Gestionnaire Administratif (F./H.) école Transformation Hospitalière (E.T.H.) Projet Alliance

Descriptif Grade Grille de référence ADJ ADM Type de contrat Contractuels acceptés Pourcentage d'activité 100% IDENTIFICATION DU POSTE : -Service / unité / département : Ecole de la Transformation Hospitalière -Site / localisation : CHU de Montpellier, site principal -Quotité de travail : 100% -Catégorie / grade / statut : Adjoint administratif -Type de contrat : CDD POSITIONNEMENT DANS L'ORGANISATION : -Rattachement hiérarchique : Cheffe de projet transformation ETH -Lien fonctionnel : Equipe de l'École de la Transformation Hospitalière ; équipe de la DAM ; équipe de la formation continue, équipe du projet Alliance IA -Encadrement exercé : aucun CONTEXTE ET FINALITÉ DU POSTE : Appuiadministratif au projet de l'école de la transformation hospitalière que ce soit dans la gestion administrative des formations que dans l'appui à l'organisation des process et évènements de la structure. MISSIONS PRINCIPALES : Gestion administrative ETH -Accueil, orientation, conseil et information aux personnes (agents, formateurs et usagers) sur les activités et le fonctionnement de l'ETH -Réception et traitement des appels téléphoniques, des messages électroniques -Appui à l'organisation des campagnes d'inscriptions, et des différents formats proposés au sein de l'ETH (Conférences, ateliers, formations, webinaires) -Secrétariat administratif du Chef de projet et de l'équipe projet ETH Gestion du process de formation ETH -Contrôle de l'application de la réglementation et des règles RH propres à l'établissement dans le domaine de la formation pour les formations ETH -Gestion administrative collective et individuelle des agents inscrits dans une formation du dispositif ETH -Préparation et rédaction de courriers et/ou documents relatifs à son domaine d'activité (fiche de formation, convention, convocation, liste d'émargement) -Renseignement et suivi de bases de données RH, tableaux de bord et autres tableaux de suivi pouvant inclure des données financières -Suivi administratif et financier des actions de formation réalisées et/ou à réaliser (Plan de formation, sous-commission CSE, suivi des enveloppes) -Préparation et mise en oeuvre des procédures liées à la gestion des actions de formation de l'ETH -Réalisation de bilans d'activité, suivi des indicateurs (nombre d'apprenants, suivi des cohortes) -Traitement des questionnaires de satisfaction (QR Code, sphinx ou archivage papier) Vente de formation : -Contribution à la vente de formation : enregistrement des actions de formation dans FORMEISFC -Commande et ouverture des sessions de formation -Organisation : réservation de salle, matériels, préparation des sacs de goodies, réservation pour la restauration (traiteur CHU utilisation d'intranet ; si autre traiteur regarder le marché CHU ou réservation auprès d'un restaurateur) -Suivi : diffusion, inscription, contrôle et envoi des conventions, envoi des convocations de formation, émargement, suivi de l'absentéisme, gestion annulation et/ou report -Suivi du bilan financier dans tableaux de bord -Veille au respect des normes qualités Qualiopi (mise à disposition des pré /post-test, questionnaire de satisfaction, remise du pack formateur interne) -Opérations comptables : envoi des conventions de formation, paiement des formateurs internes et/ou intervenants externes (M-RH), et paiement des heures dans EVP (Elément Variable de Paie -Excel) pour les intervenants externes, élaboration des titres de recettes pour facturation aux Etablissements extérieurs (PASTEL), remise du bordereau à la régie 44 de l'IFMS. CONDITIONS D'EXERCICE ET CONTRAINTES PARTICULIÈRES : -Amplitude horaire : 7h30 dans la fourchette 8h 18h -Repos : samedi-dimanche -Télétravail : Télétravail possible après six mois, selon les exigences du projet