Secrétaire de direction
Descriptif
Diplôme requis :
- Bac + 2 en secrétariat et gestion administrative
Les mission :
- Assurer la prise de rendez-vous et la gestion de l'agenda de direction
- Réceptionner et traiter les appels téléphoniques et/ou messages électroniques
- Traiter les courriers, dossiers et documents dans son domaine (enregistrement, tri,traitement, diffusion et archivage)
- Gestion du secrétariat des instances de l'établissement
- Préparer et assister aux réunions et différentes instances et assurer la rédaction des comptes rendus et délibérations
- Assurer la communication interne et externe
- Relayer si nécessaire les dysfonctionnements ou toutes actions nuisibles au bon fonctionnement de l'établissement
- Tenir le registre des plaintes et réclamations et relayer les informations à la qualiticienne
Savoir-faire :
- Assurer la gestion de l'agenda partagé de la directrice sur les 3 établissements
- Assurer l'accueil téléphonique de la directrice et savoir gérer les situations
- Gérer les instances : préparation, prise de note et élaboration des comptes rendus (CA, CSE et CVS et dialogue social)
- Assurer un lien entre les familles/la direction et les professionnels
- Rédiger les courriers et les notes d'information dans son domaine de compétence
- Gérer les plaintes et les demandes d'accès au dossier
- Identifier les informations communicables aux interlocuteurs en respectant le secret professionnel
- Utiliser les outils bureautiques de communication
- Assurer la communication des 3 établissement : évènements, création de documents, Linestie
- Superviser la facturation des hébergés
Conditions de travail :
- Du lundi au vendredi
- Poste sur l'ensemble des 3 établissements