Assistant/e médico-administrative

Descriptif Description du poste PRÉSENTATION DE L'ÉTABLISSEMENT L'hôpital public psychiatrique dessert 33 communes (sur 40) du département de la Seine-Saint Denis qui compte 1 655 422 habitants avec une forte croissance démographique de plus de 1% par an. Les équipes proposent une offre de soins complète et diversifiée pour les patients souffrant de troubles psychiatriques ou psychiques : urgences, ambulatoire, hospitalisation, consultations spécialisées, plateau somatique, centres experts, remédiation cognitive et réhabilitation psycho sociale. En France, les services publics de psychiatrie sont organisés par « secteurs » c'est à dire des zones géographiques correspondant à des bassins de population d'environ 70 000 habitants. L'établissement couvre 15 secteurs de psychiatrie adulte et 3 secteurs de psychiatrie de l'enfant et de l'adolescent. En 2022, Ville-Évrard a pris en charge 29 106 patients. Ses unités d'hospitalisation temps complet sont réparties sur cinq sites : Neuilly-sur-Marne, Aubervilliers, Bondy, Saint Denis et Montreuil. L'EPSVE dispose également d'un centre de recherche clinique et de deux instituts de formation (infirmier et cadre de santé). PRÉSENTATION LE POLE PEA 93I05 : Le pôle de Psychiatrie de l'Enfant et de l'Adolescent 93I05 recouvre le 5ème secteur PEA de la Seine-Saint-Denis qui dessert la population 0-18 ans des 13 communes du Sud-Est du 93 (Bondy, Clichy-sous-Bois, Coubron, Gagny, Gournay-sur-Marne, Le Raincy, Les Pavillons sous-bois, Montfermeil, Neuilly Plaisance, Neuilly-sur-Marne, Noisy-le-Grand, Rosny-sous-Bois, Villemomble) soit près de 110 000 enfants. Organisé en 4 services et 22 Dispositifs de soins : Service Médico-Psychologique Enfants Nord 93I05 : 4 centres médico-psychologiques (CMP) et 3 d'accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) de Bondy, Montfermeil, Rosny-sous-Bois, et Villemomble. Service Médico-Psychologique Enfants Sud 93I05 : 2 centres médico-psychologiques (CMP) et 2 d'accueil thérapeutique à temps partiel (CATTP) de Neuilly-Plaisance et de Noisy-le-Grand. Service des Troubles du Développement 93I05 : L'hôpital de jour les Hirondelles, pour les troubles du spectre de l'autisme (Neuilly-sur-Marne) et L'UNIDEP : Centre Diagnostique Départemental des Troubles du Spectre de l'Autisme (Bondy) ; Service Parcours Adolescents et Liaison 93I05 : 2 unités de pédopsychiatrie de liaison, au sein des des CHI Le Raincy-Montfermeil et CHU Jean Verdier (AP-HP). L'UFITAA, unité inter-hospitalière départementale pour la prise en charge des TCA avec le service de Jean Verdier (Bondy). L'Unité d'Accueil Crise Adolescents au sein de Jean Verdier (Bondy). Le CMP/ CATTP Adolescents de Bondy. L'UMPPB, unité de psychiatrie périnatale intervenant au CHI Le Raincy-Montfermeil Le Centre Salvador, Centre départemental d'Appui et de Ressource aux familles concernées par la pédopsychiatrie (Bondy) L'EMICSS, équipe mobile d'intervention en milieu scolaire (Neuilly-sur-Marne) Assistante du chef de pôle : Hadamou SIDIBE - [email protected] Médecin chef du pôle: Dr Noël POMMEPUY IDENTIFICATION DU POSTE POSITION DANS LA STRUCTURE Autorité hiérarchique dans le pôle : Chef de Pôle Au niveau institutionnel : Directeur de l'EPS Ville Evrard Direction des Ressources Humaines Autorité fonctionnelle : Chef de pôle Les praticiens hospitaliers RUF Cadre supérieur de pôle Interne au pôle : Equipe pluriprofessionnelle des différentes UF du pôle Externe au pôle : Direction Des Soins, DRH, Formation Professionnelle, Médecine du travail, Pharmacie, Cellule hygiène, CLUD, CLAN, Service des spécialités médicales, Instituts de formations, pôles support Externe à l'établissement : écoles, partenaires médico-sociaux, familles, partenaires extérieures DESCRIPTION SYNTHÉTIQUE DU POSTE : ETP 100% 38h/semaine du lundi au mercredi de 9h à 17h du jeudi au vendredi de 9h à 16h repos hebdomadaire : samedi et dimanche Congés annuels et RTT pris obligatoirement pendant les congés scolaires de la zone C en fonction des nécessités de service Participation aux permanences secrétaires du service en jours et horaires ouvrés. MISSIONS et COMPETENCES REQUISES Missions générales : Ressources Humaines : Personnel non médical : Gestion cartes up des agents du pôle Archivage des dossiers des agents du pôle (liaison avec l'encadrement pour classer les agents paramédicaux) Gestion du tableau de bord des effectifs Suivi des mouvements / recrutements / carrières Suivi du tableau des numérotations des postes Rédaction des profils de poste Suivi du planning du personnel (Assistantes sociales, psychologues, secrétaires) sur Agiletime Suivi du plan de formation Accueil des nouveaux professionnels Accompagnement dans la procédure d'embauche : contact RH et médecine du travail, information aux cadres, RUF, Chefs de service et AMA du service Suivi des tableaux de service et affectation auprès du bureau des carrières et du SIH. Modification des entêtes et plaquettes des UF Organisation et planification des formations des nouveaux arrivants et des stagiaires psychologues et AMA aux logiciels VE, procédures (découverte de l'environnement professionnel, informations générales, logiciels) Personnel médical : Archivage des dossiers Suivi des congés Suivi des tableaux de service Suivi des formations Internes : accueil, gestion des congés, tableaux de service Programmation et suivi des réunions médicales de secteur et staff EPP Suivi des permanences médicales et des AMA du pôle Suivi de la valise de permanences (planification des permanences, suivi du tableau des fermetures des structures du pôle, procédure de permanence) - Finances : Suivi des dépenses des crédits délégués Suivi du budget de formation (PNM + PM) Suivi du budget travaux - Activités : Suivi des diagnostics manquants Suivi de l'activité Appui aux AMA du pôle pour le codage Lien avec le DIM et DPME pour les demandes diverses - Qualité : Suivi du tableau des FEI Programmation des réunions cellule qualité Suivi du PAQSS Programmation des RMM/CREX Diffusion des outils qualité et des documents Suivi des demandes de dossiers médicaux, des réclamations et satisfactions des usagers (DQRJU) Référente Cortexte - Informations / Communication : Circuit courriers agents en lien avec la DRH Circuit courriers des patients Information et tenue du Sharepoint du pôle Centralisation de l'identité visuelle et mise à jour des documents en lien avec la DCOM Appui au GOSSE Participation aux séminaires institutionnels - Travaux : Suivi du tableau des travaux - Recherche : Suivi des projets - Chef de pôle Clinique : Gestion et suivi des préadmissions de l'HDJ et rédaction des comptes-rendus Programmation des consultations (commande interprètes si besoin) - Appui au pilotage : Suivi des projets Suivi des conventions Suivi des référents des projets et des groupes de travail Bureau de pôle - Secrétariat : Archivages des dossiers médicaux Gestion du planning du Chef de Pôle Tri des emails du Chef de Pôle Démarche administrative / stockage du serveur commun / classement Elaboration des plannings prévisionnels des AMA du pôle Tutorat des AMA et des stagiaires AMA Recensement des besoins en formation des AMA Représentant des AMA du pôle Accompagnement des AMA du pôle Réalisation des permanences téléphoniques avec les autres AMA du pôle pendant les vacances scolaires Qualifications Diplômes : Baccalauréat ST2S ou Science médico-social Concours AMA. Connaissances approfondies : Maitrise des outils bureautique (Word Excel Powerpoint Outlook) et de communication (internet/intranet) Maitrise des logiciels métiers (Webmédical, Agiletime, Cortexte, Cpage, Microsoft 365 dont Sharepoint) _ Connaissances détaillées _: Connaissance de l'établissement Ville-Evrard Expertise secrétariat médical Savoirs faire : Vocabulaire Médical Connaissance de la structure et de son fonctionnement Recevoir et transmettre les informations S'adapter aux évolutions des outils bureautiques et de communication Communiquer en respectant la cofidentialité Qualité rédactionnelle Savoirs être : Travail en coordination et liaison avec les différents membres de l'équipe institutionnelle Savoir organiser son travail et gérer les priorités Capacité d'analyse et réactivité Dynamisme ; Rigueur S'impliquer dans le travail en réseau Capacité d'adaptation à des situations et personnes en difficultés Aptitude d'écoute Ponctualité Type d'emploi : Temps plein, CDI Rémunération : 1836,20 à 2500,77 par mois Avantages : Crèche d'entreprise Prise en charge du transport quotidien Réductions tarifaires Restaurant d'entreprise RTT Horaires : Du lundi au vendredi Période de travail de 8 Heures Repos le week-end Travail en journée Langue: Anglais (Optionnel) Lieu du poste : En présentiel Date de début prévue : 01/10/2025