Un poste de Secrétaire de Direction

Descriptif Le CHI - EPSM de l'Oise recrute au Secrétariat de la Direction de la Coordination Générale des Soins. Grade Adjoint Administratif Hospitalier/Assistante médico-administrative Identification du poste Secrétaire de la Coordination Générale des Soins Liaisons hiérarchiques Coordinatrice Générale des Soins Coordinatrice des Soins Adjointe/ Coordinatrice des Activités Socio Educatives Principales liaisons fonctionnelles Direction Générale Directions Fonctionnelles Cadres Assistants de Pôles Cadres de santé et cadres socio éducatifs Missions principales Assurer le secrétariat de la CGS Assurer le secrétariat du cadre supérieur socio-éducatif chargée de la coordination des activités socio-éducatives en l'absence de la secrétaire titulaire du poste Assurer le secrétariat du Comité de Passage à l'âge adulte Activités prioritaires - Organiser pour la CGS et la CASE la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et le suivi des dossiers : classement et archivage des dossiers physiques et informatiques création d'outils - Organiser la gestion logistique (gestion des agendas, anticipation des déplacements professionnels, organisation de réunions) - Transmettre les informations utiles à la continuité du service - Prise de notes et élaboration de comptes rendus - Suivi des recrutements et des demandes de changements d'affectation (décisions et mise à jour tableau des mouvements) - Assurer le suivi des demandes de stage (Elaboration attestation de confidentialité et diffusion dans les différents pôles) - Suivi des demandes de stages découvertes - Organiser les demandes et le suivi des promotions professionnelles - Elaboration de note de service et note d'information - Transmission des astreintes IDE MAS et cadres EPSM de l'Oise CGS Fiche de poste - T2N0-1-2 Compétences et aptitudes requises - Avoir le sens de l'accueil - Etre organisée - Savoir s'adapter aux situations et au contexte - Avoir le sens des priorités - Savoir travailler en équipe - Faire preuve d'esprit d'initiatives - Faire preuve de discrétion - Respecter le secret professionnel - Etre à l'écoute - Etre disponible - Faire force de propositions - Pouvoir assurer les tâches prioritaires de sa collègue en son absence Savoir-Faire - Adapter les modalités de transmissions au directeur des soins en fonction du degré d'importance des situations - Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics - Utiliser le plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire - Élaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez vous, de visites - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence - S'exprimer en face -à - face auprès d'une ou plusieurs personnes - Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau - Utiliser les outils bureautiques / Technologie d'Information et de Communication (TIC) Temps de travail - Ouverture du secrétariat du Lundi au vendredi de 9h00 à 17h - Horaires de travail de 8h30 16h30 ou 9h00 17h00 avec 30 mn de pause méridienne - Repos fixe Samedi et Dimanche - Le cas échéant, repos de temps partiel variable sur la semaine et réparti en fonction des nécessités de service