Secrétaire médicale ou Adjoint administratif suppléance PAM/TOUL

Descriptif Le Centre Psychothérapique de Nancy recrute un.e Assistant.e Médico Administrative ou adjoint administratif suppléante à 100% , Pôle de Psychiatrie et de Psychologie clinique de Pont-à-Mousson (G02) et Toul (G06), Département Santé Mentale Justice (DSMJ). Horaires de journées : 9h00-17h00. Missions : 1 : Assurer les remplacements nécessaires (congés, formations et absentéisme) sur l'ensemble des unités afin d'assurer la continuité des secrétariats. Pour se faire il est demandé de : Connaitre la loi concernant les patients en soins sous contraintes, s'assurer du suivi des certificats médicaux et des autorisations de sortie dans les délais législatifs et tenir à jour les registres. Assurer la coordination et la transmission de l'information entre les différents intervenants et partenaires. o Centraliser, planifier les RDV des médecins et/ou psychologues ou autre professionnel du service Participer à la tenue du dossier du patient (guide du dossier informatisé), o Créer les dossiers des nouveaux patients, saisir les venues ambulatoires (CPAGE), o Veiller au recueil de l'activité du service (RIMPSY), Être capable de créer des outils et des supports de travail. Saisir et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, comptes-rendus de réunions, tableaux statistiques,.). Saisir les observations et courriers dictés sur dictaphone ou relecture et mise en forme Participer à différentes réunions cliniques et de fonctionnement, prendre des notes et rédiger les comptes-rendus. Assurer les accueils physiques et téléphoniques, les orienter ou les traiter, prise de messages et restitution aux intervenants. Gérer les réservations de la salle de réunion. Gérer les commandes de fournitures de bureau, de consommables et autres Assurer la rédaction des bons Carl pour diverses demandes de travaux et autres. Se repérer dans l'organisation du Pôle, l'environnement professionnel et la sectorisation. 2 : Gérer l'archivage des dossiers. Hors périodes de suppléance sur les différents services du Pôle, il sera demandé de gérer l'archivage des dossiers sur les différents secrétariats concernés et cela de manière planifiée, en tenant compte du protocole de référence. Particularités du poste : Les lieux d'affectations sur le pôle seront divers en fonction des congés et absences des secrétaires titulaires, néanmoins ceux-ci seront connus à l'avance et anticipés (hormis concernant l'absentéisme impromptu) Compétences nécessaires : Savoir : * Maîtriser l'orthographe, grammaire, terminologie médicale * Maîtriser les outils bureautiques, Intra et Internet ainsi que la messagerie (Outlook) * Maîtriser la prise de notes et sa restitution Compétences relationnelles * Avoir le sens de la communication et de la négociation utile au travail en partenariat * S'inscrire dans une démarche d'équipe, avec dynamisme et solidarité * Entretenir des relations appropriées avec sa hiérarchie (fonctionnelle et organisationnelle) * Faire preuve d'empathie, d'adaptabilité, de tolérance et de réactivité Compétences techniques * Faire preuve d'organisation et savoir prioriser les tâches afférentes au poste * Être à l'aise dans la communication écrite et orale * Être capable de restituer une information fiable * Savoir relayer les demandes * Maitriser l'outil informatique : Word - Excel - Internet - PowerPoint * Avoir une bonne connaissance de l'orthographe et la terminologie médicale * Restitution de lecture de dictaphone fiable Posture professionnelle * Être capable de s'adapter à différentes situations et changements * Faire preuve d'initiative et d'anticipation dans son poste de travail * Faire preuve de disponibilité, de souplesse et d'adaptation * Faire preuve de discrétion et respecter le secret professionnel * Faire preuve de rigueur, de responsabilité et d'autonomie dans l'organisation de son poste de travail en lien avec ses collègues