Adjoint administratif au Bloc Opératoire

Descriptif Missions générales : La secrétaire du bloc opératoire contribue au bon fonctionnement du bloc opératoire, en assurant, en priorité, des activités centrées sur le recueil et l'enregistrement des informations essentielles à la coordination du tableau opératoire et au pilotage de l'organisation. Pour réaliser sa mission, la secrétaire du bloc opératoire collabore étroitement avec l'équipe d'encadrement, les personnels médicaux et para médicaux. Missions spécifiques : Accueil bloc opératoire et activités de liaison Accueille et oriente les visiteurs à l'entrée du bloc : délégués médicaux, parent accompagnant, agents des services techniques, tout autre collaborateur externe au bloc opératoire Réalise l'accueil téléphonique et oriente selon les demandes : interface pharmacie, économat, ou autre demande. Collabore avec les secrétariats médicaux Communique les ordres de passage des patients de chirurgie ambulatoire au service (avant 13h30) après validation de l'ordonnancement de l'activité opératoire ambulatoire par le régulateur du programme opératoire Communique les ordres de passage des patients aux autres secteurs d'hospitalisation et aux brancardiers en cours d'après-midi via l'outil dédié. Vision du programme opératoire Discerne les informations relatives au tableau opératoire sur l'outil informatisé de programmation et alerte si besoin Edite le tableau d'occupation hebdomadaire des vacations pour la réunion hebdomadaire de la cellule de programmation (jeudi midi) Participe à la réunion hebdomadaire de programmation avec les membres de la cellule, réalise le compte-rendu et le diffuse au bloc opératoire et aux opérateurs par mail après validation de l'encadrement Diffuse le tableau opératoire hebdomadaire au : bloc, pharmacie, stérilisation, réanimation USC, le tableau opératoire hebdomadaire par services d'hospitalisation aux secteurs concernés Edite le tableau opératoire quotidien après validation de l'encadrement (ajouts au programme, ordonnancement définitif, répartition des ressources humaines définie par l'encadrement) et affichage - diffusion pour SSPI Reçoit les informations du régulateur du programme opératoire pour toute urgence à intégrer au tableau opératoire, et à minima : Nom Prénom, intitulé et horaire de l'intervention pour mise à jour des informations sur Evoluance en vue du codage médical Enregistrement des données d'activités du bloc opératoire et d'endoscopie Recueille et enregistre les données sur l'outil informatique spécifique pour l'élaboration des indicateurs d'activité et d'organisation du bloc opératoire et de l'anesthésie Contrôle leur cohérence et apporte les correctifs nécessaires après concertation avec les acteurs concernés Contribution au codage des activités médicales Enregistre et actualise le passage des patients opérés dans l'outil informatique Evoluance pour codage médical ultérieur Relève la liste des patients non codés mensuellement pour transmission au DIM et aux chirurgiens Gestion et suivi des commandes d'ancillaires Prend contact avec les laboratoires pour réserver les ancillaires selon la prescription des chirurgiens lors de l'enregistrement de l'intervention Réalise une fiche hebdomadaire « Arrivées-départs prothèses » et la transmet vers la pharmacie (document consultable dans le fichier partagé) Assure le suivi téléphonique des commandes Prend contact avec les délégués des laboratoires pour convenir de leur présence au bloc et assure un retour de l'information sur le tableau opératoire après validation de l'ordonnancement par la cellule de programmation Réceptionne les ancillaires et implants : vérifie le nombre de colis et émarge le bon de livraison du magasin général (conservé avec les colis), transmet l'information de livraison à l'IBODE d'horaire C qui enregistre les arrivées et départs quotidien sur un document hebdomadaire Activités de secrétariat Assure la rédaction des comptes-rendus des réunions de la cellule de programmation et du conseil de bloc Transmet les comptes-rendus des réunions de conseil de bloc au président du conseil de bloc et à l'encadrement du bloc pour validation avant diffusion affichage au bloc opératoire Assure l'archivage des fiches d'écologie (document de la stérilisation) Assure l'archivage des commandes d'ancillaires, implants et dispositifs médicaux implantables pour transmission à la pharmacie (2X/jour et 3X le vendredi) Assure la transmission quotidienne des commandes à la pharmacie, assure un suivi téléphonique de leur avancement Réalise la frappe des courriers internes au bloc opératoire (Conseil de Bloc Opératoire, Cellule de programmation, chef de bloc) Réalise l'interface avec le vaguemestre et les équipes du bloc pour la gestion du courrier (2X/jour) Réalise les trames de présence des effectifs (programme journalier et permanence des soins avec une trame présente dans le fichier partagé) Assiste les équipes de bloc pour la rédaction et la mise en page de leurs outils de gestion matériels, de leurs procédures ou protocoles Assure la commande collective de papeterie mensuelle Participe à la formation des secrétaires amenées à la remplacer durant ses absences (présentation des tâches journalières) Vaccination Hépatite B obligatoire