Secrétaire médical(e) Centre Pénitentiaire Fleury-Mérogis

Descriptif Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) et le Centre Hospitalier d'Arpajon (CHA) sont en direction commune depuis janvier 2020 et font partie du GHT Ile de France Sud, avec le CH Sud Essonne (CHSE). Ces 2 établissements emploient près de 5 000 hospitaliers et assurent une offre de soins complète (médecine, chirurgie, obstétrique, gériatrie, soins de suite, psychiatrie, soins de longue durée) pour la population du territoire. CENTRE HOSPITALIER SUD FRANCILIEN Le Centre Hospitalier Sud Francilien (CHSF) est l'établissement support du GHT Ile de France Sud. Il assure des missions de proximité et de recours sur le sud Ile de France, dans une quarantaine de spécialités dont trois à caractère hospitalo-universitaire. Il comprend 1 041 lits et places dont 522 lits en médecine, 106 lits en chirurgie, 84 lits en obstétrique, 173 lits en psychiatrie, 72 lits en soins de suite et de réadaptation et 84 places d'EHPAD. Il est le siège du SAMU 91. CENTRE HOSPITALIER D'ARPAJON Le CH d'Arpajon est composé de 210 lits de MCO (73 lits de médecine, 38 lits de chirurgie, 8 lits de surveillance continue, 27 lits de gynécologie-obstétrique, 15 lits de pédiatrie-néonatalogie, 49 lits de SSR, 8 lits de soins palliatifs), 47 lits d'USLD et 120 places d'EHPAD ainsi qu'une structure d'accueil de jour Alzheimer. Plusieurs projets architecturaux sont actuellement en cours pour moderniser les infrastructures et développer l'activité du centre hospitalier et des EHPAD. Identification du poste o Fonction et Localisation du Poste - Service : UCSA / CSAPA / SMPR - Fonction : Secrétaire médical(e) - Grade : Adjoint Administratif CDD de 2 mois - Localisation : Poste basé au Centre pénitentiaire de Fleury-Mérogis Position dans la structure - Rattachement hiérarchique : Directeur du CHSF Directrice des ressources humaines Responsable des secrétariats médicaux de Fleury-Mérogis - Liaisons fonctionnelles : Chef de Pôle Cadre de pôle Chefs de Service Cadres de Santé Médecins Personnels de l'administration pénitentiaire o Temps de travail : Plage horaire hebdomadaire définie sur la base de 37h30 et conformément à la charte du temps de travail en vigueur au CHSF. - Particularités du poste : Exercice en milieu pénitentiaire. Missions du poste o Missions permanentes du poste 1. Accueil : - Accueil téléphonique de second nveau : informations, orientations, messages à transmettre. - Accueil et orientation des professionnels de santé (médecin expert...) - Accueil et orientation des professionnels pénitentiaires (gradés, officiers, Directeurs) - Accueil de toutes personnes en interne ou en externe concernées par les prestations délivrées à l'Unité Sanitaire) 2. Gestion des rendez-vous : - Création/fermeture/modification/report des agendas de consultations - Programmation des 1ers rendez-vous en odontologie - Gestion en lien avec les secrétaires de l'Ucsa Centrale des consultations spécialisées et/ou hospitalisations en milieu civil programmées. - Articulation des rendez-vous de consultations médicales en lien avec les agents pénitentiaires affectés à l'Unité de Soins - Gestion du dossier patient - Pour tout nouvel arrivant création d'un dossier ou demande auprès du secrétariat du dernier bâtiment d'affection le dossier patient archivé. - Récupération de dossier antérieur auprès d'autres unités sanitaires en milieu pénitentiaire (USMP). - Traçage informatique de tout dossier via USV2 à chaque changement de lieu (mutation inter-tripale, libération, transfert inter-établissement) - Signalement des modifications d'identités et des demandes de doublons en lien avec la référente mouvements, IDCU, admissions du CHSF - Classement des examens et courriers dans les dossiers patients. - Tri et classement des dossiers patients avant archivage sur site. - Préparation du dossier de sortie des patients en lien avec le médecin traitant (résultats d'examens, ordonnances, courriers, certificats ) 3. Gestion de documents dactylographiques : - Saisie, mise à jour, sauvegarde d'informations (courrier, compte-rendu, tableaux...) - Impression et envoi des courriers, compte-rendu et certificats après signature des médecins. - Relance des médecins et internes pour la dictée des courriers de demandes de consultations spécialisées et suivi du codage (thésaurus, CORA). 4. Autres activités : - Gestion des statistiques - Coordination entre les professionnels de santé et pénitentiaires dans le cadre des réunions interservices. - Gestion du planning d'occupation des bureaux de consultations de l'Unité Sanitaire. - Gestion des fournitures de bureau et des commandes de reprographie pour le secrétariat, les médecins et les personnels soignants. - Tri quotidien du courrier - Coordination avec les réseaux et les partenaires externes notamment dans le cadre de la préparation à la sortie. - Edition des étiquettes des arrivants - Préparation des dossiers patients pour les consultations médicales (UCSA, CSAPA, SMPR) - Préparation des dossiers patients pour les consultations spécialisées à l'Ucsa Centrale et en milieu civil o Missions spécifiques - Gestion et transmission à l'Administration Pénitentiaire des documents indispensables à l'organisation des extractions médicales. - Gestion et transmission aux personnels soignants concernés des signalements de patients réalisés par les partenaires justice, des avocats ou des magistrats (Agents de détentions, conseillés d'insertion et de probation, éducateur PJJ, avocats, magistrats...) o Risques professionnels - Liés au travail sur écran et/ou à l'environnement de travail - Risques musculo-squelettiques (manipulation des dossiers ) - Liés à l'exercice en milieu pénitentiaire o Prévention des risques professionnels - Respecter les conseils de la médecine du travail pour améliorer ses conditions de travail Particularités de la fonction o Compétences requises - Baccalauréat ST2S ou diplôme équivalent - Maitrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique - Maitrise du vocabulaire médical et orthographe - Respect du secret professionnel et de la confidentialité des informations judiciaires et/ou sensibles sur le plan sécuritaire. - Intégration et application de la démarche qualité (confidentialité et sécurité des informations, traçabilité du dossier patient) o Connaissances particulières - Maitrise de l'outil informatique et des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook, Référence - Respect des règles de sécurités pénitentiaires - Connaissance des procédures incendies générales et particulières applicable au site de Fleury-Mérogis - Connaitre et respecter les interdictions applicables à toute personne en contact avec la population pénale o Qualités professionnelles - Capacités relationnelle, organisationnelle et d'adaptation aux changements - Disponibilité, discrétion, rigueur et ponctualité. - Esprit d'initiative et sens du travail en équipe - Présentation soignée, adaptée au contexte pénitentiaire. - Polyvalence : capacité à assurer l'ensemble des missions de tous les secrétariats du site.