Secrétaire médicale Chirurgie digestive/urologie

Descriptif LE POSTE Le(a) secrétaire médical(e), dans le service de chirurgie, est un(e) professionnel(le) spécialisé(e) dans la gestion administrative, la planification et l'accueil des patients atteints de pathologies digestives et urologiques. Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. Il (Elle) joue un rôle clé dans la coordination entre les patients, leur famille et l'ensemble des interlocuteurs internes et externes à l'établissement. Définition statutaire Statut : Titulaire/CDI/CDD Catégorie : B / C Organisation du travail : - Poste à temps plein - Amplitude horaire : 8h30/16 h30 9 h00/17 h00 - Repos fixe - Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service. Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui q non q Suppléance (le cas échéant) : Position dans la structure - Relations hiérarchiques - Direction des ressources humaines non médicales et des relations sociales - Cadre de santé de proximité - Cadres de pôle Position dans la structure - Relations fonctionnelles · Partenaires internes : Equipe paramédicale (IDE, AS, ASH, ) Praticiens du service et de l'établissement Point d'accueil et d'encaissement Différents services de l'établissement Services supports (services techniques, DSI, DAM) · Partenaires externes : Médecins généralistes, spécialistes et paramédicaux libéraux, prestataires de service Autres établissements de santé Services de soins externes à l'établissement Missions du service Le service de chirurgie générale digestive-coeliochirurgie et unité de chirurgie urologique et andrologie, a pour mission principale le diagnostic, le traitement, le suivi et la prévention des pathologies : - de l'appareil digestif, - des maladies des reins, des voies urinaires et de l'appareil reproducteur masculin. Il comprend : · L'unité d'hospitalisation complète au rez-de-chaussée du pavillon 8 · L'unité de consultation externe au rez-de-chaussée haut du pavillon 7 Missions spécifiques du poste · Missions principales : Accueil physique et téléphonique Conception, rédaction et mise en forme de documents Gestion médico-administrative (gestion des agendas, des plannings de consultations) et informatique des dossiers patients Gestion, traitement des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...) Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, diffusion, tri et archivage) Polyvalence au sein des différents secrétariats du pôle · Missions spécifiques en lien avec la qualité : Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance Participer à l'amélioration des pratiques professionnelles Participer à des groupes de travail Participer à la rédaction et à l'amélioration des procédures Participer à la mise en place de nouvelles activités · Autres missions spécifiques : Commande de produit inhérent à la fonction (reprographie, fournitures de bureau, cartouches) Former et encadrer stagiaires et nouveaux arrivants. Transmettre ses connaissances Activités · Accueil et prise en charge des usagers : Accueil physique et téléphonique des personnes Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'Identitovigilance Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale Collaboration avec l'équipe médicale et paramédicale · Application de la réglementation relative à la communication des informations médicales : Saisie et mise en forme des comptes rendus Gestion des dossiers médicaux : tenue, préparation, classement, archivage, numérisation Traitement des mails, courriers, dossiers, documents dans son domaine (tri, traitement et numérisation ou diffusion ou archivage) Traitement des demandes de duplication des dossiers patients · Commandes et tenue des stocks des fournitures de bureau · Suppléance en fonction des nécessités de service Risques professionnels - Risques psycho-sociaux : charge mentale importante, stress, conflits relationnels, épuisement professionnel - Risques biologiques : contacts indirects avec des agents infectieux, transmission croisée. - Risques musculosquelettiques (TMS) : posture statique prolongée, gestes répétitifs, ergonomie du poste de travail - Risques liés à l'environnement de travail : chutes, glissades (sols mouillés), nuisances sonores - Risques liés à la confidentialité et à la responsabilité : erreur de saisie, données sensibles PROFIL RECHERCHÉ Compétences (Issues du répertoire des métiers de la FPH) - Savoir-faire : Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.) Procédures du service et vocabulaire professionnel du service Logiciels de bureautique Procédures administratives Techniques de recherche documentaire Traitement des dossiers et saisie de documents Rédaction des comptes rendus et procès-verbaux de réunion Accueil physique et téléphonique du public Gestion de l'information, classement et archivage de documents Planification et suivi - Savoir être : Rigueur et sens de l'organisation Discrétion et respect de la confidentialité Sens du service public et de l'intérêt général Capacité à travailler en équipe Adaptabilité et réactivité Conditions d'accès au poste · Diplôme requis : BAC ST2S BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat · Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée : Connaissance de la bureautique Connaissance de l'environnement médical