Assistant(e) Coordination Generale Des Soins Novo Et Direction Des Soins

Descriptif MISSIONS DU POSTE Assurer l'assistance administrative et organisationnelle de la Coordination générale des soins et du Directeur des Soins du site de Pontoise Participer au bon fonctionnement de la Direction des Soins et à la coordination des activités administratives. Assurer le suivi des dossiers institutionnels, des projets et des instances relevant de la Direction des Soins. Garantir la circulation de l'information entre la Direction des Soins, l'encadrement et les différents services. Participer au suivi des indicateurs, tableaux de bord et procédures qualité. Assurer la continuité administrative de la Direction des Soins Assurer le secrétariat de la CSIRMT et des réunions institutionnelles ACTIVITÉ DU POSTE Gestion administrative Gestion du secrétariat de direction : o Accueil physique et téléphonique, o Gestion du courrier et des mails, o Gestion de l'agenda du Directeur des Soins, o Organisation des réunions et déplacements. Rédaction et mise en forme : o Notes, o Comptes rendus, o Courriers, o Procédures, o Supports de réunion. Classement, archivage et gestion documentaire. Suivi des parapheurs et circuits de validation Suivi des instances et réunions Préparation des réunions institutionnelles : o CSIRMT, o Réunions d'encadrement, o Groupes de travail, o COPIL. Élaboration des ordres du jour. Rédaction et diffusion des comptes rendus. Suivi des décisions et plans d'actions. Appui aux projets de la Direction des Soins Participation au suivi du projet de soins. Contribution aux démarches qualité et gestion des risques. Suivi d'indicateurs d'activité et tableaux de bord. Appui logistique et administratif aux projets institutionnels. Participation à la diffusion des procédures et informations institutionnelles. Coordination et communication Interface entre les cadres, les services et la Direction des Soins. Diffusion de l'information institutionnelle. Coordination avec les autres directions fonctionnelles. Accueil physique / téléphonique, orientation du public et des professionnels paramédicaux, PRÉREQUIS Formation / diplôme Bac à Bac + 2 minimum dans le domaine administratif ou médico-administratif souhaité Formation en gestion administrative hospitalière appréciée. Concours ou expérience d'Adjoint des Cadres Hospitaliers souhaité. Expérience professionnelle Expérience en milieu hospitalier fortement souhaitée. Connaissance du fonctionnement des établissements de santé. Expérience en secrétariat de direction ou assistance administrative. Connaissances requises Organisation hospitalière et fonctionnement institutionnel. Gestion administrative et bureautique. Techniques de rédaction administrative. Notions en gestion RH et qualité. Compétences techniques Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint, Outlook. Utilisation des logiciels métiers hospitaliers. Capacités rédactionnelles et de synthèse. Gestion des priorités et des délais. EXIGENCES / CONTRAINTES DU POSTE Exigences professionnelles Grande discrétion et respect de la confidentialité. Rigueur et sens de l'organisation. Réactivité et autonomie. Capacités relationnelles et diplomatie. Aptitude au travail transversal et en équipe. Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément. Adaptabilité aux urgences institutionnelles. Contraintes du poste Gestion régulière d'urgences et d'imprévus. Respect de délais contraints. Disponibilité en fonction des besoins du service. Charge de travail variable selon l'actualité institutionnelle. Participation ponctuelle à des réunions tardives ou événements institutionnels. Qualités attendues Sens du service public hospitalier. Esprit d'initiative. Fiabilité et loyauté professionnelle. Capacités d'analyse et d'anticipation. Qualités rédactionnelles et relationnelles. Sens de la communication et de la coordination. Relations fonctionnelles principales Relations fréquentes avec : Direction Générale, DRH, Directions fonctionnelles Cadres de santé et cadres supérieurs, Médecins, Secrétariats médicaux, Instituts de formation, Services qualité, Partenaires extérieurs. Organisation du poste Poste temps plein Forfait cadre avec une présence entre 8h30 et 17h Possibilité occasionnelle de déplacement sur d'autres sites Possibilité de télétravail (2 jours/mois)