Secretaire Medical(e) Referent(e) Secretariats Medicaux Service Radiologie Et Pass

Descriptif Le Centre Hospitalier Intercommunal de Brignoles-Le Luc recherche, pour son service radiologie et Pass, un(e) secrétaire médical(e), référent(e) secrétariats médicaux. Poste vacant. temps plein. Prise de poste : dès que possible. DEFINITION DU POSTE Assurer une activité médico-administrative transversale au sein de l'établissement : - 40 % au sein du service d'imagerie médicale, en renfort ou remplacement des secrétaires pendant leurs absences ; - 40 % en appui du cadre des secrétariats médicaux, pour la coordination, le suivi et la gestion administrative des secrétariats ; - 20 % au sein de la PASS (Permanence d'Accès aux Soins de Santé) pour la saisie et le suivi des données d'activité. L'agent contribue à la continuité et à la qualité du fonctionnement des secrétariats médicaux et à la fluidité du parcours patient. POSITIONNEMENT DU POSTE 1. Liaisons hiérarchiques Cadre des secrétariats médicaux / Directeur Adjoint chargé de la Stratégie des Affaires Financières, Médicales, Numériques et des Projets Ségur / Directeur du Centre Hospitalier 2. Liaisons fonctionnelles internes et externes Liaisons fonctionnelles internes et externes : - Chefs de pôle, cadres de santé, médecins et secrétariats médicaux des différents services - Service d'imagerie, PASS, services de soins, direction des soins, service social - Services administratifs (bureau des entrées, archives, informatique, qualité) 3. Horaires de travail - Du lundi au vendredi - Horaires variables selon le planning : 8h-16h / 9h-17h / 10h-18h - Cycle hebdomadaire de 37h30 (ou proratisé selon le taux d'activité) ACTIVITES DU POSTE Activités principales 1. Activités en imagerie médicale (40 %) : Accueil physique et téléphonique des patients (externes et hospitalisés) Planification des examens d'imagerie (radiographie, échographie, scanner) Constitution et archivage des dossiers patients Gestion et diffusion des comptes rendus via EI, Telediag, Médimail Coordination avec manipulateurs, brancardiers et médecins Participation à la continuité du service (public et libéral) 2. Activités d'assistance au cadre des secrétariats médicaux (40 %) : Saisie, contrôle et mise à jour des plannings, congés et RTT Soutien à la planification et au suivi des absences et remplacements Participation à la coordination médico-administrative Accueil et encadrement des stagiaires Contribution à la gestion documentaire et à la continuité du fonctionnement des secrétariats 3. Activités au sein de la PASS (20 %) : Recensement et traitement des fiches de renseignements patients transmises par le service social Élaboration, suivi et mise à jour des statistiques d'activité de la PASS Classement, archivage et transmission des données COMPETENCES ET QUALITES REQUISES 1. Connaissances requises (savoirs) cription Niveau de connaissance Bureautique : > Utilisation des outils bureautiques déployés au sein du système d'information du Centre Hospitalier : Pastel (mouvement), Orbis, Terminal des Urgences (TU), TSMUR, Pharma, ROR SSR, Open office texte et tableur, Internet, messagerie électronique, ... Communication : bonne élocution, écouter et dialoguer avec les usagers Droit des usagers du système de santé Organisation et fonctionnement interne de l'établissement > Connaissance du service > Connaissance de l'organisation de la prise en charge du patient Réglementation des archives > Règles de fonctionnement du service des archives centralisées du Centre Hospitalier Secrétariat > Normes rédactionnelles > Méthodes de classement et d'archivage > Règles de fonctionnement du dossier patient du Centre Hospitalier > Vocabulaire médical : terminologie médicale 2. Compétences requises (savoir-faire) 1. Connaissances requises (savoirs) : - Gestion administrative et médico-administrative hospitalière - Organisation et fonctionnement interne de l'établissement et connaissance de l'institution - Droit de la santé et réglementation relative au dossier patient - Communication et relation patient / professionnel - Terminologie médicale - Bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook) et des logiciels métiers (ORBIS, IPLAN, QDOC, PASTEL) 2. Compétences requises (savoir-faire) : - Planifier et organiser les activités selon les priorités et contraintes du service - Saisir, classer, archiver et restituer les données patientes en respectant la confidentialité - Utiliser efficacement les logiciels de gestion et outils bureautiques - Identifier et résoudre les situations urgentes ou conflictuelles - Travailler en équipe pluridisciplinaire et en réseau - Accueillir, informer et orienter le public avec professionnalisme 3. Qualités professionnelles attendues (savoir-être) : - Empathie et sens de l'écoute - Discrétion, confidentialité et respect du secret médical - Adaptabilité et polyvalence - Sens du service public et de la communication - Bonne connaissance de l'institution et du fonctionnement hospitalier - Esprit d'équipe et autonomie - Capacité d'organisation, de priorisation et de gestion du stress - Qualité du contact humain et bonne expression orale et écrite PARTICULARITES DU POSTE ET LIEN AVEC DOCUMENT UNIQUE (risques spécifiques, tenue spécifique, etc) Gestion du stress et des situations d'urgence Activité sur plusieurs unités et logiciels Polyvalence et mobilité entre sites possible selon les besoins du service PRE-REQUIS A LA TENUE DU POSTE (dans le cadre d'un recrutement) 1. Diplômes, pré-requis et qualifications indispensables - Diplôme de secrétaire médical exigé - Expérience en secrétariat médical - Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers 2. Diplômes, prérequis et qualifications souhaitées BAC science médico-sociale 3. Correspondance statutaire éventuelle ou obligatoire Assistant médico-administratif (Décret 2011-661 du 14 juin 2011 portant dispositions statutaires communes à divers corps de fonctionnaires de la catégorie B de la fonction publique hospitalière) ; Adjoint administratif (Décret 2016-1704 du 12 décembre 2016 portant statut particulier des corps des personnels administratifs de la catégorie C de la fonction publique hospitalière)