Secretaire Ifsi

Descriptif FICHE DE POSTE Référence informatique n° : RHIFSI_SECR_001 Diplôme ou niveau requis Bac +2 dans le domaine administratif et/ou grade adjoint administratif Positionnement dans l'organigramme Autorités hiérarchiques : N+1 Directeur de l'IFSI Liaisons fonctionnelles : Directeur IFSI IFAS IFAP Cadres de Santé formateurs Equipe administrative et logistique de l'institut Cadres de santé du Centre Hospitalier de Vichy et des établissements partenaires Service Paie - Pôle Ressources Humaines Service financier du Centre Hospitalier de Vichy Etablissements de santé du territoire France Travail / OPCO / Transition Pro Présentation de l'unité Mission du service : Planifier et piloter les activités et les moyens permettant d'assurer la gestion administrative des formations. Localisation : Bâtiment 17 du Centre Hospitalier Jacques LACARIN de Vichy Constitution de l'équipe : 1 directeur 20 formateurs 3 secrétaires 1 documentaliste 3 agents des services hospitaliers Conditions d'exercices et particularités du poste Travail en journée du lundi au vendredi Horaires en journée (à préciser selon les modalités d'organisation du service) Déplacements ponctuels (permis B obligatoire) Technologies utilisées Outils informatiques et logiciels spécifiques : BL Scolarité, Microsoft Office (Maitrise importantes de Word et Excel), Internet Missions principales Organisation des stages o Suivi opérationnel des activités (prospection, saisie des stages, suivi des conventions, envoi des courriers aux terrains de stage) o Paiement des indemnités de stage et des frais de déplacement des étudiants o Mise à jour des différents listings (structures d'accueil stages, ARS, Conseil Régional, partenaires, ) et coordonnées (mail, téléphone, adresse, ) Gestion des actions de formation continue dispensées par l'institut Prospection pour le versement de la taxe d'apprentissage Gestion de l'assiduité des étudiants Gestion des accidents de travail des étudiants Gestion des réservations de salles de l'Institut Gestion de l'accueil des stagiaires cadres Frais déplacement des personnels IFSI IFAS IFAP Gestion contrats vacataires en lien avec les formateurs Création et/ou actualisation et mise en uvre de procédures Coordination avec les interlocuteurs internes et externes Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations Accueil physique et téléphonique Commande fournitures bureau Activités complémentaires et/ou transversales Lien avec le Répertoire des compétences : H45S30 - Secrétaire