Assistant médico administratif - Gynécologie Obstétrique

Descriptif Statut : Titulaire/CDI/CDD Catégorie : B Organisation du travail : - Poste à temps plein - Amplitude horaire : 8h00 17 h00 - Repos fixe - Organisation du temps de travail : cycle forfaitaire en fonction de l'organisation du service. Lieu de travail : Châteauroux Déplacements liés à la fonction : oui non Suppléance (le cas échéant) : suppléance au sein du pôle (service de gynécologie-obstétrique, service de pédiatrie néoanatologie) Position dans la structure - Relations hiérarchiques - Direction des ressources humaines - Cadre de santé de proximité - Cadres de pôle Position dans la structure - Relations fonctionnelles Partenaires internes : Equipe médicale, paramédicale du service et des services de l'établissements Point d'accueil et d'encaissement Prestataires internes à l'institution Partenaires externes : Médecins généralistes, spécialistes et paramédicaux libéraux, prestataires de service Autres établissements de santé Services de soins externes à l'établissement Administrations V1-février 2025 Missions du service Le service de gynécologie-obstétrique assure la prise en charge médicale, chirurgicale et psychologique des femmes tout au long de leur vie, en lien avec leur santé reproductive, gynécologique et obstétricale. Il combine deux grands domaines : la gynécologie (santé de la femme hors grossesse) l'obstétrique (suivi de la grossesse, accouchement et post-partum). Missions spécifiques du poste Missions principales : Accueil physique et téléphonique Conception, rédaction et mise en forme de documents Gestion médico-administrative (gestion des agendas, des plannings de consultations) et informatique des dossiers patients Gestion, traitement des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens...) Identification et recensement des besoins et attentes des patients et des familles Traitement des courriers, des dossiers et des documents médicaux (enregistrement, diffusion, tri et archivage) Polyvalence au sein des différents secrétariats du pôle Missions spécifiques en lien avec la qualité : Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'identitovigilance Participer à l'amélioration des pratiques professionnelles Participer à des groupes de travail Participer à la rédaction et à l'amélioration des procédures Participer à la mise en place de nouvelles activités Autres missions spécifiques : Commande de produit inhérent à la fonction (reprographie, fournitures de bureau, cartouches) Former et encadrer stagiaires et nouveaux arrivants. Transmettre ses connaissances Activités Accueil et prise en charge des usagers : Accueil physique et téléphonique des personnes Vérification des informations administratives concernant le patient dans le cadre de l'Identitovigilance Identification et recensement des besoins et attentes des patientes et des familles Gestion, traitement et coordination des programmations liées à la prise en charge médicale (consultation, hospitalisation, chirurgie, examens ) Gestion et coordination médico-administrative (gestion des agendas ) Collaboration avec l'équipe médicale et paramédicale Application de la réglementation relative à la communication des informations médicales : Saisie et mise en forme des comptes rendus Gestion des dossiers médicaux : tenue, préparation, classement, archivage, numérisation Traitement des mails, courriers, dossiers, documents dans son domaine (tri, traitement et numérisation ou diffusion ou archivage) Traitement des demandes de duplication des dossiers patients V1-février 2025 Commandes et tenue des stocks des fournitures de bureau Suppléance en fonction des nécessités de service Risques professionnels - Risques psycho-sociaux : stress lié à la charge de travail, conflits relationnels, épuisement professionnel et aux situations complexes e soins - Risques musculosquelettiques (TMS) : posture statique prolongée, gestes répétitifs, ergonomie du poste de travail, travail sur les écrans, archivage (port des dossiers de soins) - Risques liés à l'environnement de travail : chutes, glissades (sols mouillés), nuisances sonores - Risques de troubles visuels - Risques liés à la confidentialité et à la responsabilité : erreur de saisie, données sensibles Compétences (Issues du répertoire des métiers de la FPH) - Savoir-faire : Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics Définir / adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous, des visites Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures Rédiger et mettre en forme des notes, documents et/ou rapports, relatifs à son domaine de compétence S'exprimer avec professionnalisme auprès d'une ou plusieurs personnes en face à face ou par téléphone Traiter et résoudre des situations agressives et conflictuelles Travailler en équipe pluridisciplinaire / en réseau Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers - Savoir être : Maîtriser la langue française (orthographe, grammaire, conjugaison) Savoir adapter son langage en fonction de l'interlocuteur Avoir une facilité de mémorisation Analyser les situations et l'urgence, Avoir le sens des responsabilités Etre capable de gérer son temps par rapport à la charge de travail Avoir le sens de l'organisation Etre rigoureux et dynamique Etre rapide et efficace à la réalisation des tâches demandées Comprendre et transmettre le message Respecter le secret professionnel Avoir le sens de l'accueil et du service public Avoir une bonne présentation Etre courtois et diplomate S'avoir s'exprimer, écouter, et rester discret Etre disponible Conditions d'accès au poste Diplôme requis : BAC ST2S BAC spécialisé complété par un BTS dans le domaine médical ou du secrétariat Formation / expérience professionnelle souhaitée ou exigée : Connaissance de la bureautique Connaissance de l'environnement médical