Agent administratif

Descriptif CDD d'1 an, renouvelable L'agent de gestion administrative réalise les activités administratives, dans le respect des règles et procédures définies. Il reçoit, renseigne et oriente les usagers vers l'interlocuteur recherché. Il répond aux appels téléphoniques, renseigne le public et/ou oriente les appels téléphoniques. Il organise le traitement et la circulation de l'information et des documents. Il recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Il suit et gère les processus administratifs et les dossiers confiés. --> ACTIVITÉS ACCUEIL-SECRETARAIT-ADMINISTRATIF Accueil et renseignement du public (résidents, professionnels, familles, protecteurs juridiques, personnes extérieures à l'établissement.) Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Préparation des instances (salle, dossier) Suivi du plan de formation Recueil, saisie, mise à jour et/ou sauvegarde de données, d'informations, de tableaux, de fichiers Reproduction et diffusion de documents et compte-rendu Traitement des demandes d'admission sur la plateforme Viatrajectoire Prise de rendez-vous, gestion des agendas COMPTABILITE Enregistrement sur le réseau des factures fournisseurs reçues (courrier, mail, plateforme CHORUS) Classement des factures Facturation des frais d'hébergement des résidents Relation avec le Conseil Départemental et le Trésor Public Contribuer à la mise en uvre de la politique d'achats et de suivi des marchés QUALITE ET GESTION DES RISQUES Participation aux plans annuels (canicule, grippe, COVID) Gestion des plaintes et réclamations Référente Gestion Electronique des Documents : traitement ; diffusion, classement et archivage des protocoles INSTANCE Préparation du Conseil de la Vie Sociale, rédaction du compte-rendu GESTION ADMINISTRATIVE DES RESIDENTS Gestion d'une admission (informatique, physique et administrative) Participer à l'élaboration des projets personnalisés d'accompagnement des résidents. Gestion et suivi des dossiers résidents : traitement des données nécessaires à l'identification des résidents et à la facturation de leur séjour Lien avec les familles et les représentants légaux