Adjoint Administratif Vigilans Centre Repondant H/F

Descriptif Descriptif du poste : Le CH Charles perrens recherche dès que possible un/e Adjoint/e Administratif/ve pour son unité VIGILANS - Centre répondant en CDD de 6 mois à temps plein. Missions générales du poste : · S'immerger auprès de l'équipe de VigilanS afin de saisir les spécificités de l'activité nécessaires à une reprise appropriée des données structurées · Organiser la bonne reprise des données dans le nouveau logiciel dédié aux patients pour VigilanS · Organiser les activités de traitement et de transmission de l'information Apporter un support à l'activité de secrétariat du Centre si besoin Missions spécifiques du poste : · Reprise des données Participer à la construction d'une méthodologie de reprise des données adaptée au logiciel, sous supervision de l'encadrement Mettre en forme les données conformément aux bonnes pratiques de saisie Vérifier la complétude des données et saisir si besoin les informations manquantes · Gestion administrative Traitement des courriers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage) Transmissions des courriers pour demande de réponse ou d'information, au sein du service ou en externe, après validation par le médecin responsable ou selon les procédures définies au sein du secteur Préparation des dossiers, formalisation et reproduction de documents · Accueil Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques ou électroniques Accueil physique des autres publics (journalistes, politiques, professionnels, équipes d'autres Centres VigilanS de France, partenaires, etc.) Accueil des nouveaux membres de l'équipe Profil recherché : Diplôme et/ou qualification : · Baccalauréat Sciences Médico-Sociales apprécié · Niveau Bac dans l'assistanat, le secrétariat, le médico-social souhaité · Expérience dans le domaine administratif souhaitée · Connaissances du secteur sanitaire, social, médico-social appréciées Connaissances : Principaux logiciels (Suite Microsoft Office et Open Office, Hôpital Manager) Bureautique, intranet/internet Dactylographie Connaissances du vocabulaire médical Connaissances juridiques : réglementation, droit des patients Savoir-faire : · Savoir se situer dans le respect de la confidentialité et du secret professionnel · Savoir communiquer et coopérer avec l'ensemble des acteurs de l'équipe de VigilanS, du Pôle PUMA et de la Mission Nationale d'Appui VigilanS · Avoir des capacités d'organisation et d'anticipation · Savoir travailler en collaboration avec les différents interlocuteurs · Savoir rendre compte et manifester ses besoins · Être en capacité de présenter le service. Savoir être : · Faire preuve de dynamisme et de réactivité · Sens des responsabilités · Savoir travailler avec des données de santé sensibles · Aptitudes à la communication avec les patients, les familles, le personnel soignant · Capacité au travail en collaboration · Capacité à intervenir auprès d'une équipe pluridisciplinaire Spécificités du poste : · Type de contrat : CDD à temps plein 6 mois, durée évolutive selon les besoins · Poste basé sur le Centre Hospitalier Charles Perrens, au sein des locaux hébergeant le 3114 et VigilanS · Horaires en journée du lundi au vendredi · Temps partiel envisageable