Secrétaire Médicale en Hématologie Clinique - H/F

Descriptif Descriptif du poste : Secteur d'activité Le Service d'Hématologie comprend 4 Unités Fonctionnelles situées à l'hôpital Robert Debré. - L'unité d'hématologie clinique, comprenant 22 lits d'Hospitalisation conventionnelle (UF 1013), au 5ème étage - Le secteur protégé, comprenant 5 lits de soins intensifs (UF 1014), au 8ème étage - Un secteur de consultations (UF 1015), au niveau 1 - Un hôpital de jour hématologique (UF 1019) au sein de l'Unité de Médecine Ambulatoire Cancérologie Hématologie (UMA-CH), au 2ème étage. Définitions / Abréviations -CIP : chambre implantable-CSS : Cadre supérieur de Santé-EFS : Etablissement Français du Sang-HDJ : Hospitalisation de Jour-IDE / Infirmier (ère) Diplômé (e) d'Etat-IJG : Institut Jean Godinot-UMSP : Unité Mobile de Soins Palliatifs Les missions La secrétaire participe à l'accueil et au secrétariat en service d'Hématologie clinique et au niveau du secteur de consultations. Les activités Assurer le secrétariat du secteur de la consultation : - Accueil physique et téléphonique des patients - Enregistrement de la consultation dans WEB 100T - Programmation d'un nouveau rendez-vous à chaque sortie de consultation - Programmation d'examens en externe (myélogramme, consultation externe, Pet scan) - Récupérer auprès du laboratoire les examens non reçus - Diriger les patients au service des prélèvements avant ou après la consultation si besoin - Scanner les documents non reçus et les insérer dans le dossier informatique « Easily » - Frapper les courriers des consultations. Assurer le secrétariat de l'unité d'hospitalisation d'hématologie clinique : - Accueil physique et téléphonique des patients - Gestion des entrées, mise à jour des coordonnées des patients, préparation et vérification des préadmissions (vérifier avec agenda papier) - Gestion des dossiers des patients à la sortie : courrier de sortie, préparation des documents de sortie, scan des documents non informatisés au sein du dossier informatique, préparation des codages, saisie des PMSI, organisation des rendez-vous - Gestion des rendez-vous : organisation des rendez-vous pour pose de cathéter, CIP, examens radiologiques - Gestion des demandes de premières consultations : inscription sur le registre, lien avec les différents interlocuteurs - Gestion des bilans pré-greffe : prise de rendez-vous, convocation, appel des patients, préparation des dossiers et envoi à l'Hôpital St Louis - Ouverture des courriers et pré-tri des biologies (peut être fait également à la consultation). Caractéristiques du poste -Durée journalière de travail : 7h40-Amplitude horaire : 9h/17h ou 10h/18h, exceptionnellement 9h/18h-La mobilité entre le secteur de consultation et l'unité d'hospitalisation est organisée-Le temps de participation à une réunion en dehors du temps de travail est récupérable. Profil recherché : Niveau d'étude -Formation en secrétariat médical Niveau de compétence -Bonne expérience de base des logiciels de bureautique (Word et Excel) et des logiciels métiers (Easily, Pastel, WEB 100T, PTAH, Archimed). -Expérience exigée en secrétariat médicale Capacités requises -Sens du travail en commun, rigueur, rapidité, ordre (adhérer à une conception de travail collective). Capacité de travail en équipe.-Capacité d'organisation, d'adaptation, d'anticipation, de prise d'initiatives et d'autonomie. -Sens des relations humaines, capacité d'écoute, de communication, de discrétion professionnelle, de confidentialité et respect du secret professionnel.-Capacité à développer et réactualiser ses connaissances.