Adjoint administratif Finances

Descriptif IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE Exigibles : Catégorie C Adjoint administrative CDD de 3 mois renouvelable Temps plein: 39h horaires fixes (ex: 8 h30 16 h30 du lundi au vendredi + RC 1 semaine sur 2) MISSIONS Gestion des recettes diverses, des commandes et factures de la direction des services numériques et suivi du recouvrement EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS Outils informatiques : MIPIH MAGH 2 et PASTEL, CHORUS PRO, HELIOS, GLPI et la suite Office PRINCIPALES ACTIVITES Missions principales : o Gestion des recettes diverses, des commandes et factures de la direction des services numériques et suivi du recouvrement o Facturation et suivi des recettes diverses (tableaux de bords, lien avec la trésorerie) et opérations budgétaires de clôture d'exercice (produits constatés d'avance, produits à recevoir,.), o Gestion des dépenses de la direction des services numériques pour l'investissement (classe 2) et l'exploitation (classe 6) en lien avec le Directeur de la DSN et l'AAH : bons de commandes, liquidation des factures; suivi des dépenses informatiques par compte budgétaire et par fournisseur, opérations budgétaires de clôture, préparation du budget IN en lien avec l'AAH et le DSN, o Fiches d'inventaire des immobilisations informatiques en lien avec la DSN. o Suivi mensuel du recouvrement des titres de recettes en RAR en début de mois à partir du fichier envoyé par la trésorerie. Actions pour l'aide au recouvrement sur chaque titre à réaliser mensuellement. o Suivi de la classe 2 de l'établissement en lien avec l'AAH avec les réalisations de sorties/réaffectations de fiche o Diverses missions ponctuelles pour la direction o Mise à jour régulière des procédures relevant de son domaine o Polyvalence du poste « Dépenses et mandatement » (Gestion du mandatement : mandatement de l'ensemble des factures de l'établissement, mandatement de la paye, des prêts, création fournisseurs, dématérialisation, chorus Pro, tableaux de suivi, liquidations du service financier (H611), vérification facture comme les factures mensuelles du labo, traitement des relances, clôture d'exercice) o Mandatement de la paie et réalisation des étapes post-mandatement : dès le premier envoi en lien avec la DRH, en passant par le contrôle des comptes limitatifs fait par l'AAH après saisir du suivi budgétaire, jusqu'au mandatement et réalisation des étapes post mandatement titres de recettes, CGOS,) en l'absence de l'adjoint administratif dépenses et mandatement o Tenue du fichier de suivi de trésorerie en lien avec l'AAH pour le lettrage des mandats et la saisie des écritures Hélios journalières en l'absence de l'adjoint administratif dépenses et mandatement CAPACITES REQUISES Diplômé gestion administrative et comptable avez une bonne maîtrise des outils bureautiques en particulier d'Excel. Des connaissances en comptabilité et en suivi budgétaire sont appréciées. AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE Relations hiérarchiques : est placé sous l'autorité de l'AAH Relations fonctionnelles : Agents administratifs, DSN Les partenaires extérieurs (Trésorerie, Fournisseurs, Créanciers) Les prestataires informatiques (Numihfrance)