Adjoint administratif - Assistante qualité (H/F) - Temps plein - CDD 6 mois

Descriptif Contribue à la mise en uvre, au suivi et à l'amélioration continue de la démarche qualité et gestion des risques sur l'ensemble des activités des HOPITAUX DE LANNEMEZAN (activités sanitaires et médico-sociales). Assure le suivi administratif, documentaire et organisationnel des actions qualité en appui des membres de l'équipe de la Direction Qualité. Missions principales : 1. Gestion des documents Qualité de l'établissement : - Contribue à l'élaboration, la mise à jour et l'archivage des documents Qualité ; - Organise, et le cas échéant anime, les groupes de travail nécessaires à la mise à jour ou à la création des documents Qualité (procédures, protocoles, ) ; - Assure le suivi du circuit de validation des documents Qualité ; - Garantie la diffusion des documents applicables et le suivi des versions ; - Veille à l'application des règles de maîtrise documentaire Qualité. 2. Suivi des démarches Qualité : - Assure le suivi des revues de processus et du programme qualité et sécurité des soins, en lien avec les membres de l'équipe de la Direction Qualité ; - Participe à la préparation et aux suivis des évaluations HAS, évaluations ESSMS, audits internes et évaluations des pratiques professionnelles ; - Participe à la préparation et à l'animation de revues de processus, notamment ceux dont elle est désignée Référente au sein de l'équipe de Direction Qualité ; - Assure le secrétariat des COPIL Qualité et COPIL Qualité Médico-Social (convocations, réservations de salle, supports de présentation, comptes-rendus) ; - Contribue à l'organisation des groupes de travail dans le cadre de la démarche Qualité, en lien avec les membres de l'équipe de la Direction Qualité. 3. Gestion des événements indésirables - Participe au traitement, à l'analyse et au reporting des signalements, en lien avec les membres de l'équipe de la Direction Qualité ; - Assure une veille quotidienne des déclarations, en lien avec les membres de l'équipe de la Direction Qualité ; - Organise les réunions de la Cellule de suivi des Evènements Indésirables (CEI) et des CEI thématiques (IAS, Médicaments) : planification des réunions, envoie des invitations, préparation de la liste des EI à traiter ; - Etablit et envoi les tableaux de bord trimestriels des EI (par pôle, par service) ; - Contribue à la rédaction du bilan annuel des EI et à la mise à jour des cartographies des Risques. 4. Mesure de la satisfaction des usagers - Assure le recueil des enquêtes et questionnaires auprès des cadres d'unité ; - Saisie les données dans le logiciel SPHINX ; - Produit les rapports trimestriels d'analyse des questionnaires de sortie et les rapports annuels d'enquête de satisfaction ; - Transmets les rapports aux responsables d'unité (médecins et cadres), - Préparation des supports de synthèse des résultats pour la CDU et les CVS ; - Contribue à la rédaction du rapport annuel de la CDU et assure le recueil des rapports annuels des CVS. 5. Communication Qualité - Contribue à l'élaboration de la Lettre Qualité et à sa diffusion ; - Assure la diffusion des documents Qualité sur COCHISE (BDCI, portail Qualité) ; - Contribue à l'organisation d'actions de sensibilisation à la culture Qualité et Sécurité des Soins (JEDS, Semaine Sécurité des Soins) 6. Démarche qualité GHT des Hautes-Pyrénées - Assure le secrétariat du COPIL Qualité GHT (convocations, réservations de salle, supports de présentation, comptes-rendus) ; 7. Gestion administrative au sein du service - Rédige les comptes-rendus des réunions de service - Suit des demandes de réservation de la salle Direction Qualité - Suit de la boîte mail Direction Qualité - Gère les commandes de papeterie Missions secondaires : Contribue à la définition et la mise en uvre des outils de management Qualité ; Contribue à l'élaboration de support de communication Qualité ; Assure le paramétrage et la gestion des droits utilisateurs du progiciel BLUEKANGO ; Veille règlementaire et documentaire en appui de l'équipe de la Direction Qualité ; Contribue à la rédaction de documents destinés aux patients et résidents en version Facile à Lire et A Comprendre (FALC). LOGICIELS METIERS UTILISES : - Intranet COCHISE : Administrateur BDCI et du portail Qualité. - Logiciel GDR (Qualnet) : Administrateur - Logiciel Bluekango : Administrateur + paramétrage - Logiciel SPHINX ; outil Framaform - CANVA PRO - Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint) - Autres accès informatiques spécifiques : QUALHAS, SYNAE, CALISAT - Plateformes internet : E-FORAP, SRA Occitanie NIVEAU DE RESPONSABILITE ET D'AUTONOMIE : - Travail d'exécution pour certaines tâches et de suivi en autonome pour d'autres. - Responsable de ses actes en cas d'oubli de transmission ou de communication. - Tous les travaux réalisés devront être soumis pour relecture - Planification des congés en équipe EXIGENCES DU POSTE : - Horaires : amplitude 9 h 00-17 h 00. - Disponibilité : en fonction des besoins RELATIONNELLES : - Sens du travail en équipe - Sens de l'accueil et amabilité - Confidentialité, discrétion professionnelle GENERALES : Ponctualité, Disponibilité, Rigueur dans le travail, Rapidité, Application méthodologique, Maîtrise de l'outil informatique, Maîtrise des outils, concepts et terminologie qualité, Respect des principes et organisations existantes PROFIL REQUIS : CONNAISSANCES : - Informatique (WORD, EXCEL, POWERPOINT, SPHINX) - Propres à la qualité : manuel de certification, guides ou travaux publiés par la HAS, procédure de certification, procédure d'évaluation médico-sociale, méthodes d'évaluation qualité (audits, chemin clinique). COMPETENCES PROFESSIONNELLES : - Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire - Bureautique QUALITES RELATIONNELLES : - Réactivité, rigueur, dynamisme, sociabilité - Adaptabilité à une organisation existante - Maturité et discernement NIVEAUX REQUIS : FORMATION INITIALE : - Diplôme de niveau 5 (BTS, DUT en « Qualité, Hygiène, Sécurité, Environnement ») ou expérience professionnelle sur une fonction similaire d'au moins 3 ans EXIGENCE PARTICULIERE : - Maîtrise de l'outil informatique - Formation en méthodes d'évaluation des outils qualité - Expérience souhaitée dans le domaine de la Santé et du Médico-social