Secrétaire médicale

Descriptif Le Centre Hospitalier d'Erstein (CHE) recrute, sur un poste pérenne, un(e) secrétaire médical(e) pour son pôle Périnatalité, Enfance et Adolescence. Le poste est réparti à 50 % sur le CMP de Molsheim et à 50 % sur le CMP de Lingolsheim. Prise de poste prévue dès septembre 2025. Sous la responsabilité du cadre de santé, vous aurez comme missions principales de : Accueillir et renseigner les patients et les familles. Planifier les rendez-vous et les activités de soins de son unité (agenda des consultations, admissions, convocation, etc..). Gérer, saisir et classer les informations relatives au dossier patient. Vos activités principales se déclineront comme suit : Accueil physique et téléphonique des patients et de leur famille Gestion des appels téléphoniques : demande de RDV médicaux pour patients, demande d'hospitalisation par des médecins externes, réorientations vers les services de soins, demande de RDV des familles, . Accueil physique et téléphonique des partenaires et professionnels de santé internes et externes Assure la gestion des situations d'urgences et des consultations non programmées Ouverture de session et création des dossiers patients sur Cariatides au fil de la journée en s'assurant de la complétude des dossiers et du respect des règles d'identitovigilance Préparer les dossiers « papier » des patients Assure la tenue à jour du dossier patient informatisé : - Saisie des observations médicales dans Cariatides - Intégration de documents dans Cariatides Assure le codage dans Cariatides : - Saisie des diagnostics des médecins et assistantes sociales - Saisie des actes Création et mise à jour de l'identité du patient dans PASTEL (identité, adresse, renseignement assuré social, ) Saisie des actes médicaux nécessaires pour la facturation dans le logiciel PASTEL Assurer le suivi, la gestion des délais, la frappe et la mise en signature des certificats Médicaux des patients hospitalisés sous contrainte Assure l'archivage des dossiers patients (vérification de la complétude des dossiers, classement, intégration des arrêtés de maintien/levé en programme de soins, ) Traitement et gestion des demandes d'accès aux dossiers médicaux Assure la gestion des bons de transport Gestion des agendas : - Des médecins (non systématique) - Des professionnels soignants et socio-éducatifs (psychologues, assistants sociaux Réception, tri, traitement et réorientation du courrier Rédiger et mettre en forme des comptes rendus de réunion Frappe, mise en signature et envoi de courriers et documents administratifs (lettre de sortie, diagnostics, jugements de tutelle, observations médicales, certificats médicaux, courriers de suivis de consultation, ) Scanne, plastifie, relie, imprime et photocopie des documents pour la gestion des dossiers patients et sur demande de l'équipe pluridisciplinaire pour d'autres besoins annexes. Recueil des données, relecture et mise en page du rapport annuel d'activité Encadrement, évaluation et suivi des stagiaires administratifs accueillis Assure l'alimentation hebdomadaire du tableau de suivi des délais des demandes de 1ère consultation Assure la coordination des plannings des patients avec les sociétés de VSL (par mail ou téléphone) Compétences demandées : SAVOIR (connaissances) Connaître et appliquer la réglementation en matière de soins sans consentement Connaître et appliquer la réglementation en matière de droits des usagers du système de santé Connaître et appliquer la réglementation relative à la gestion des archives Maîtriser l'organisation et le fonctionnement interne de l'établissement Connaître et appliquer les règles françaises de grammaire, syntaxe et d'orthographe Connaître le vocabulaire médical SAVOIR FAIRE OPERATIONNEL (aptitudes) Gérer des délais, les priorités et les urgences Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir, adapter et utiliser un plan de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous et de visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des courriers, des notes, documents, rapports relevant de son domaine de compétence S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers : Word ; Excell ; Cariatides ; Pastel ; ENNOV) Autonomie dans son travail Capacités d'adaptation concernant les méthodes de travail de chaque médecin, unités de soins, équipe, situation et personnes accueillies Faire preuve de polyvalence et de disponibilité au sein du pôle d'affectation Appliquer correctement le codage des actes Contraintes : Travail sur écran Polyvalence nécessaire au sein du pôle et mobilité intra/extra pour assurer la continuité du service public Interruption fréquente des tâches (appels téléphoniques, accueil des patients/familles, ...) Contact avec public en difficulté (sociale, linguistique, mentale, ) pouvant manifester des comportements et attitudes agressifs Les critères de recrutement sont les suivants : Le candidat devra obligatoirement avoir son diplôme de baccalauréat en secrétariat. Les jeunes diplômés sont acceptés. Rémunération selon statut FPH et profil du candidat. Les candidats répondants aux critères doivent adresser un CV et une lettre de motivation par courriel.