS) situé à Hellemmes. Idéalement situé à 5 minutes de Lille en voiture, 10 minutes en vélo, et accessible en transports (métro « Mairie d'Hellemmes »). Description du contexte / environnement du poste Le Centre collaborateur de l'OMS pour la recherche et la formation en santé mentale (CCOMS), service de l'EPSM Lille-Métropole (établissement support du GHT de psychiatrie du Nord-Pas-de - Calais), est mandaté par l'Organisation Mondiale de la Santé pour mettre en uvre un programme d'actions structuré autour de quatre thèmes : soutenir les activités de l'OMS visant à mettre en uvre le programme QualityRights ; aider l'OMS à promouvoir et à documenter les meilleures pratiques en matière de services de santé mentale communautaires ; aider l'OMS à promouvoir la gouvernance participative et la mise en uvre du soutien professionnel par les pairs ; contribuer aux travaux de l'OMS pour le développement et la connaissance de l'approche de santé mentale publique en matière de santé mentale des enfants et des adolescents. Pour mettre en place ce programme, le CCOMS s'appuie sur une équipe d'une trentaine de collaborateurs et un réseau d'actions et de compétences. Le CCOMS est l'un des 46 centres collaborateurs de l'OMS spécialisés en santé mentale dans le monde. C'est le seul en France sur ce thème. Il anime et coordonne un Groupement de Coopération Sanitaire (GCS) pour la recherche et la formation en santé mentale, regroupant 29 établissements, qui prolonge son action sur le territoire national. Missions générales L'assistant(e) de direction assure le bon fonctionnement administratif, organisationnel et logistique du CCOMS. Il/elle est un appui clé à la direction et contribue à la coordination des activités de l'équipe. 1/ Assistance auprès de la Direction du CCOMS Gérer et coordonner les agendas Organiser les réunions et déplacements Anticiper, prioriser et coordonner le suivi des dossiers : échéances, relances, préparation des éléments nécessaires 2/ Assurer le bon fonctionnement administratif et organisationnel du CCOMS Accueil et interface avec les interlocuteurs du CCOMS - Assurer l'accueil physique : ouverture des locaux, accueil des partenaires, prestataires et rendez-vous institutionnels impliquant la direction - Gérer le standard téléphonique et la boîte mail générique du CCOMS - Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, distribution, ouverture des courriers institutionnels) Coordination de la vie d'équipe - Être le/la référent(e) pour l'équipe sur les questions organisationnelles et administratives transversales - Centraliser les demandes et orienter les membres de l'équipe - Assurer la diffusion de l'information interne - Contribuer à la coordination de la vie d'équipe : suivi des congés, planification des entretiens d'évaluation, recensement des besoins en formation, intégration des nouveaux arrivants etc. Organisation et coordination des activités - Organiser les réunions internes et institutionnelles : planification (réservation de salles, envoi des invitations), préparation logistique en amont (mise en place des salles, préparation des équipements, connexion des outils de visioconférence), préparation des ordres du jour, rédaction et diffusion des comptes rendus - Coordonner l'élaboration de supports transversaux : création de trames, suivi des contributions, relances - Assurer le suivi administratif des dossiers : classement, archivage, mise à jour des outils et procédures internes Gestion logistique du bâtiment - Assurer un rôle de référent(e) logistique du bâtiment - Gérer les commandes de consommables, fournitures et équipements en lien avec les services supports. 3/ Missions transversales et spécifiques : Assurer la coordination administrative de la formation DIU « Santé Mentale dans la communauté » : interface entre les étudiants et les services administratifs de l'Université de Lille Conditions d'exercice - Prise de poste : Avril 2026 - CDD de remplacement, 3 mois renouvelable, temps plein - Lieu de travail : Hellemmes-Lille Responsables fonctionnels / Liens privilégiés Ces missions s'exercent sous la supervision de la Directrice du CCOMS, en collaboration étroite avec l'ensemble des chargés de mission de l'équipe et directeurs de programme. L'assistant(e) de direction travaille également en lien direct avec la responsable de la coordination administrative, financière et RH du Centre, ainsi qu'avec les différentes fonctions supports de l'EPSM Lille Métropole. Compétences attendues et souhaitées Diplôme/Expérience Formation de niveau Bac +2 minimum Expérience souhaitée en assistanat de direction La connaissance de la fonction publique hospitalière et du fonctionnement d'un établissement de santé constitue un atout Compétences générales requises Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs Compétences en coordination et suivi de projet Profil / Qualités requises Excellentes qualités relationnelles et capacité d'adaptation à des interlocuteurs variés Sens de l'organisation et aptitude à gérer les priorités Capacité à travailler de manière autonome et à faire preuve de réactivité Esprit d'initiative Rigueur et sens de la confidentialité Capacité de communication écrite et orale Sens du collectif et aptitude à travailler en équipe et en réseau