Chargé(e) de mission affaires générales

Descriptif A pourvoir des que possible Le Centre Hospitalier du Bois Petit est un établissement public de santé à taille humaine, engagé dans une prise en charge de qualité des patients et résidents et dans une dynamique de développement de ses projets et partenariats sur le territoire. Dans le cadre d'une réorganisation de la fonction d'appui à la direction, l'établissement recrute un(e) professionnel(le) polyvalent(e) pour renforcer la coordination administrative et institutionnelle ainsi que le pilotage transversal. ________________________________________ Finalité du poste Sous l'autorité directe de la Direction, vous assurez un rôle clé d'appui transversal. Vous contribuez à la bonne organisation des instances, au suivi des relations avec les usagers et partenaires, au soutien opérationnel de la direction et à la coordination du pilotage institutionnel. Vous intervenez en interface avec l'ensemble des services, les partenaires extérieurs et les acteurs institutionnels. ________________________________________ Missions principales 1. Coordination des instances Organisation logistique et administrative des instances (convocations, ordres du jour, préparation des dossiers) Rédaction et diffusion des comptes rendus Suivi des décisions et des plans d'actions issus des instances 2. Gestion des plaintes, réclamations et relations avec les usagers Suivi administratif des plaintes et réclamations Préparation des éléments de réponse pour la direction Suivi des délais et traçabilité des dossiers Lien avec la Commission des Usagers 3. Suivi des conventions et partenariats Recensement et mise à jour des conventions Suivi des échéances (renouvellements, bilans) Appui à la formalisation et au suivi de nouveaux partenariats 4. Appui au pilotage de l'établissement a) Suivi des plans d'actions institutionnels Appui à la structuration et au suivi des plans d'actions (projet d'établissement, démarches qualité, projets transversaux) Mise à jour des outils de suivi Relances des pilotes d'actions et consolidation des états d'avancement Préparation de supports de suivi pour la direction et les instances b) Coordination des enquêtes et remontées institutionnelles Recensement et planification des enquêtes et demandes institutionnelles adressées à l'établissement Coordination de la collecte des données auprès des services concernés Suivi des échéances et contrôle de la complétude des réponses Centralisation et transmission des éléments à la direction avant envoi c) Coordination des appels à projets Veille et repérage des appels à projets en lien avec les orientations de l'établissement Appui à la décision d'opportunité (calendrier, faisabilité administrative) Coordination de la production des éléments nécessaires aux dossiers de réponse Suivi des échéances, des dépôts et de la traçabilité des candidatures Appui au suivi administratif des projets retenus 5. Assistanat de direction et appui à la communication Gestion d'agenda, organisation de réunions Préparation de dossiers, notes et supports pour la direction Appui à la coordination de projets transversaux et soutiens ponctuel aux équipes administratives Contribution à la communication institutionnelle : o Mise en forme de documents de présentation, notes d'information, supports internes o Appui à la structuration et à la diffusion de documents à destination des professionnels ou partenaires 6. Mission spécifique Assistance administrative du CLIC : suivi des dossiers, organisation des réunions, appui à la coordination des acteurs (présence sur site une fois par semaine) ________________________________________ Profil recherché Formation / expérience Formation en gestion administrative, gestion des organisations sanitaires ou médico-sociales, ou équivalent Une expérience en appui au pilotage, en coordination ou en gestion de projets est un atout Compétences Très bonnes capacités rédactionnelles et de synthèse Sens de l'organisation et gestion des priorités Capacité à suivre plusieurs dossiers en parallèle et à respecter des échéances Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité Maîtrise des outils bureautiques (tableaux de suivi, reporting, mise en forme de documents) Qualités attendues Rigueur et fiabilité Esprit d'initiative et sens des responsabilités Capacité d'analyse et prise de recul Créativité et sens de l'innovation dans les méthodes de travail Capacité à proposer des améliorations organisationnelles Curiosité professionnelle et appétence pour les projets nouveaux Aisance relationnelle et capacité à travailler en transversalité Sens du service public