Assistant.e de Direction DIEF - Externe
Descriptif
Gestion administrative pour le Coordonnateur du DIEF
o Coordination des agendas : points réguliers, anticipation, fiabilité des informations,
propositions de solutions en cas de conflits d'agenda, information des partenaires, organisation
de rendez-vous/entretiens.
o Traitement, priorisation et orientation des appels et messages téléphoniques.
o Traitement et priorisation du courrier et suivi de la correspondance.
o Gestion des déplacements, ordres de mission et réservations, et suivi des états de frais.
o Gestion de la planification des évaluations annuelles et transmission des demandes de congés
de l'équipe de coordination au coordinateur général du DIEF.
o Gestion de la boîte mail générique du DIEF Direction et orientation des demandes.
o Proposition d'évolution de l'arborescence des documents informatiques en lien avec les
directeurs de filière, le responsable qualité /services supports, le responsable des secrétariats
et le responsable de communication interne et externe. (équipe de direction du DIEF)
o Coordination et orientation des parapheurs en fonction du travail institutionnel sur le circuit
de signature interne et sur les délégations de signature en vigueur
Gestion des dossiers spécifiques en lien avec le CGS
o Orientation des demandes administratives vers les interlocuteurs concernés.
o Intervention d'appui sur les dossiers à risque contentieux.
o Recueil, production et traitement des informations statistiques de coordination (cohortes,
enquêtes).
o Coordination du recueil des données pour la réalisation du rapport d'activités et mise en forme
institutionnelle en lien avec les directeurs et/ou coordonnateurs.
o Contribution à la mise en forme institutionnelle des dossiers d'agrément et d'autorisation des
instituts et écoles.
o Organisation et actualisation des outils administratifs selon les besoins de coordination
(organigrammes, annuaire DIEF, synthèse des alternances)
Appui à la gestion managériale du DIEF en lien avec la CGS
o Agent de reliance entre les tutelles, les interlocuteurs externes et le coordonnateur général
o Gestion des ordres de missions de l'équipe du DIEF et archivage
o Préparation de l'accueil des nouveaux arrivants avec les directeurs et/ou coordonnateurs des
écoles et instituts (habilitations, matériels, cartes, bureau)
o Gestion et suivi du tableau de synthèse du présentéisme de l'équipe de direction du DIEF
(télétravail, congés, repos) et reports sur le logiciel de GTT du CHU sous contrôle du CGS
o Organisation de l'accueil des élèves directeurs avec la coordonnatrice des soins du DIEF et la
coordination générale des soins du CHU.
Cadre de Gestion
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Gestion administrative pour le Cadre supérieur de santé coordinateur de l'IFSI et directeur
délégué de l'institut des puériculteurs
o Programmation des réunions pour l'IFSI et l'IFP : agendas, invitations des participants,
réservation des salles, préparation des supports et diffusion de compte rendus validés,
o Gestion de l'agenda de la cadre supérieure de santé et intégration priorisée des demandes de
la CGS du DIEF
o Aide bureautique diverse : construction et mise en forme de documents utiles à la coordination
des filières et à l'organisation de l'activité du cadre supérieur
o Gestion du tableau de synthèse du présentéisme et des congés prévisionnels des formateurs :
suivi régulier de l'outil et sauvegarde, reports sur le logiciel de GTT du CHU sous contrôle du
cadre supérieur, mise à jour des plannings réalisés au regard des demandes validées par le
cadre supérieur.
Participation institutionnelle à la coordination et à la qualité du DIEF en lien avec le CGS
Gestion logistique et système d'information
o Gestion des habilitations et des droits pour l'ensemble du DIEF (arborescence, logiciels etc.)
selon les décisions en équipe de coordination
o Contribution à la mise à disposition du matériel nécessaire à la prise de poste
o Intervention en appui pour l'organisation de l'arborescence informatique interne
o Fonction d'administrateur des progiciels de scolarité en lien avec la référente du DIEF
Réunions, instances et secrétariat
o Préparation et organisation des instances (hors instances pédagogiques) et des réunions de
coordination du DIEF.
o Rédaction des comptes rendus, rapports et décisions.
o Participation aux réunions institutionnelles internes et externes selon l'ordre du jour.
Qualité, sécurité et amélioration continue
o Classement et suivi de l'archivage des documents papier et numériques, incluant durées de
conservation de son périmètre
o Contribution à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes du DIEF sur son
périmètre
o Veille réglementaire dans son champ d'action.