Assistante de direction - Cabinet DG F/H
Descriptif
Missions au sein de la Direction générale
Rattaché(e) à la Direction générale, vous contribuez au bon fonctionnement administratif et organisationnel du cabinet, en assurant notamment :
· La gestion et le suivi du courrier entrant via Post-Office (tri, analyse, enregistrement, diffusion, classement et traçabilité).
· Aide à la gestion des agendas et organisations de réunions, d'évènements, de déplacements des directeurs de projets membres de la Direction générale
· Mise en forme de documents administratifs (courriers, notes)
· La gestion documentaire et l'archivage électronique
· Contribution à la continuité de service au sein de l'équipe d'assistanat (polyvalence et entraide)
Mission en collaboration avec l'assistante du Conseil de surveillance de l'AP-HP
· La gestion administrative des commandes (fournitures, prestations, gerbes commémoratives)
· L'appui à l'organisation d'événements institutionnels, notamment les commémorations
COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
Capacités rédactionnelles
Capacités organisationnelles
Bonne maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
CONNAISSANCES ASSOCIEES
- Bonne connaissance de l'AP-HP et du fonctionnement du siège
- Pratique de l'agenda partagé Outlook
- Connaissance de l'utilisation des divers modes de visioconférence
- Grande connaissance de l'organisation et du fonctionnement des hôpitaux et du Siège
PRE-REQUIS
Avoir assuré des fonctions de secrétariat de direction
QUALITES REQUISES
- Sens des responsabilités et de la confidentialité,
- Rigueur et méthode dans l'organisation du travail,
- Fortes qualités relationnelles,
- Polyvalence,
- Réactivité
POUR CANDIDATER :
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