Adjoint Des Cadres A La Direction De L'approvisionnement De L'hotellerie Et De La Logistique Pole Ressources Supports Chits Et Ch Hyeres H/F
Descriptif
Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon La Seyne-sur-Mer est un établissement de santé multisite, qui concourt aux soins, 7j/7 et 24h/24, de la population de la Métropole Toulonnaise soit plus de 500 000 habitants. Certifié par la Haute Autorité de Santé (HAS) avec la mention « Haute Qualité des Soins », il est le 1er établissement hospitalier non universitaire en région PACA.
Le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon La Seyne-sur-Mer assure cinq missions essentielles :
* Mission de service public, en assurant les examens de diagnostic, la surveillance et le traitement des hospitalisés et des consultants, ainsi que l'aide médicale d'urgence
* Mission de santé publique, en relayant sur le terrain toutes les actions médico-sociales coordonnées
* Mission de formation
* Mission de prévention et d'éducation de la santé
* Mission de recherche
Avec près de 4000 professionnels de santé, il assure des missions de soins, de recherche et de prévention sur ses trois sites hospitaliers :
* L'hôpital Sainte-Musse à Toulon
* L'hôpital George Sand à La Seyne-sur-Mer
* L'hôpital Georges Clemenceau à La Garde
Etablissement support du Groupement Hospitalier de Territoire du Var (GHT), le Centre Hospitalier Intercommunal Toulon La Seyne-sur-Mer propose une offre de soins articulée autour de plus de 50 services regroupés en 14 pôles d'activité médicale :
* Anesthésie, Réanimation, Unité pour cérébro-lésés, Coordination hospitalière
* Cardiologie, Médecine vasculaire, neurologie, centre d'exploration du système nerveux et du sommeil, endocrinologie
* Chirurgie
* Gynécologie obstétrique
* Enfants
* Médecine multidisciplinaire et oncologie
* Médico technique diagnostic
* Néphrologie gériatrie médecine infectieuse
* Pharmacie
* Préventions et formations
* Psychiatrie adulte
* Psychiatrie infanto juvénile
* Soins ambulatoires
* Urgences
Avantages :
* RTT
* Remboursement transport 75%
* CGOS
* Formation
* Salle de sport
* Forfait Mobilité Durable
Un poste d'Adjoint des cadres est susceptible d'être vacant, dès que possible, au sein de la Direction de l'Approvisionnement, de l'Hôtellerie et de la Logistique du CHITS et du CH Hyères :
SECTEUR D'ACTIVITE
Le pôle Ressources Supports rassemble trois directions communes (CHITS/CHH) :
1. La direction des travaux, des services techniques du biomédical et de la sécurité.
2. La direction commune des approvisionnements, de l'hôtellerie et de la logistique
3. La direction commune du système d'information
Le service gestionnaire effectue les opérations relatives à l'engagement des bons de commande, à la liquidation et au mandatement des dépenses, ainsi que le suivi de l'exécution du budget pour les sections d'investissement et d'exploitation.
MISSIONS PRINCIPALES
Missions propres :
L'Adjoint des Cadres Hospitaliers encadre, sous la responsabilité des Attachés d'Administration Hospitalière de la Direction commune des Approvisionnements, de l'Hôtellerie et de la Logistique, les équipes des services gestionnaires concernés pour la réalisation des opérations administratives et comptables en appliquant et contrôlant les procédures et règles définies, dans le respect des délais et échéances règlementaires. Dans ce cadre, il prend les décisions opérationnelles appropriées. Il est force de proposition pour l'amélioration des organisations.
Il gère les plannings horaires, les congés, l'information des agents et l'organisation des activités. Il veille à la continuité des missions assurées par l'équipe administrative placée sous sa responsabilité.
Il assure le traitement de niveau 2 et le suivi des dossiers particuliers, des litiges et des rejets.
Il élabore et met à jour des tableaux de bord spécifiques, et assure la correspondance avec les services des établissements et les entités extérieures.
Il concourt à la démarche de fiabilisation de la filière comptable.
Il participe aux réunions de service et de pôle.
Il assure une mission d'information et de conseil à des tiers : trésorerie principale, service financier, direction des achats de territoire, autres services gestionnaires du pôle, services de soins et ensemble des interlocuteurs des établissements CHITS et CHH.
Missions d'assistance aux AAH :
L'Adjoint des Cadres Hospitaliers assiste les AAH de la Direction commune des Approvisionnements, de l'Hôtellerie et de la Logistique dans la gestion des activités suivantes : formation, évaluation individuelle et recrutement des adjoints administratifs.
PRINCIPALES ACTIVITES PAR MISSION
- 1/ Manager l'équipe
o Assurer la diffusion des informations nécessaires au fonctionnement optimal des équipes ;
o Organise la prise de poste et veille à l'acquisition par les agents des compétences nécessaires à l'exercice de leurs missions
o Evaluer l'opérationnalité, les savoir-être et les savoir-faire de ses collaborateurs ;
o Participe à l'évolution des organisations et des outils de travail dans un objectif d'optimisation ;
- 2/ Exécuter les marchés
o S'assurer que son équipe connaisse les caractéristiques principales des marchés en cours d'exécution
o Participer à la saisie des marchés dans les outils de gestion économique et financière
o En lien avec les référents achat d'établissement, s'assurer de la bonne exécution des marchés : respect des dispositions des marchés, suivi des avenants, des dates de renouvellement des marchés ; augmentation des seuils des familles d'achat ;
o Superviser la bonne passation des commandes (du besoin à la réception)
o Participer aux démarches qualité (ISO, ) notamment concernant l'évaluation des fournisseurs
- 3/ Assurer la gestion budgétaire et comptable
o Assurer le suivi mensuel des dépenses (de classe 6 et de classe 2) ;
o Assurer la qualité comptable des secteurs d'activité : superviser les liquidations, les imputations comptables, la transmission des pièces justificatives de la dépense, l'exploitation des rejets de la trésorerie à des fins d'amélioration des pratiques/procédures ;
o Participe aux travaux de clôture comptable,
o Traiter les dossiers complexes et litigieux, notamment dans l'exécution financière des marchés ;
o Assurer le suivi des immobilisations et des réformes
o Maintenir à jour des documents de suivi comptable (tableaux de bord)
o Assurer la gestion comptable des stocks
o Veiller à l'application des procédures internes et assurer le suivi des indicateurs
o Préparer la certification des comptes
MISSIONS PARTICULIERES
Au sein de ses domaines de compétence, il prend en charge les projets qui lui sont confiés par les AAH et le directeur-adjoint.
COMPETENCES
Savoirs :
- Connaître et maîtriser la comptabilité publique, les procédures comptables (Instruction budgétaire et comptable M21), la chaine de la dépense dans un établissement public de santé,
- Connaître les principes du droit public et la règlementation de la commande publique,
- Connaitre les grands principes de la logistique,
- Connaître le fonctionnement d'une structure hospitalière
Savoirs faire :
- Manager une équipe
- Gérer des projets, travailler avec des interlocuteurs techniques et/ou soignants
- Avoir une capacité d'analyse et de synthèse
- Mettre en uvre les règles de la comptabilité publique,
- Maîtriser les outils informatiques (GEF, suite Office, logiciel de GTT, requêteurs, )
- Exploiter des données et comprendre des processus,
- Concevoir et exploiter des tableaux de bord des activités comptables,
- Gérer l'ensemble des opérations comptables complexes,
- Veiller à l'application optimale de la réglementation comptable,
- Contrôler la gestion et les engagements de dépenses,
- Contrôler l'exécution comptable des marchés publics,
- Elaborer des documents comptables prévisionnels et les actualiser en fonction des besoins,
- Assurer le suivi de la comptabilité des stocks
RELATIONS HIERARCHIQUES, FONCTIONNELLES ET INTER UNITES
Relations hiérarchiques : Lien hiérarchique avec les AAH d la Direction commune des Approvisionnements, de l'Hôtellerie et de la Logistique et le directeur-adjoint.
Relation fonctionnelles : Lien fonctionnel avec les services administratifs, techniques, les ingénieurs du pôle, et les unités de soins et médico-techniques
CONDITIONS DE TRAVAIL
· Formation initiale, diplôme ou expérience requis : Administration / gestion, Bac +2, DUT
· Contrat : CDD de 6 mois renouvelable pouvant aboutir à une mise en stage / titularisation / Mutation
· Grade : Catégorie B
· Salaire : Selon profil du candidat en respectant la grille indiciaire règlementaire
· Temps de travail 8 heures/jour
· Mobilité sur plusieurs sites
· Quotité : temps plein
· Prise de poste : dès que possible