Secrétaire médical(e) - PEDIATRIE

Descriptif Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE). Ces 2 établissements emploient près de 5 000 hospitaliers et assurent une offre de soins complète (médecine, chirurgie, obstétrique, gériatrie, soins de suite, psychiatrie, soins de longue durée) pour la population du territoire. CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) est l'établissement support du GHT Ile de France Sud. Il assure des missions de proximité et de recours sur le sud Ile de France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d'EHPAD. Il est le siège du SAMU 91. Identification du poste o Fonction et Localisation du Poste - Fonction : Secrétaire médical(e) - Localisation : Poste basé sur le CHSF dans le service de pédiatrie. o Position dans la structure - Rattachement hiérarchique : Directrice des Ressources Humaines et de la Formation Continue Coordinatrice Générale des Secrétariats Médicaux - Liaisons fonctionnelles : Chef de Pôle Cadre de Pôle Chef de Service Cadre de Service Equipe de soins Les différents acteurs et services de l'hôpital et hors institution SECTEUR D'ACTIVITE : Changement d'affectation sur poste : Urgences/Lits Porte et Mise en condition Hospitalisation Conventionnelle Hôpital de Jour Consultations et Bureau des Rendez-vous Chirurgie pédiatrique. o Horaires de travail : - Plage horaire définie sur la base de 37h30/semaine et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF Missions du poste o Missions permanentes : 1. Accueil - Information et orientation des patients, agents et usagers en accueil physique secondaire (après orientation centralisée de l'hôpital) - Accueil téléphonique de second niveau hors rendez-vous (informations, orientation, messages à transmettre) - Accueil des professionnels de santé (visiteurs médicaux, ) 2. Gestion des rendez-vous - Prise de rendez-vous téléphonique avec explications des protocoles si nécessaire - Prise de rendez-vous physique avec explications des protocoles si nécessaire - Gestion des annulations des rendez-vous physiques et téléphoniques 3. Gestion du dossier patient - Demande des dossiers auprès du service des archives et/ou des autres services en fonction du mouvement des hospitalisations journalières - Récupération des dossiers des autres services (hors archives) - Pour tout nouveau dossier, création du DPUP et du formulaire sous USV2 - Traçage informatique de tout dossier via USV2 à chaque changement de lieu (cf. charte d'archivage) - Signalement des modifications d'identité et des demandes de doublons en lien avec la cellule identito-vigilance (Cf. Charte identito-vigilance) - Tri, classement et complétude du dossier patient avant versement aux archives - Classement des examens et courriers dans les dossiers archivés 4. Gestion de documents dactylographiques - Saisie, mise à jour, sauvegarde d'informations (courrier, comptes rendus, tableaux) - Impression et envoi après signature des médecins 5. Autres activités - Suivi médico-administratif (contrôle de la cohérence des données, informations) - Gestion des statistiques - Gestion du planning de staff, réunion de concertation pluridisciplinaire (RCP, ) - Gestion des demandes de renouvellement des diverses prises en charge médicale - Intégration et application de la démarche qualité (confidentialité et sécurité des informations, traçabilité du dossier patient,) - Secrétaire médicale « référente » (informatique, tutorat ) - Organisation de réunions - Gestion des fournitures de bureau pour le secrétariat et les médecins - Tri journalier du courrier - Coordination avec les réseaux et les partenaires externes - Planification des opérations sur le logiciel Opéra o Risques professionnels Cf document unique Particularités de la fonction o Compétences requises - Baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent - Participation aux formations obligatoires et application au quotidien des enseignements apportés par ces formations o Savoir-faire requis - Connaissance du fonctionnement hospitalier public - Connaissance de la terminologie médicale - Maîtrise de l'orthographe et de la grammaire - Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers o Qualités professionnelles requises - Sens de l'organisation, rigueur et autonomie - Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité - Réactivité, esprit d'initiative - Dynamisme, rigueur, disponibilité et curiosité professionnelle - Polyvalence dans les différentes tâches de secrétariat