Adjointe Administrative Secretariat Direction Des Soins

Descriptif Le Centre Hospitalier Intercommunal de Brignoles-Le Luc recherche, pour le secrétariat de la Direction des soins, un(e) adjoint(e) administratif(ve). Temps plein - poste vacant DEFINITION DU POSTE Assurer la gestion administrative et logistique pour la Direction des Soins, incluant notamment la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques. Organiser et coordonner les réunions, gérer les agendas, et soutenir les activités de gestion des ressources humaines et de gestion des commandes. POSITIONNEMENT DU POSTE 1. Liaisons hiérarchiques Directeur Général Coordonnatrice Générale des activités de Soins Infirmiers, Rééducation et Médico-techniques, Directrice adjointe à la Directrice des Soins Cadres de pôle, cadres de santé 2. Liaisons fonctionnelles internes et externes Equipe de cadres supérieurs de santé Equipe de cadres de santé Corps médical Services logistiques Services des ressources humaines Services de formation Directeur Qualité Gestion des Risques, Service « Qualité » Centres de formation 3. Horaires de travail, gardes et astreintes Présence de 9h-17h du lundi au vendredi ACTIVITES DU POSTE 1. Gestion Administrative et Organisationnelle Gestion des agendas (rendez-vous, réunions, congés de la Direction des Soins). Gestion des appels téléphoniques et des courriers (mails, courriers postaux). Organisation, planification et préparation des réunions, groupes de travail et comités de pilotage : réservation des locaux, convocations, envois d'ODJ et CR. Classement et archivage des documents : gestion des dossiers partagés. Rédaction et mise en forme de courriers, notes, CR de réunions et rapports. Gestion du tableau de suivi des congés, absences et remplacements des CSS et CS. Gestion des astreintes cadres : élaboration/mise à jour du tour de garde, préparation des documents pour l'astreinte. Organisation des réunions telle que la CSIRMT local : ODJ, convocations, CR, préparation et participation aux élections 2. Support à la Gestion des Ressources Humaines Aide au suivi des mouvements RH PNM au sein du GHC : affectations PPH, réintégrations, agents CMS, mobilités intra et recrutement externe. Aide au suivi des moyens de suppléance. Aide au suivi des agents en CMS. Gestion CVthéque et suivi des entretiens de recrutements - Suivi des stages 3. Gestion des Commandes et Fournitures Installation du matériel informatique pour réunions. Gestion des impressions de documents, photocopies, commandes diverses (quick dei, etc.). 4. Communication et Coordination Interne Mise à jour et diffusion de l'annuaire et de l'organigramme de la Direction des Soins. Liaison entre la Direction des Soins et les partenaires internes et externes. Diffusion des informations institutionnelles et des comptes-rendus de réunions. 5. Participation et Organisation des Événements Internes et externes Soutien à l'organisation et participation à tous événements de la direction des soins type journée d'accueil nouveaux arrivants, forum de l'emploi, séminaires. Participation aux événements qualité : certification, audit 6. Participation à l'Amélioration de la Qualité des Soins et SSE en lien avec CSS et CGS et CQS Participation aux audits internes et aux projets d'amélioration continue. Référente plan blanc secrétariats : participation au COPIL plan blanc et exercices, veille de l'opérationnalité et mise à jour de la cellule de crise. Mise à jour de l'affichage réglementaire en unité de soins. Diffusion des informations sur les mises à jour de la GED. Gestion de la diffusion des procédures et protocoles médicaux. COMPETENCES ET QUALITES REQUISES 1. Connaissances requises (savoirs) Accueil téléphonique Bureautique Classement et archivage Communication/relations interpersonnelles Organisation et fonctionnement interne de l'établissement Secrétariat Maitrise logiciel informatique : excel, word, ppt 2. Compétences requises (savoir-faire) Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, de visites Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer en face-à-face auprès d'une ou plusieurs personnes Travailler en équipe/en réseau Utiliser les outils bureautique/Technologie d'Information et de Communication (TIC) - Elaborer et suivre des tableaux de bord Qualités professionnelles attendues (savoir-être) Discrétion absolue, Proactivité et autonomie Esprit d'initiative Sens de l'organisation Capacité à travailler en équipe Capacité à gérer les priorités Capacité à rendre compte PARTICULARITES DU POSTE ET LIEN AVEC DOCUMENT UNIQUE (Risques spécifiques, tenue spécifique, etc) Travail sur écran Gestion du stress et agressivité PRE-REQUIS A LA TENUE DU POSTE (dans le cadre d'un recrutement) 1. Diplômes, pré-requis et qualifications indispensables Diplôme secrétariat ou équivalent Niveau BAC souhaité 2. Diplômes, pré-requis et qualifications souhaitées Expérience professionnelle en gestion administrative ou domaine secrétariat idéalement dans le secteur hospitalier 3. Correspondance statutaire éventuelle ou obligatoire Assistante médico-administrative