Assistant du Directeur F/H

Descriptif Assiste le Directeur de l'hôpital dans la gestion des affaires générales et dans le bon fonctionnement des instances locales et autres groupes de travail - Gestion de l'agenda, organisation des réunions et des rendez-vous, - Gestion des appels téléphoniques et de l'accueil physique - Traitement et suivi du courrier - Travaux de secrétariat - Organisation des réunions dialogue social, rédaction des comptes rendus et suivi des demandes - Participation au comité de liaison de l'hôpital Sainte-Périne, rédaction du compte-rendu et suivi des décisions - Vérification des documents à la signature du Directeur - Traitement et transmission des notes de service, d'informations et autres documents - Réalisation de l'archivage - Gestion des plannings des salles de réunions et des réservations de véhicules - Gestion des stocks de fournitures de bureau et autres approvisionnements sur SAP - Élaboration et mises à jour du planning de garde des administrateurs du site - Appui pour l'organisation des cérémonies ou visites institutionnelles  Missions spécifiques :  - Coordination et suivi de la formation spécialisée, en lien avec le Président et le Secrétaire, élaboration de l'ordre du jour, mise à jour de l'arrêté et diffusion, recueil des supports documentaires dans les délais impartis, installation technique de la salle des instances, diffusion des procès-verbaux - Travail en collaboration étroite avec le secrétariat du Directeur des Soins et des Activités Paramédicales Formations et/ou qualifications requises : - Formation aux techniques de secrétariat (rédaction, classement, organisation) - BTS Assistant Manager ou équivalent Expérience requise : - Expérience antérieure de secrétariat de direction appréciée - Notions juridiques et affectation antérieure aux affaires générales Connaissances particulières : - Connaissance de l'environnement hospitalier et des acteurs institutionnels - Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) - Connaissance Internet (intranet, mail, internet) et maîtrise messagerie Outlook : gestion des agendas et des mails - Application doodle pour l'organisation des réunions - SAP (commande) - Outils de visio/audio conférence : Teams Qualités professionnelles requises : - Aptitude à organiser son activité en fonction des priorités (urgences à gérer simultanément parfois) - Capacité d'adaptation - Anticipation et sens de l'initiative - Autonomie - Rigueur - Sens de l'accueil - Dynamisme et efficacité - Réactivité et disponibilité - Discrétion et respect de la confidentialité - Maîtrise des techniques de secrétariat (prise de notes, compte-rendu, mise en page des courriers, techniques de classement et d'archivage etc.) - Maîtrise des techniques de l'expression écrite et parfaite maîtrise des outils bureautiques (pack office) POUR CANDIDATER : MERCI DE CLIQUER SUR l'"URL de l'offre" CI-DESSOUS