Assistant de direction à la DSAP F/H
Descriptif
Poste en CDD 6 mois
Missions générales :
- Assister le directeur des soins de l'hôpital Paul Brousse dans l'organisation quotidienne du travail
- Contribuer au bon déroulement des activités du service en assurant des fonctions d'assistance technique.
Missions spécifiques :
- Accueil du public, ainsi que du personnel soignant de l'hôpital
- Fournir une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Gestion de l'agenda du Directeur des Soins
- Organisation des rendez-vous, planification des réunions de direction, de service
- Suivi des effectifs en lien avec le CSS des DMU et Responsable RH de la direction des soins
- Gestion appels téléphoniques et courrier
- Constitution, suivi administratifs des dossiers de recrutement
- Classement et archivages de documents numérisés et papier
- Frappe
- Élaboration de supports de communication, mise en forme et valorisation
- Prise en charge des aspects logistiques pour l'organisation des réunions de la DSAP site ou GHU.
- Contribution à l'organisation de prestations d'accueil pour des publics hospitaliers
Particularités du poste :
- Gestion des stocks de fournitures de bureau
Participation à la continuité du secrétariat entre assistant DSAP et assistant direction de site
- Mise en oeuvre de la gestion documentaire
- Missions ponctuelles, après formation, de remplacement des assistantes du SICS
- Conception de supports de communication de la direction des soins
PRÉ-REQUIS
Formations et/ou qualifications requises :
- Maîtrise des outils informatiques
- Savoir gérer un agenda
- Classer des documents
- Prendre des notes, mettre en forme des documents
- Faire des synthèses
- Préparer des dossiers
EXPÉRIENCE REQUISE
- Expérience de secrétariat de direction
COMPÉTENCES REQUISES
Connaissances particulières :
- Bonne connaissance en orthographe et français
- Formation à l'accueil et secrétariat
- Connaissance et utilisation maîtrisée des logiciels Word, Excel et Power Point, méthode de classement
- Capacité à se former aux outils et logiciels métier : Gestime, Smax, SAP, Saphir, logiciel de gestion des salles, etc
Qualités professionnelles requises :
- Sens des relations humaines
- Discrétion
- Secret professionnel
- Sens des responsabilités
- Sens de l'organisation
- Capacité à prendre des initiatives
- Savoir prioriser les activités et gérer l'urgence
- Créativité
- Rigueur
- Dynamisme
- Disponibilité
POUR CANDIDATER :
MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS