Secrétaire Médicale Unité de Foetopathologie F/H

Descriptif Travail à mi-temps sur la base de 3 demi-journées et 1 journée de 07h30 Repos les week-end et jours fériés Missions spécifiques : - Gérer la permanence téléphonique - Gérer la consultation du Dr Martinovic - Gérer les plannings du personnel médical - Gérer les courriers internes et externes du service (rédaction, envoi, distribution et traçabilité) - Gérer le système documentaire - Gérer les commandes bureautiques/cartouches/interventions (ex. panne du photocopieur, du fax) - Organiser et/ou participer aux réunions et rédiger les comptes rendus des réunions de service - Saisir les comptes rendus d'examens foetoplacentaires et placentaires (fournis à 30% par dictée sur cassette et 70% sous format papier). Cette activité représente 60% de la charge de travail journalière - Classer/archiver les différents documents internes et externes du service - Suivi des demandes d'examen complémentaire en foetopathologie Activités spécifiques : - Assurer la liaison avec les conseillères en génétique avec frappe et envoi des courriers de consultation - Assurer la traçabilité des données d'examens placentaires et foetoplacentaires dans un fichier Excel - Gérer la Base Nationale de Données des Maladies Rares BaMaRa (saisie des données foetopathologiques) - Facturation des examens externes de foetopathologie - Suivi des départs des corps de foetus au crématorium de la Ville de Paris avec information aux maternités - Envoi des photographies des bébés demandés par les parents aux maternités. FORMATION ET EXPÉRIENCE SOUHAITÉES : PRÉ-REQUIS RÈGLEMENTAIRES : - Connaissance de l'environnement médical. - Baccalauréat Science médico-sociale, Baccalauréat spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat. - Expérience antérieure dans le domaine du secrétariat médical SAVOIRS FAIRE : - Renseigner les interlocuteurs ; - Utiliser des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), applicatifs métiers et internet/intranet ; - Filtrer et orienter des appels téléphoniques et demandes internes et externes ; - Définir et gérer des priorités ; - Adapter son comportement et sa pratique professionnelle à la situation ; - Résoudre des situations conflictuelles ; - Prendre rapidement des notes ; - Maîtriser la langue française (syntaxe, orthographe et grammaire). SAVOIRS ÊTRE : - Capacité relationnelle ; - Respect strict de la confidentialité et discrétion ; - Rigueur et sens de l'organisation ; - Adaptabilité ; - Disponibilité ; - Capacité d'anticipation et polyvalence (travail varié avec des acteurs diversifiés) ; - Esprit d'équipe (remplacements, en cas de nécessité, au sein des secrétariats du Service) ; - Ponctualité. PARTICULARITÉS DU POSTE : - Collaboration avec l'équipe médicale - Référent dans un domaine de la vie du service POUR CANDIDATER : MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS