ASSISTANTE ADMINISTRATIVE- CDD 1 mois - 100% - Direction des Relations avec les Usagers

Descriptif L'ÉTABLISSEMENT : Fondé en 1886 et membre du Groupement Hospitalier Brocéliande Atlantique, l 'Etablissement Public de Santé Mentale Morbihan a pour mission les soins en psychiatrie pour enfants, adolescents et adultes. Il regroupe des structures sanitaires et médico-sociales de consultations, soins et hébergement réparties sur le territoire de santé n°4. Ces structures sont regroupées par pôles. Les pôles de Psychiatrie Adulte regroupent différents intersecteurs (urgences,addictologie, gérontopsychiatrie et réhabilitation psychosociale). Au titre du secteur médico-social (personnes âgées et handicaps psychiques), l'EPSM gère : la Résidence Arc-en-Ciel EHPAD / USLD / UHR (98 résidents) deux Maisons d'Accueil Spécialisé, à Sarzeau et à la Chapelle-Caro deux Foyers d'Accueil Médicalisé, à Monterblanc et à Bignan La prise en charge des urgences psychiatriques est réalisée à partir d'une Unité Médico-Psychologique au sein du Service des Urgences du Centre Hospitalier Bretagne Atlantique. L'EPSM comptabilise une file active totale d'environ 17 972 patients (données 2024) dont 15 032 adultes et 3 049 enfants. L'établissement a une capacité totale d'accueil de 262 lits en hospitalisation complète, 307 places en Hôpital de Jour et 7 places d'accueil de jour MAS-FAM. (données au 01/01/2025). L'établissement dispose pour cela d'un budget de 88 millions d'euros et d'un effectif de 1 400 professionnels dont 50 praticiens hospitaliers et contractuels. LE POSTE : L'EPSM-Morbihan de Saint-Avé recrute un(e) assistant(e) administratif (ive) à la Direction des Relations avec les Usagers pour un CDD de 1 mois. Missions permanentes : Accueil des personnes (patients, familles, usagers et tout public) Réception et traitement des appels téléphoniques, messages électroniques et messages en provenance du site internet Tenue des agendas du directeur, de l'attachée d'administration hospitalière et de la coordinatrice des assistantes sociales Programmation de réunions, visites, entretiens Traitement du courrier Rédaction des notes d'information, notes de service et courriers relatifs à son domaine de compétence Traitement des demandes de communication des dossiers médicaux Traitement des plaintes et réclamations Secrétariat de la Commission Des Usagers, du Comité de Lutte contre les Infections Nosocomiales, du Comité de Lutte contre la Douleur, du Comité d'Application des Règles relatives au Respect des Libertés Individuelles, de l'Espace de Réflexion Ethique, de la Commission Logement santé mentale (invitations, prises de notes en séance, rédaction des comptes - rendus et diffusion) Mise à jour des documents supports liés à l'organisation des ASS : document pour les partenaires, documents internes, liste des n° professionnels, commandes d'agendas, fiches de poste Création et alimentation de la page intranet pour le collège ASS et offre soins usagers Saisie d'ordres de mission liés aux transports des patients Distribution et gestion des livrets d'accueil des patients et des familles et questionnaires de sortie Enregistrement des congés des agents de sa direction Classement et archivage Missions complémentaires : Remplacement de la gestionnaire « isolement contention » en cas d'absence et aide Aide au service des Soins Sans Consentement, notamment en cas d'absence d'un gestionnaire Missions ponctuelles : Tenue du dossier de demandes de fonds de solidarité Suivi des demandes de soins dentaires Suivi des fiches toxiques et objets dangereux Bons de transport pour Belle-Île, Houat, Hoëdic Commande et réception des fournitures de bureau Organisation et logistique (déplacements professionnels, réservations de salles, etc...) Organisation des Points d'Accès au Droit Gestion administrative de la Maison Des Usagers et lien avec les associations Organisation de la mise en place de procurations pour les patients lors d'élections Organisation des permanences de la Commission Des Usagers Poste à 100 % (37H30 semaine) Horaires variables du lundi au vendredi, en lien avec le référentiel du temps de travail Pour tous renseignements concernant ce poste, merci de vous adresser à M. Fabien LATINIER, Directeur de la Qualité et des Relations avec les Usagers au 02.97.54.48..17 PROFIL RECHERCHÉ : Diplômes et formations exigés : Niveau baccalauréat Expériences et formations souhaités : Connaissances dans le domaine de la santé mentale Connaissances de la réglementation relative aux droits des patients Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métier (Outlook, Word, Excel, Convergence et Sillage) Expérience en secrétariat de direction Qualités et compétences professionnelles souhaitées : Qualités relationnelles et rédactionnelles Rigueur et discrétion Capacité d'adaptation Sens des priorités Candidature: lettre de motivation, CV, copie de la carte nationale d'identité recto/verso avant le 16/01/2026 RÉMUNÉRATION brut : 2176.95 / mois