Secrétaire de direction

Descriptif Définition : Organiser pour un responsable hiérarchique et / ou pour une équipe la réception, le traitement et la circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers. Organiser la gestion logistique (déplacements professionnels, organisation de réunions, gestion des agendas..). Pré requis (diplôme ou expérience) : Niveau 4 (Bac) Bac pro secrétariat ou spécialité « gestion-administration » ou connaissance des techniques de secrétariat et de la bureautique Nom du service : Direction Technique Informatique Achat / Direction Stratégie, Coopérations, Recherche, Innovation et Développement Durable - UF : 5117 / 5137 Mission et objectif généraux du service : Directions fonctionnelles / Direction chargée de la mise en uvre de la politique budgétaire de l'établissement Capacités d'accueil : 802 lits et places installés au 01/12/2025 Localisation : bâtiment Croix des Gardes 1er étage Horaires de travail : Poste à 35 heures par semaine en temps plein. Horaires : 8h30-12h00 / 12h30-16h00 Contraintes (astreintes, ) : Bureau partagé. 2 secrétaires se remplacent pendant les congés et absences. Spécificités communes aux 2 directions : Accueil des personnes Organisation de réunions, visites, conférences, événements, commissions spécialisées Prise de notes, frappe et mise en forme des documents du service relevant de tous les domaines et de tous les acteurs (gestionnaires, acheteurs, directions) Prise de rendez-vous / gestion des agendas (directeurs et cadres, salles de réunions, parc automobile) Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques Reproduction et diffusion de documents, de dossiers Traitement des courriers, notes d'informations, décisions, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage) Mise à jour des sites intranet Gestion des archives (organisation du stockage et gestion des demandes de destructions auprès des archives départementales en lien avec la responsable des archives médicales) Gestion des stocks de produits, de matériels, dans son domaine (saisie, suivi, contrôle, relance commandes) Spécificités DTIA : Gestion des contraventions Magh2 Prodige : Identification et distribution des factures issues de Chorus non prises en charge Magh2 : Aide à la gestion des dossiers de la régie d'avance en lien avec le régisseur Magh2 : Gestion de certains bons de commandes ponctuels Magh2 : Gestion des relances fournisseurs Gestion des chambres à l'internat (organisation et montage dossier administratif d'entrée-sortie des internes deux fois par an en mai et novembre) Spécificités DSCRIDD Accompagnement à la mise en place d'évènements ponctuels dans le développement durable L'ensemble des agents sera à évaluer sur les 3 aptitudes suivantes : capacité d'adaptation, capacité à travailler en équipe, comportement adapté dans ses relations avec autrui. Risques liés au travail sur écran : troubles musculo-squelettiques, mal de dos, stress, fatigue visuelle. Risques psycho-sociaux : stress et agression. Principales liaisons transversales internes et externes : Personnel de l'établissement pour l'accueil et la transmission d'informations Autorités déconcentrées pour l'accueil, la transmission de données et la demande d'informations Usagers et fournisseurs pour transmission d'information Expériences professionnelles souhaitées Une expérience professionnelle en secrétariat est souhaitée, en complément du diplôme Formations complémentaires souhaitées Parcours formatif institutionnel obligatoire : Incendie Gestes qui sauvent Sensibilisation RPS