Assistante de Direction Générale

Descriptif CDD de remplacement IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE Exigibles : Grade : Catégorie B, adjoint des cadres hospitaliers Forfait jour Poste rattaché à la Cheffe de l'établissement Travail en lien étroit avec l'équipe de Direction et la Présidente de CME Travail au sein d'une équipe de 4 agents (Secrétaire DRH, DS et responsable communication) MISSIONS DETAILLEES 1. Organisation et suivi des instances Coordination des agendas en vue de la planification annuelle des instances et ajustements nécessaires en cours d'année Préparation des dossiers nécessaires aux réunions et rendez-vous Rédaction des comptes rendus et/ou procès-verbaux d'instances Préparation des instances (Directoire et Conseil de Surveillance) Mise en forme et envoi des convocations, ordres du jour et des documents dans les délais règlementaires Pv 2. Gestion administrative et organisationnelle Tenue de l'agenda de la cheffe d'établissement Réservation des salles et organisation des visioconférences Gestion logistique des réunions (équipements, installation, supports) Organisation des déplacements professionnels de l'équipe de Direction Planification des gardes de Direction et préparation des documents utiles à la garde Participation à la gestion administrative des conventions Etablissement et mis à jour des délégations de signature Coordination des secrétariats Direction Générale, Direction des Ressources Humaines et Direction des soins : organisation de la continuité de service, participation aux recrutements, gestion des congés Réception courrier Classement et archivage des documents 3. Accueil et communication Accueil physique et téléphonique Réception des appels, transmission des informations Interface et lien permanent entre les interlocuteurs internes et externes de la Directions Générale EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS Bonne connaissance du système de santé et de l'organisation d'un établissement public de santé Disponibilité en fonction des instances et réunions sur l'amplitude 8h 18h Utilisation quotidienne des outils bureautiques et logiciels institutionnels Activité nécessitant discrétion et confidentialité Maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, messagerie, outils collaboratifs) Maîtrise de la gestion du temps et de l'organisation Capacités rédactionnelles avancées CAPACITES REQUISES Capacité à exercer en autonomie tout en rendant compte de son activité Sens du travail en équipe Esprit d'initiative, de positivité et force de proposition Rigueur, fiabilité et discrétion professionnelle Sens du dialogue, diplomatie et aisance relationnelle Sens de l'organisation et aptitude à gérer des tâches multiples et des priorités AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE Sous l'autorité hiérarchique de la Directrice générale d'Etablissement