Secretaire (H/F) Medecine Physique Et Readaptation Hdj Programmation Patients

Descriptif emps de travail : 50 % Mi-temps Statut : CDD de 3 mois renouvelable / CDI si titulaire Grade : Assistant médico administratif / AA Intitulé du poste : Secrétaire de la Médecine Physique et Réadaptation Lieu de travail 1 rue Cabanis 75014 PARIS Horaires et Organisation du travail Lundi : 13h à 16h30 Mardi : 13h à 16h30 Mercredi : 09h à 16h00 Jeudi : 9h à 12h30 Repos Hebdomadaires samedi et dimanche et jours fériés Spécificités liées à la fonction : Pause de 30 min pour le déjeuner Poste à pourvoir à compter du : Dès que possible PRESENTATION DU POLE Le pôle Neuro Sainte-Anne a développé une offre de soins de proximité et de recours pour l'ensemble des pathologies des maladies du système nerveux. Il se compose de 9 services regroupant un total de 130 lits et places. Le pôle Neuro Sainte-Anne est composé des services suivants - Un service hospitalo-universitaire de neurologie - Un service hospitalo-universitaire de neurochirurgie - Un service hospitalo-universitaire de neuro-anesthésie-réanimation - Un service de Soins Médicaux de Réadaptation - Un service de stomatologie et chirurgie maxillo-faciale - Un service hospitalo-universitaire de neuropathologie - Un service hospitalo-universitaire de neurophysiologie - Un service hospitalo-universitaire d'imagerie diagnostique et interventionnelle - Un service hospitalo-universitaire de neurologie mémoire et langage Les équipes accueillent les urgences de neurologie vasculaire, neurochirurgie et neuroradiologie. POSITION DANS LA STRUCTURE Liaisons hiérarchiques : - Cadre administratif de pôle - Coordinatrice des secrétariats médicaux Liaisons fonctionnelles : - AMA des services du pôle - Equipe pluridisciplinaire du MPR - Cadre de santé MPR, Rééducation - Equipes médicales et soignantes des services de soins PRESENTATION DU SERVICE ET DE L'EQUIPE Le service de Médecine Physique et de Réadaptation (MPR) est spécialisé dans la rééducation des affections du système nerveux. Notre service propose des soins médicaux, de rééducation et de réadaptation pour des patients atteints d'une maladie neurologique aiguë ou chronique. Nous recevons des patients en rééducation après un séjour dans un service de médecine aiguë (neurologie, neurochirurgie, réanimation) pour la rééducation initiale, mais également pour des évaluations et traitements au cours de leur parcours de soin. Nos médecins spécialisés en médecine physique et de réadaptation et l'équipe pluridisciplinaire, en concertation avec le patient, élaborent les projets de soins personnalisés des patients. Le service dispose de : - 8 lits d'HC - 8 places d'HDJ - 4 lits de SRPR MISSIONS du POSTE Définition de la fonction : Secrétaire de coordination HDJ programmation patients La secrétaire d'organisation de l'HDJ, doit permettre d'optimiser l'organisation des hospitalisations de jour. Elle doit recueillir et traiter les informations nécessaires à la programmation des patients afin d'organiser un parcours le plus fluide possible de l'entrée à la sortie du patient. Cette gestion comporte le lien avec le dossier administratif ainsi que les examens et rendez-vous dont peut bénéficier le patient au cours de son hospitalisation. ACTIVITES PERMANENTES Réceptionner et planifier les demandes d'HDJ : - Evaluation de la priorité et des disponibilités de programme - Contacter le patient ou service d'hospitalisation pour disponibilités, contraintes et mode de transport - Récupération des documents nécessaires - Choix d'une date d'entrée grâce aux disponibilités définies par le tableau Excel - Envoi convocation au patient Programmer les consultations demandées Gestion du planning Doctolib - Retirer les patients sortis - Changement de programme éventuellement en fonction des remarques en staff et besoin des thérapeutes/patients - Adaptations des plannings en fonction des conges/formations des rééducateurs et/ou des RDV/contraintes des patients pour optimiser l'activité du service - Transcrire sur le DPI, le planning Doctolib finalisé chaque semaine Gérer le staff HDJ du mardi - Recensement des problématiques thérapeutique de la semaine - Prise de notes - Suivi des demandes émises pendant le staff FORMATIONS, DIPLOMES ET/OU QUALIFICATIONS REQUISES - Expérience indispensable en informatique Word, Excel, Powerpoint, Outlook - Diplôme de secrétaire souhaité - Expérience en programmation SAVOIR FAIRE - Prises d'initiatives - Travailler avec rigueur et méthode - Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel - Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures - Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports relatifs à son domaine de compétences. - Bon contact social - Utiliser les outils bureautiques /technologies d'information et de communication SAVOIR ETRE - Esprit d'équipe et de service - Capacité d'organisation - Capacité à se questionner et à évaluer ses pratiques, - Capacité à actualiser ses connaissances et ses compétences. - Capacité à s'adapter aux changements - Assiduité, rigueur professionnelle. - Maîtrise de soi, disponibilité, ponctualité, dynamisme, sens des initiatives. - Conscience professionnelle et discrétion. - Facultés de communication et d'adaptation - bon sens relationnel - aimer le travail en équipe - faculté d'intégration rapide avec l'équipe existante OBLIGATIONS PROFESSIONNELLES - Obligation de se conformer aux dispositions prévues par le règlement intérieur de l'établissement, - Obligation de servir : exercice personnel et exclusif des fonctions, - Obligations à l'égard de l'administration : discrétion professionnelle, moralité et dignité, réserve et neutralité. - Obligations à l'égard des tiers : impartialité et probité, secret professionnel. RISQUE PROFESSIONNELS LIES AU POSTE Développement de troubles musculo-squelettiques (TMS) par non-respect ou méconnaissance des manutentions, gestes ou postures