Assistant(e) de formation (Adjoint administratif)

Descriptif MISSIONS GENERALES 1.Gestion administrative des actions de formation MEDICAL ET NON MEDICAL o Mise en uvre et suivi des dossiers de formations : inscriptions, mise à jour de la liste des participants, convocations, feuilles d'émargement, annulations, attestations de présence o Ouverture et suivi des dossiers de formation dans le logiciel GESFORM o Impression de l'historique de formation des agents o Vérification de l'adéquation entre conventions et factures des organismes o Remboursements des frais des agents o Gestion des formations ANFH o Elaboration de requêtes pour établir les statistiques du service 2. Accueil - Communication - Information o Accueil physique et téléphonique o Accueil des agents et informations diverses sur les formations ou sur les dispositifs de formation o Accueil des formateurs internes et externes 3. Secrétariat o Traitement et frappe des courriers (réception, tri, enregistrement et distribution), traitement des mails o Gestion des rendez-vous de la Responsable du service o Préparation des réunions (CCFP, CPF, EP) : convocations, mailings, élaboration de documents. o Saisie et mise en forme d'écrits professionnels o Frappe et diffusion des notes d'information et notes pédagogiques o Réalisation de photocopies 4. Gestion logistique o Planification et réservation des salles de formation o Prévision, installation et rangement du matériel pédagogique (informatique...) et des salles de formation o Ouverture et fermeture des salles de formation o Préparation et vérification de la documentation pédagogique o Classement / archivage des dossiers o Gestion du matériel o Gestion stock et commande de fournitures, papeteries, mobiliers 5. Gesform o Gestion des profils des agents o Support eval Missions spécifiques o Certaines missions spécifiques peuvent être effectuées à la demande du Directeur et de la responsable du service Qualifications Diplômes : niveau BAC souhaité Expérience souhaitée : entre un et deux ans dans la formation professionnelle Compétences requises Savoirs faire : o Bonne maîtrise de l'outil informatique, des logiciels bureautiques et d'internet o Connaissance de la fonction publique hospitalière o Connaissance des principes de base du classement o Savoir faire preuve d'autonomie o Capacité à prioriser les tâches et sens de l'orgaisation o Savoir gérer une problématique, alerte, compte-rendu o Orthographe correcte, bonne rédaction Savoirs être : o Assiduité, ponctualité, disponibilité, empathie et écoute, o Capacité à travailler en équipe, capacité d'adaptation, esprit de synthèse, savoir faire preuve d'initiative, être rigoureux o Discrétion professionnelle impérative et respect du secret professionnel Particularités du poste : Aucune